5.2. классификация документов

Все первичные документы различаются как по форме и содержанию, так и по порядку накопления, обработки, хранения, передачи и использования для управления. Это требует постоянной творческой работы специалистов по учету над усовершенствованием первичных документов и соблюдением главного требования:
минимум документов - максимум полезной информации. Чтобы обеспечить выполнение этого требования, надо хорошо знать засадные основы построения и содержания первичных документов, то есть их класификацию.
Классификация - это распределение, размещение чего-то по однородным группам. Она является одной из важнейших предпосылок рациональной организации и ведения бухгалтерского учета, и необходима как с научной, так и с практической погляду.
Классификация первичных документов постоянно совершенствовалась на протяжении своего исторического развития. Поэтому от одной-двух общих признаков в начальный период сейчас имеем около десяти. Однако в большинстве случаев классификация происходит пятью-шестью признаками. В 50-х pp. наиболее употребляемыми признаками классификации первичных документов были: назначение документов, способ отражения хозяйственных операций, объем содержания документов; характер хозяйственных операций, которые отражали эти документы. В 70-80-е годы реестр признаков увеличился: появились такие признаки, как порядок составления первичных документов, место составления (оформления), количество позиций; техника составления и обработки первичных документов тощо.
По назначению первичные документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбиновани.
К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, задача по осуществлению хозяйственной операции. Приказы, распоряжения, задача - это особая группа документов, не фиксирует самих операций, а только дает общее разрешение на их осуществление. Итак, распорядительные документы играют второстепенную роль (к тому же многие из них остаются невыполненными по разным причинам).
Поэтому должностные лица, выполняя приказы и распоряжения руководства предприятия, обязаны позаботиться об оформлении тех конкретных первичных документов, на основании которых будут получены или выданы соответствующие средства, внеоборотные и оборотные активы. Это могут быть чеки на получение денег в банке с последующим оформлением приходного кассового ордера, платежные поручения на перевод средств на погашение обязательств предприятия, расходные кассовые ордера (подписаны руководством и главным бухгалтером предприятия) на выдачу средств подотчетным лицам, доверенности на получение материальных ценностей с соответствующими первичными документами (счет-фактура, накладная, квитанции железной дороги), подтверждающие действительность проведения операции, и ин.
Названы первичные документы (приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, накладные, квитанции железной дороги, платежные поручения) является одновременно и оправдательными (исполнительными) документами, фиксирующие экономические и правовые отношения между структурными подразделениями предприятия, между предприятием и его работниками, внутренними и внешними субъектами. Нужно помнить также, что первичные документы как в бухгалтерию не подаются, а хранятся при соответствующих отчетах, реестрах материально ответственных и различных должностных лиц (авансовые отчеты, отчеты кассиров, кладовщиков, заведующих складов, баз, выписки банка из расчетного и прочих счетов предприятия).
Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии для подготовки учетных записей, их сокращение и упрощение. К ним относятся различные бухгалтерские справки, группировочные и разделочные таблицы, расчеты распределения косвенных расходов, журналы-ордера, мемориальные ордера, отчетные калькуляции и т.п. Документы бухгалтерского оформления не имеют самостоятельного значения и могут использоваться только вместе с оправдательными документами.
К комбинированным относятся такие документы, которые совмещают признаки нескольких групп документов, например, распорядительных и оправдательных, или распорядительных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Примером комбинированного документа может быть авансовый отчет, который составляет подотчетное лицо. Последняя, ссылаясь на оправдательные документы, определяет сумму расходов, которую бухгалтерия должна разметить и отнести на соответствующие счета. К комбинированным можно отнести много документов, предназначенных для оформления движения товарно-материальных ценностей, денег и т.д. (приходные и расходные кассовые ордера, акты на замену материалов, требования на дополнительный отпуск материалов, накладные на отпуск материалов на сторону, в переработку).
Формы комбинированных документов (приходного кассового ордера, накладные, платежные поручения) приведен на рис 5.1-5.3.
По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на разовые и накопичувальни.
Разовые документы отражают одну хозяйственную операцию и таких большинство (акты, требования, накладные, счета-фактуры, кассовые ордера и др.)..
Накопительные документы используются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных по содержанию операций, которые часто повторяются. Такие операции последовательно записывают в соответствующие ведомости, журналы, карты, а после окончания отчетного периода подводят итоги по всем операциям. При этом бухгалтерские проводки оформляются не по каждой отдельной операции, а общим итогом за отчетный период. Из накопительных документов наиболее распространенными являются лимитно-заборные карты, аккордные и бригадные наряды на выполнение работ, ведомости выпуска готовой продукции и ин.
