3.2. Аудит операций по счетам в банках
Расчеты между предприятиями независимо от формы собственности осуществляются путем безналичных перечислений через коммерческие банки (КБ) и регулируются специальными правилами. Однако в практике проведения расчетов допускаются нарушения и злоупотребления. На их выявление и предупреждение рассчитаны аудиторские перевирки.Целью проверки банковских операций является установление:
количества открытых и использованных в расчетах счетов, законность осуществления операций по каждому из них;
своевременности, законности, достоверности и целесообразности отраженных на счетах в банках осуществленных операций по поступлению и списанию денежных средств;
обоснованности получения и использования кредитов и займов, своевременности их погашения;
соблюдение состояния платежно-расчетной дисциплины по заключенным договорам и ин.
Источниками информации для аудиторской проверки являются:
выписки банков с соответствующих счетов с приложенными к ним документами, которые являются основанием для осуществления приходно-расходных операций (копии платежных поручений, требований, мемориальных ордеров, корешки денежных и расчетных чеков и т.д.)
учетные регистры по субсчетам 311 «Текущие счета в национальной валюте», 312 «Текущие счета в иностранной валюте», 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» 314 «Прочие счета в банке в иностранной отрасли»;
балансы, другие документы и учетные регистры, в которых отражаются операции, связанные с использованием коштив.
Целью аудита валютных операций является проверка:
правильности и законности открытия валютных счетов;
полноты и своевременности зачисления валютной выручки;
законности использования валюты-наличных тощо.
Прежде аудитор проверяет правильность открытия счета в коммерческом банке. Следующим этапом аудита является проверка правильности ведения аналитического и синтетического учета по каждому из открытых в коммерческих банках рахунком.
Аудитор устанавливает подтверждение каждой операции, отраженной в выписке из лицевого счета в банке, первичными документами. Такая взаимосверки должно сочетаться с контролем за банковскими документами сути проводимых операций. В процессе проверки аудитор обращает особое внимание на правильность оформления первичных документов, соответствие названия платежа фактически проведенной хозяйственной операции, а также на приложения к первичным документам и договоры, положения и т.п.. Последовательность записей в регистрах по учету операций на счетах в банке показано на рис. 3.2.
При проверке правильности отражения в бухгалтерском учете банковских операций аудитор должен помнить о типичные нарушения, возможны в процессе ведения банковских операций. К ним относят:
отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения сделки;
наличие документов, не оформленных в соответствии с требованиями законодательства (ксерокопии документов, отсутствие на документах банковских отметок)
отсутствие приложений к платежным документам, которые были основанием для осуществления хозяйственных операций:
полнота зачисления наличных на счета в банке;
несоответствие данных в платежных поручениях, хранящихся в делах проверяемого предприятия, фактическим перечислением средств (это можно установить только путем проведения встречной проверки на предприятиях, куда перечислялись средства и по которым долгое время существовала дебиторская задолженность, а актов взаимных сверок не было);
несоответствие корреспонденции счетов, указанной в платежных документах, аналогичной корреспонденции в учетных регистрах;
расхождение платежного документа и кода в банковской выписке;
отсутствие перевода на украинский язык текстов платежных документов, послуживших основанием для оплаты их в иностранной валюте с валютного счета;
допущения ошибок в расчетах переводного курса инвалюты в гривне в случае осуществления платежей в иностранной валюти.
Эти нарушения в конечном итоге приводят искажения финансовых показателей деятельности предприятия, что нередко способствует финансовым злоупотреблениям должностных лиц и стимулирует прямое хищение материальных ценностей и коштив.
Следовательно, аудитор должен показать также незаконные действия, фальсификации выписок банковских счетов и записей этих операций в учетные регистры. Классификация злоупотреблений и нарушений приведены в табл. 3.3.
Присвоение наличности, полученной в банке путем фальсификации выписок, раскрываются проверкой истинности выписок непосредственно в банке. Кроме того, сверяются записи на текущих счетах в национальной валюте на субсчете 311 «Текущие счета в национальной валюте» с корешками чековой книжки с записями на субсчете 301 «Касса в национальной валюте».
Неполное отражение в учете приходных и расходных операций оказывается сверкой оборотов по текущему счету в национальной валюте с соответствующими оборотами в записях банка, проверкой обоснованности претензий к банку, полноты их предъявления банку и ответа банка, подробной сверкой каждой позиции реальных банковских выписок с соответствующими записями в бухгалтерском учете предприятия, перевиряеться.
