4.5. Обобщение данных текущего учета

Деятельность каждого предприятия заключается в выполнении различных хозяйственных операций. Но в бухгалтерском учете они могут быть отражены только тогда, когда их должным образом оформлен первичными документами. За неимением таких хозяйственная операция не признается законным и не может быть отраженной в бухгалтерском учете. К сожалению, предприятия часто не придерживаются этого обязательного правила. Особенно это касается операций, связанных с деньгами, отпуском товарно-материальных ценностей, расчетам с подотчетными лицами, когда они осуществляются без ведома руководства или других уполномоченных на то лиц, иногда становится причиной не только непроизводительных расходов, но и растрат и злоупотреблений.
Отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете производится через запись таких в соответствующие регистры синтетического и аналитического учета в разрезе корреспондирующих счетов. Надлежащим образом оформленные первичные документы подтверждают сам факт осуществления хозяйственных операций, в результате которых происходило увеличение или уменьшение средств хозяйства и источников их образования. Однако, поскольку за отчетный период совершается большое количество хозяйственных операций, именно только отражение этих операций на счетах синтетического и аналитического учета являются недостатним.
Для подведения итогов производственной и финансово-хозяйственной деятельности, определения показателей, уверенности в тождественности синтетического и аналитического учета, обеспечения своевременности учетных записей (1-е число каждого месяца), а также для проверки правильности регистрации хозяйственных операций на счетах и получения нового баланса составляют оборотную ведомость по счетам синтетического облику.
В оборотной ведомости отображаются обороты за соответствующий промежуток времени и состояние средств хозяйства на начало и конец отчетного периода. Она используется также для контроля правильности записей хозяйственных операций, анализа деятельности пидприемства.
Контрольное значение оборотной ведомости основывается на достижении равенства трех показателей:
итогов остатков (сальдо) по дебету и кредиту счетов на начало отчетного периода;
итогов оборотов по дебету и кредиту счетов за отчетный период;
итогов остатков (сальдо) по дебету и кредиту счетов на конец отчетного периоду.
В основу обеспечения равенства сальдо по дебету и кредиту счетов положено обороты, равенство которых является подтверждением соблюдения принципа двойного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Итоги сальдо всех счетов по дебету и кредиту равны друг другу, ибо совокупность всех счетов, которые имеют дебетовое сальдо, дает актив баланса, а совокупность всех счетов, имеющих кредитовое сальдо, дает пассив баланса, что обеспечивает, как известно, равенство актива и пассива .
С помощью оборотных ведомостей по счетам синтетического учета (табл. 4.6-4.9) можно отыскать ошибки в учетных записях, которые были сделаны из-за нарушения правила двойной записи. Например, когда сумму операций записано на дебет одного счета, а по кредиту другого - пропущено (или наоборот), или когда на дебет счета по данной хозяйственной операции записано одну сумму, а на кредит - другую (большую или меньшую). В таких случаях равенство итогов оборотов по дебету и кредиту в оборотной ведомости будет возбуждено, что и свидетельствовать о допущенной помилку.
Однако оборотная ведомость не позволяет выявить ошибки, которые выходят за пределы нарушения двойной записи. Например, неправильная запись корреспондирования счетов - на дебет или кредит другого счета или пропуск записи определенной хозяйственной операции. Такие ошибки оказываются иными способами, о которых пойдет речь. Для контроля за полнотой отражения хозяйственных операций в учете надо ориентироваться на общую итоговую сумму всех операций по журналу регистрации хозяйственных операций. При этом общая итоговая сумма всех операций по журналу регистрации должна равняться итоге оборотов по дебету и кредиту оборотной ведомости за соответствующий период.
Значение оборотной ведомости для оценки производственной и финансово-хозяйственной деятельности предприятия состоит в том, что она позволяет составить точное представление о работе предприятия, его прибыльность, состояние запасов, изменение остатков имущества на конец отчетного периода против таких остатков на его початок.
Однако оборотная ведомость по счетам синтетического учета (оборотный баланс), составлена только в стоимостном выражении, не может удовлетворить потребности управления в более детализированной информации. В связи с этим в процессе составления оборотных ведомостей приходится значительно расширять их аналитическую частину.
Итак, основное назначение оборотных ведомостей - обобщение данных текущего бухгалтерского учета. Оборотные ведомости - это один из важнейших регистров бухгалтерского учета, в котором накапливается информация о начальной наличие, движение за отчетный период и остаток на конец отчетного периода соответствующего имущества, задолженности по расчетам и операциям. Составление оборотных ведомостей - конечный этап создания предпосылок для подготовки бухгалтерского баланса. Необходимость составления оборотных ведомостей объясняется тем, что по расчетам с дебиторами и кредиторами вывести сальдо на конец периода синтезированным способом невозможно. Поэтому по расчетным счетам (расчеты с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами) сальдо выводят только аналитическим способом. Оборотные ведомости, составленные по данным аналитических счетов к отдельным синтетических счетов, называются оборотными сведениями по аналитическим счетам. Такие оборотные ведомости составляют в количественно-суммарном и суммарном выражении, то есть они бывают двух видов:
оборотные ведомости по товарно-материальным счетам;
оборотные ведомости по расчетным рахунками.
В отдельную группу выделяют шахматные оборотные ведомости, которые, как уже было сказано, могут быть рекомендованы в случае сравнительно небольшого количества хозяйственных операций.
