5.3. Порядок принятия , проверке и обработке документов
Все бухгалтерские документы до передачи в архив проходят надлежащую проверку и обработку следующих этапов: оформление первичных документов, подготовка отчетов материально ответственных и должностных лиц и передача их в бухгалтерию; прием отчетов, проверка отчетов по форме и по существу; арифметическая проверка, подготовка документов для синтетических и аналитических записей; разнесение сумм хозяйственных операций в регистрах синтетического и аналитического учета; обобщения данных текущего синтетического и аналитического учета; записи в Главную книгу, составление оборотного баланса, составление сальдового баланса и других форм бухгалтерской звитности.На этапе фиксации хозяйственных операций причастные к этому лица должны соблюдать основополагающих требований к первичным документам: соответствие документа стандарту, правильность его заполнения; юридическая обязательность, что обеспечивается наличием необходимых пидписив.
Каждый из названных этапов предусматривает соответствующие действия специалистов по учету. Суть оформления первичных документов заключается в фиксации фактов хозяйственных операций путем составления документов на прием - выдачу нематериальных активов, основных средств, производственных запасов, денег. Особенность этого этапа состоит в том, что здесь активно участвуют материально ответственные лица, одна из которых (с согласия руководителя и главного бухгалтера предприятия) отпускает, а вторая принимает соответствующие товарно-материальные ценности или деньги. Результатом хозяйственной операции является первичный документ (накладная, требование, лимитно-заборная карта, акт приема-передачи основных средств, акт ликвидации основных средств, акт на замену материалов, акт на бракованную продукцию, кассовые ордера, наряды на выполненные работы и т.п.).
Оформленные первичные документы при отчетах материально ответственных, подотчетных или должностных лиц в установленные сроки представляются в бухгалтерию. В процессе приема отчетов специалисты по учету добавлены первичные документы сверяют с реестром или отчетом, обращая внимание на правильность оформления документа и наличие всех необходимых подписей. Недооформленные документы к обработке не принимаются и возвращаются материально ответственным ли подотчетным особам.
Принятые документы бухгалтерией проверяются уже по сути, т.е. с точки зрения законности и целесообразности хозяйственной операции. Могут быть ситуации, когда хозяйственная операция законна, но нецелесообразной, или наоборот - целесообразной, но незаконным. Эти факты специалисты бухгалтерии должны фиксировать отдельно, срочно информируя о них руководителя пидприемства.
Арифметическая проверка - это проверка правильности определения суммы хозяйственной операции, а потому все арифметические подсчеты, содержащиеся в документе, работники бухгалтерии проверяют сплошным способом.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подлежат дальнейшему обработке - расценивание, группировке и контировкой. Необходимость расценивание объясняется тем, что в отдельных документах материально ответственные лица проставляют только количество отпущенных товарно-материальных ценностей, а потому в накладных, требованиях, лимитно-заборных картах специалисты по учету уже сами проставляют цену и определяют сумму хозяйственной операции.
Группировка документов - это подготовительная работа для их контировки, т.е. составление бухгалтерских проводок. Суть группировки заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы и определении общего пидсумку.
Котировка - это процесс нахождения корреспондирующих счетов для каждого первичного документа, что составляет суть бухгалтерского проведения. Бухгалтерская проводка делают, как правило, от руки на свободном месте первичного документа. Затем бухгалтерские проводки обобщают по каждой однородной группе или на первом документе, или составлением мемориального ордера.
Разнесение сумм хозяйственных операций осуществляется в такой последовательности: сначала разносят счета синтетического, а потом - аналитического учета. О тождестве сумм синтетического и аналитического учета свидетельствуют результаты обобщения данных текущего учета. Проверенные итоговые данные текущего учета затем используют для последующих записей в обобщающие регистры и составления бухгалтерской звитности.
Итак, с начала оформления бухгалтерские документы проходят довольно сложный и долгий путь. И что скорее бухгалтерские документы попадать на этап обобщения и составления отчетности, то лучше использоваться информация, а затем расти действенность и оперативность бухгалтерского облику.
Составление бухгалтерской отчетности является завершающим этапом использования первичных документов: это процесс обобщения данных текущего учета и предоставления пользователям информации для принятия решений. После этого бухгалтерские документы передаются в архив предприятия. Сроки хранения документов установлены Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украини.
Документы в архиве должны храниться в закрытых шкафах так, чтобы обеспечить их надлежащее содержание и быстрое нахождение. Изъятие документов возможно только по требованию правоохранительных или других контролирующих органов. Как указано в Законе «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», первичные документы бухгалтерского учета могут быть изъяты у предприятия «только по решению соответствующих органов, принятому в пределах их полномочий, предусмотренных законами. Должностное лицо предприятия имеет право ... снять копии изымаемых. Обязательным является составление реестра документов, изымаемых в порядке, установленном законодательством »(статья 9.9).
На каждом предприятии необходимо проводить надлежащую работу по упорядочению потока документов, ускорение их движения от момента составления до передачи в архив. А поэтому предприятия должны составить график документооборота и следить за рациональным прохождением бухгалтерского документа, минимальным сроком пребывания его на каждом рабочем мисци.
Документооборот - это движение бухгалтерских документов от момента их составления или получения от других предприятий до передачи в архив. В течение этого времени бухгалтерские документы используются не только для проверки и обработки, но и для оперативного управления. График документооборота устанавливается главным бухгалтером и играет существенную роль в обеспечении последовательности прохождения документов, стабильной работы каждого звена, повышение ответственности конкретных исполнителей за соблюдение установленного порядка и сроков оформления и обработки документов.
| 5.2. классификация документов | 5.4. Порядок совершенствования бухгалтерских документов |