Сознательные ошибки с целью сокрытия части полученной наличности стали возможными из-за широкого использования в бухгалтерском учете сводных ведомостей, где отображаются группы операций. Такие злоупотребления можно выявить путем арифметической проверки всех расчетов и итогов, особенно граф, сумма которых в дальнейшем не отражается на счетах средств или материалов, а списывается на калькуляционные, собирательно-распределительные счета или относится непосредственно на счет специальных источников финансирования (целевые поступления и т.д.) . Прежде всего следует проверять правильность подсчета наличности, поступившей из банку.
Неправильное бухгалтерское отражение операций на текущем счете в национальной валюте, а также отнесение полученных денег с этого счета на другие счета позволяет скрывать полученные деньги. Приведенные платежи списываются на расходы вместо отнесения их на материально ответственных и других осиб.
Особенно распространены могут быть безналичные перечисления денег не по назначению, например перевод денег подставным лицам за выполненные работы или в порядке погашения задолженности. В этом случае злоупотребления по банковским операциям сочетаются с фальсификацией начисления заработной платы и учета кредиторской заборгованости.
Объектом контроля являются операции по переводу денежных средств с текущего счета в национальной валюте на счета в коммерческих сберегательных банках. Иногда они связаны с передачей денег подставным лицам или злоупотреблениями более сложного характера, в которых скрыты кражи материальных ценностей и денежных средств. Контроль операций по переводу наличных на имя отдельного лица осуществляется путем проверки оснований для начисления каждой суммы (нарядов, актов), проверки законности произведенных расходов и обеспечение их соответствующими средствами по договору или кошторисом.
Проверке подлежит также правильность оформления в регистрах бухгалтерского учета расчетов аккредитивами и чеками.
Аудит расчетов аккредитивами и чеками
Аккредитивы выставляются сельскохозяйственными предприятиями (покупателями) за счет средств со своего текущего счета, а также кредитов банков. Каждый аккредитив имеет целевое назначение, используется для расчетов только с одним поставщиком и не может перечисляться другому. Срок действия аккредитива - до 15 дней, в отдельных случаях он может быть продлен до 25 дней.
Аккредитивная форма расчетов гарантирует поставщику оплату отгруженной продукции, выполненных работ и оказанных послуг.
Источниками информации при проверке операций по аккредитивам являются выписки банка из лицевых счетов аккредитивов, счета, реестры счетов и другие документы, которые прилагаются к выписке, записи в бухгалтерском учете на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте», записи на счетах материальных ценностей, приобретенных за акредитиви.
Изучение перечисленных источников информации позволяет установить:
обоснованность выставления аккредитивов;
своевременность получения и обработки банковских выписок по использованию аккредитивов и правильность отражения в учете расходов этих средств;
своевременность возврата остатков денежных средств по аккредитивам;
наличие источников, фактически использованы, однако учитываются в составе неиспользованных акредитивив.
В случае нарушения правил отражения в учете операций с аккредитивами могут скрываться злоупотребления. Контроль операций по аккредитивам предполагает их проверку в соответствии с требованиями финансовой дисциплины, счетов, цен тощо.
В практике финансово-хозяйственной деятельности предприятий известны случаи возврата аккредитивов в связи с окончанием срока их действия или возврат значительной части денег. В таком случае следует выяснить причину неиспользования денег по назначению. Если в этом виновата конкретное должностное лицо, необходимо принять меры по взысканию материального ущерба. За неиспользованный аккредитив, выставленный по требованию поставщика, должен взиматься штраф согласно законодавством.
После этого проверяются операции по расчетам чеками с лимитированными и нелимитированными книгами.
Лимитированные чековые книжки используются предприятиями для расчетов с поставщиками за материалы, услуги транспорта и связи. Они выдаются за счет собственных средств предприятия и кредитов банка и действительны в течение 6 мес.
Лимитированные чековые книжки выдаются предприятиям, имеющим сберегательные счета без депонирования банком средств с расчетного рахунку.