Оборотные ведомости различаются между собой и по форме, и по экономическому содержанию. Если, например, оборотная ведомость по синтетическим счетам дает обобщающую информацию о наличии и движении хозяйственных средств и источников их образования в целом на предприятии, то оборотная ведомость по товарно-материальным счетам и оборотная ведомость по расчетным счетам характеризуют состояние только части имущества пидприемства.Module . Для составления оборотной ведомости необходимо за текущий месяц по каждому счету подвести итоги оборотов и вывести сальдо на конец месяца. Проиллюстрируем эту работу на синтетических счетах (с целью упрощения хозяйственные операции не приводятся).
На основании данных о сальдо на начало и конец отчетного периода оборотов за месяц составим оборотную ведомость по синтетическим счетам (табл. 4.6).
Однако оборотная ведомость по синтетическим счетам не показывает содержания оборотов. Дополнением и развитием этой простой оборотной ведомости, указателем взаимосвязи между счетами является шахматная оборотная ведомость (табл. 4.7).
Шахматную оборотную ведомость необходимо составлять последовательно в течение месяца. Записи в ней надо делать одновременно с регистрацией хозяйственных операций в журнале, есть шахматная оборотная ведомость ведется параллельно с журналом регистрации хозяйственных операций. Тогда на конец месяца предприятие будет иметь контрольный показатель суммы оборотов в разрезе колотого корреспондирующего счета по дебету и кредитом.
Шахматная оборотная ведомость - это таблица, разделенная на ячейки, причем каждая клетка отражает одновременно дебет одного и кредит другого счета, т.е. отражает взаимосвязь между ними и дает возможность расчленить общую сумму оборотов по каждому счету в разрезе корреспондирующих счетов (см. табл. 4.7 ).
Например, на счет «Сырье и материалы» по дебету записано две суммы - 12 000 и 25 000 грн. Само строение шахматной оборотной ведомости свидетельствует о том, что дебетовый оборот счета «Сырье и материалы» в сумме 37 000 грн. произошел вследствие следующих операций: внутреннего перемещения товарно-материальных ценностей - 12 000 грн.; поступление материалов от поставщиков - 25 000 грн. На счету «Производство», за общего оборота 13 650 грн. по дебету, отражены четыре суммы: списания в производство материалов - 9050 грн.; топлива - 400 грн.; начисления заработной платы рабочим - 4000 грн.; отчисления в амортизационный фонд - 200 грн.
Возьмем вертикальную колонку счета «Расчетный счет», ее итог (кредитный) равна 20 600 грн., Что означает: получено кассой для выплаты заработной платы - 3000 грн.; Переведено поставщикам за полученные от них товарно-материальные ценности - 13 000 грн.; погашено краткосрочную ссуду банка - 4000 грн.; сделано добровольный взнос за счет амортизационного фонда - 600 грн.
Контрольное значение шахматной оборотной ведомости заключается в выявлении ложной корреспонденции между счетами. Кроме того, шахматная оборотная ведомость используется как один из важных источников информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности предприятия. На основании изучения оборотов за шахматной оборотной ведомости можно дать полную и глубокую оценку работы предприятия за определенный промежуток времени. А поэтому пользователи информации должны уметь читать эту ведомость и делать обоснованные висновки.
Информации, содержащейся в оборотных ведомостях по синтетическим счетам, недостаточно для контроля за обеспечением производства конкретными видами сырья и материалов, комплектующих изделий, топлива, запасных частей, ее мало и для углубленного текущего и перспективного анализа финансового состояния предприятия, состояния расчетов с поставщиками, дебиторами и кредиторами, оценки обеспечения предприятия основными средствами и оборотными средствами и т. п. Для ликвидации этих недостатков используют текущие данные аналитического учета и составляют оборотные ведомости по счетам аналитического учета, отражая обороты по аналитическим счетам в пределах какого-то одного синтетического счета. С помощью таких оборотных ведомостей можно висновуваты относительно тождественности синтетического и аналитического учета, проверять правильность записей на аналитических счетах, анализировать состояние материальных запасов, контролировать сохранность имущества и полноту отражения движения товарно-материальных ценностей (табл. 4.8).
Оборотные ведомости вместе с карточками складского количественного учета является важным источником информации для осмысления движения и состава товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Они сигнализируют о наличии неполноценных, залежалых и некачественных материальных ценностей, пересортицу, недостачи и излишки. Оказывается это проверкой правильности учетных записей, обследований, наблюдений и инвентаризации ТМЦ. Надо обращать внимание прежде всего на те позиции ТМЦ, которые длительное время находятся без движения и их количество в течение года из месяца в месяц регистрируется как остатки. Такая ситуация свидетельствует либо об их недостачу, или о неполноценности (повреждение) или ненужность для производства в связи с изменением технологии или ассортимента продукции. А если в упомянутых источниках информации будут кредитные (красные) остатки, то это будет свидетельствовать о искажение аналитического учета, ошибки, пересортицу и может быть основанием для проверки правильности записей на аналитических счетах в текущем учете или для проведения сплошной инвентаризации товарно-материальных цинностей.
Оборотные ведомости по расчетным счетам (табл. 4.9) по форме схожие с оборотной ведомости по синтетическим счетам (оборотным балансом), но они характеризуют обороты и сальдо за соответствующий отчетный период только с конкретным синтетическим счетом.
4.4. Синтетические и аналитические счета , их взаимосвязь. субсчета и их использование ГЛАВА 5 первичного наблюдения. ДОКУМЕНТАЦИЯ И ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