5.4. Порядок совершенствования бухгалтерских документов
В информационной системе используются различные бухгалтерские документы, от качества которых во многом зависит эффективность управления. На качество информации существенно влияет и то, соблюдают требования, предъявляемые к бухгалтерским документам, работники предприятия в процессе фиксации фактов осуществления хозяйственных операций. А потому вопросам совершенствования бухгалтерских документов принадлежит видное место в учетной политике пидприемств.Совершенствование бухгалтерских документов - это сложный процесс, требующий от работников бухгалтерии постоянной кропотливой творческой работы. Прежде необходимо знать состояние информационного обеспечения, принципы обеспечения рациональности документооборота, качества первичных документов, порядок ответственности исполнителей за надлежащее оформление и обработку бухгалтерских документов. Полезным будет также использование зарубежного опыта, опыта работы других отраслей и производств. Работа по совершенствованию бухгалтерских документов должно быть четко скоординированной и отображаться в конкретных мероприятиях предприятия по его учетной политики.
Сейчас есть три формы совершенствования бухгалтерских документов: централизованная, децентрализованная и смешанная. При централизованной форме обязанности совершенствования бухгалтерских документов возлагаются на государственные органы - Минфин и Госкомстат Украины. Децентрализованная форма реализуется в системе министерств, ведомств, предприятий. По смешанной формы совершенствованием бухгалтерских документов могут заниматься на хоздоговорных условиях привлечены специалисты и ученые из научно-исследовательских учреждений, высших учебных заведений, конструкторских бюро, а также другие юридические и физические особи.
Многолетний опыт показал, что наиболее эффективной является централизованная форма. Результатом деятельности Госкомстата и Минфина Украины по усовершенствованию бухгалтерских документов и отчетности уже стала разработка многих новых и совершенствование действующих форм документации. Почти по всем разделам учетной работы изданы альбомы типовых форм первичного учета с указаниями по их применению и заповнення.
Понятно, что работа по совершенствованию бухгалтерских документов децентрализованной и смешанной форм никогда не будет такого общегосударственного значения, ибо она имеет сугубо локальный характер, ограничиваясь одним ведомством, отраслью, а то и отдельным пидприемством.
Однако независимо от уровня использования построение документов должен быть всегда рациональной: документы должны быть удобными и содержательными, состоять и обрабатываться в сжатые сроки, использоваться в различных отраслях экономики. А поэтому совершенствование бухгалтерских документов чаще всего осуществляется через стандартизацию, типизацию и унификацию.
Стандартизация документов требует разработки рациональных форм и размеров документов с четко определенной системой размещения реквизитов. Сейчас изготавливаются в основном стандартные документы, упрощает и облегчает технологию их обработки, снижает себестоимость и повышает качество учета. Но в сферах учета затрат на производство, предоставление услуг, выполнение работ, учета финансовых результатов, накопления и распределения косвенных расходов, выпуска готовой продукции, учета расчетных операций все еще используется много нестандартных документив.
Типизация документов - это разработка и применение бланков документов, пригодных для оформления однородных операций в различных отраслях экономики. Все типовые документы являются стандартными по форме. К таковым относятся кассовые и банковские документы, авансовые отчеты, документы по учету основных средств, производственных запасов, незавершенного производства, инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей, учета труда и его оплаты, бланки доверенностей, счетов-фактур тощо.
Следующим шагом в развитии типизации документов является их унификация. Унификация - это создание документа, который по своему содержанию и форме может быть использован для оформления многих хозяйственных операций во всех или по крайней мере в нескольких отраслях экономики. Унификация способствует сокращению количества первичных документов, но увеличивает время их обработки, а следовательно унифицированные документы еще не получили большого распространения.
| 5.3. Порядок принятия , проверке и обработке документов | 5.5. Инвентаризация в системе бухгалтерского учета , порядок ее проведения и отражения результатов |