Проверкой расчетных операций с лимитированных книжек должно быть установлено:
правильность учета этих операций, обеспеченность (эффективность) внутреннего контроля за использованием чеков;
ведение учета по материально ответственным лицам, своевременность представления отчетов последние об использовании выданных чеков;
реальность остатков на лимитированных чековых книжках, отраженных в облику.
В отчетах ответственных лиц об использовании чеков проверяют суть операций, их целесообразность и реальность. Особое внимание уделяется выявлению случаев использования чеков для оплаты операций, совершенных другими предприятиями. Необходимо также установить по отчетам экспертов, все платежи по лимитированных чековых книжек в оплату непроизводственных расходов отнесены на материально ответственных осиб.
Задача аудита заключается также в том, чтобы установить соответствие лимита чековой книжки реальной потребности в денежных средствах для осуществления расчетов, поскольку завышение лимита «замораживает» средства предприятия, замедляет их оборачиваемость. Размер перечисленных денежных средств должно обеспечивать недельный, декадную, двухнедельный потребность предприятия. Поэтому общий лимит на всех лимитированных книжках не должен превышать месячной потребности в средствах для этого вида розрахункив.
Источниками информации для аудиторской проверки расчетов чеками являются выписки банка, авансовые отчеты подотчетных лиц (со всеми приложениями) по выданным чековыми книжками, учетные регистры по отражению этих операций, другие документы, прямо или косвенно характеризуют операции по этим видам розрахункив.
Аудит операций по приведенным источниками предусматривает проверку соответствия остатков лимита на лимитированных чековых книжках с остатком на дату проверки на субсчете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» с данными выписок банка. Выявленные при этом расхождения свидетельствуют о том, что выданные лимитированных книжек чеки не были предъявлены в банк для оплаты до конца месяца. Чеки должны передаваться в банк не позднее чем через три дня после их выписки. Задержка рассматривается как нарушение правил расчетов чеками.
На следующем этапе проверка этих операций сосредоточивается на установлении соответствия остатков лимита на корешке последнего использованного чека чековой книжки с учетом суммы чеков, не представленных к оплате, и остатков на субсчетах 372 «Расчеты с подотчетными лицами», 377 «Расчеты с прочими дебиторами». Разница между этими остатками и остатками на счете 313 «Прочие счета в банке в национальной валюте» показывает сумму использованных, но не оплаченных банком чеков. Если есть расхождения между данными учета предприятия и банка, нужно выяснить их причины и принять меры, направленные на урегулирование их.
Важное значение имеет проверка документов по существу. С этой целью к каждому оплаченного чека прилагаются оправдательные документы. На всех оплаченных счетах поставщиками должны быть проставлены номера чеков, которыми оплачены эти рахунки.
Выявленные при этом злоупотребления могут быть такими:
оплата лимитированными чеками расходов других предприятий и частных лиц (с последующим присвоением сумм);
оплата лимитированными чеками расходов, включенных в авансовые отчеты подотчетных лиц, как таковых, совершенных готивкою.
При наличии таких злоупотреблений следует определить размер нанесенного материального ущерба и установить винуватця.
Аудит также установить:
своевременность поступления от подотчетных лиц отчетов об использовании средств лимитированных чековых книжек;
своевременность возврата книг с корешками использованных чеков;
организацию синтетического учета выдачи, движения лимитированных чековых книжек за подотчетными лицами на субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами» счета 37 «Расчеты с разными дебиторами», а также использование чеков;
своевременность зачисления использованного лимита по лимитированной чековой книжкой в связи с истечением срока ее действия (6 мес., но не позднее 31 декабря) или прекращением дальнейших расчетов;
правильность занесения остатка лимита на счет (он перечисляется на тот счет, с которого денежные средства депонировались, или направляется на погашение кредита, выданного на приобретение чековых книжек).
В некоторых случаях оплата чеками осуществляется неполного, частичного отпуска материалов или предоставления услуг. Это искажает условия договора об объеме реализации. Цель контроля - установить виновников и размеры збиткив.
Типичные записи по текущему счету в банке приведены в табл. 3.4.
Сверку правильности записей журнала-ордера № 2 с.-х. и ведомости на счетах 31 «Счета в банках», 33 «Прочие денежные средства» целесообразно осуществлять по схеме (рис. 3.3).
| 3.1.2. Аудиторские процедуры : содержание и последовательность проведения | ГЛАВА 4. АУДИТ ЗАПАСОВ |