По содержанию документы подразделяются на первичные и зведени.
Первичные документы отражают хозяйственные операции в момент их совершения. Все документы, которыми зафиксированы факты осуществления хозяйственных операций, для бухгалтерии являются первичными, от них происходит и само название «первичный учет», т.е. начало наблюдения, начало накопления информации о деятельности предприятия. Первичные документы различаются по форме и содержанию и эта разница не зависит от техники их оформления и обработки или места складання.
Зато разделение первичных документов на внутренние и внешние безосновательно, потому тот же документ (в зависимости от того, кто и где его оформлял), может быть и внешним, и внутренним. А потому во внимание прежде всего надо принимать первичные документы, которые функционируют на предприятии, т.е. собственные документы. Именно над этими документами, их совершенствованием, поиском рационального документооборота и должны работать сотрудники бухгалтерии пидприемства.
Сводные документы составляются на основании первичных документов одного направления за соответствующий отчетный период. А потому они характеризуют определенные изменения на основании не одной хозяйственной операции, а целого комплекса таких операций. К этим документам относятся: отчеты материально ответственных и подотчетных лиц (отчеты кассиров, авансовые отчеты, отчеты кладовщиков, заведующих складов), расчетно-платежные ведомости, сведения накопления затрат на производство продукции по ее наименованиям, сведения накопления косвенных расходов и др.. Сводные документы обобщают однородные хозяйственные операции на основании первичных документов и дают синтезированную и систематизированную информацию в разрезе необходимых для управления показникив.
Такой признак классификации бухгалтерских документов, как характер отражения хозяйственных операций, в экономической литературе используется для разделения первичных документов на материальные, денежные, банковские, расчетные. Материальные документы предназначены для фиксации хозяйственных операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, готовой продукции (акты ввода в эксплуатацию основных средств, накладные, требования, акты о ликвидации основных средств, акты о замене материалов и др. .).
Для оформления поступления и расходования средств применяют приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты, отчеты кассиров. Первичные документы этой группы называют грошовими.
Банковские документы предназначаются для отражения хозяйственных операций, связанных с расчетами через банк (платежные поручения, платежные требования, чеки, квитанции, уведомления банков).
Расчетными документами оформляют хозяйственные операции по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и подрядчиками, заказчиками, работниками предприятия, бюджетом, органами социального страхования и т.п.. К таким документам относятся: акты сверки расчетов, счета на отгруженную продукцию, акты приемки выполненных работ, наряды на работы, выполняемые, расчетно-платежные видомости.
Конечно, каждый материальный, денежный, банковский и расчетный документ может попасть в любой группы в качестве оправдательного, первичного, одноразового накопительного. Поэтому в классификации могут появляться лишние признаки, маскируя истинную суть того или иного документа. Кроме того, необходимо учитывать, что универсальных документов, которые были бы пригодны для любых хозяйственных операций всех отраслей и производств, просто не существует. Первичные документы могут быть унифицированными (документы по учету кассовых операций), но не универсальными, поскольку каждая группа документов имеет четко определенное направление - для фиксации хозяйственных операций, связанных с движением наличности кассы, средств на счетах банка, движением товарно-материальных ценностей, возникновением и погашением дебиторской и кредиторской заборгованости.
Существенное значение имеет построение первичных документов по количеству позиций, то есть количеством строк. По этому признаку документы делятся на однострочные (однопозиционные) и многострочные (многопозиционные). При ручной обработки информации однострочные первичные документы удобнее. Наиболее распространенной формой однострочного документа является приходный ордер на оприходование товарно-материальных ценностей. Но этот метод обработки и накопления информации результате постоянного увеличения количества современных хозяйственных операций и осложнения их характера себя исчерпал. А потому все чаще применяют многострочные первичные документы и этот процесс безальтернативним.
Итак, братья количество позиций (строк) за классификационный признак сейчас уже недоцильно.
В классификации первичных документов не учитывается также и способ их обработки - вручную, автоматизированы или смешано. Это означает нецелесообразности введения и такой классификационного признака, как «техника составления и обработки документов».
По нашему мнению, для того, чтобы классификация была максимально простой и отвечала прежде потребностям практики, целесообразно пользоваться только тремя признаками (рис. 5.4).

5.1. Первичное наблюдение в учете , документация , ее значение и роль 5.3. Порядок принятия , проверке и обработке документов