5.5. Инвентаризация в системе бухгалтерского учета , порядок ее проведения и отражения результатов

Как известно, все хозяйственные операции считаются состоявшимися, только тогда, когда они оформлены документально. Ни одно движение средств, средств производства, источников образования имущества не может быть учтено, если на их поступления или выбытия хватает соответствующих документов. Но в деятельности предприятий происходят и невидимые процессы, приводящие к определенной потере товарно-материальных ценностей (ТМЦ), документально зафиксировать нельзя. Это так называемые естественные потери ценностей во время доставки и хранения - усушка, утруска, испарения, распыления, разливки. Потери могут быть также по субъективным причинам: пересортица, недостача, крадижка.
Эти потери ТМЦ приводят к несоответствию данных текущего бухгалтерского учета фактическому наличию имущества. Чтобы ликвидировать это несоответствие и убедиться в обеспечении надлежащего сохранения имущества, необходимо периодически проводить инвентаризацию.
В прямом смысле инвентаризация - это периодическая проверка наличия и состояния ТМЦ (основных и оборотных средств) в натуре, а также наличия средств. Инвентаризировать - значит выполнять технические действия по составлению описания инвентаря, имущества. Инвентаризацию проводит специальная комиссия в составе не менее 3-х человек, включая материально ответственное лицо. Готовясь к проведению инвентаризации надо всегда придерживаться принципа раптовости.
Проводя инвентаризацию, комиссия одновременно проявляет не только наличие, но и качество ТМЦ, условия хранения имущества, учитывается для разработки превентивных мер по обеспечению сохранности основных и оборотных средств, средств (денег). Таким образом, результаты инвентаризации используются для подтверждения правильности и достоверности данных текущего бухгалтерского облику.
Однако, поскольку инвентаризация является составным элементом метода бухгалтерского учета, ее части понимают значительно шире - как средство, с помощью которого выявляют все то, что не подлежит ежедневной учета, т.е. как средство для приведения в соответствие данных текущего бухгалтерского учета с фактическим наличием имущества, средств , финансовых обязательств.
Таким образом можно определить цели и задачи инвентаризации.
Цели инвентаризации - выявить фактическое наличие имущества, средств, финансовых обязательств и привести данные текущего бухгалтерского учета в соответствие с фактическим состоянием речей.
Задачами инвентаризации являются:
а) выявление фактического наличия основных средств, нематериальных активов, незавершенных капитальных вложений, оборудования, производственных запасов, незавершенного производства, денежных средств, ценных бумаг, других основных, оборотных и внеоборотных активов;
б) установление излишков или недостач ценностей и денежных средств путем сравнения (сопоставления) фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
в) выявление товарно-материальных ценностей, которые частично потеряли свое первоначальное качество или устаревшие, а также материальных ценностей и нематериальных активов, которые не используются;
г) проверка соблюдения условий и порядка хранения материальных ценностей и средств, а также правил содержания и использования основных средств;
д) проверка реальной стоимости зачисленных на баланс основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, финансовых вложений, денежных сумм в кассах, на счетах банков, средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов, фондов, следующих расходов и платежив.
Инвентаризации классифицируют по соответствующим признакам (рис. 5.5).
В зависимости от организации внутрихозяйственного контроля на предприятиях инвентаризации бывают плановые и внеплановые: плановые - когда они были предусмотрены планом контрольно-ревизионной работы на календарный год; внеплановые связаны, как правило, с непредсказуемыми обстоятельствами - стихийные бедствия, кражи, аварии, требования судебно- следственных органов тощо.
Полная инвентаризация охватывает все места хранения ТМЦ, денежных средств (денег), других основных и оборотных средств, источников образования имущества, т.е. ее проводят одновременно во всех материально ответственных лиц; частичная инвентаризация охватывает отдельные группы или виды имущества или отдельные источники его образования (например, средства , топливо, транспортные средства, ценные бумаги и т.д.) и проводится только в соответствующих материально ответственных осиб.
В связи с тем, что одновременное проведение инвентаризации во всех материально ответственных лиц является очень громоздким и требует больших затрат труда, этот вид инвентаризации используется в основном только при форс-мажорных обставин.
Как по полной, так и при частичной инвентаризации, ТМЦ и средства могут проверяться или сплошным, или выборочным методами. Все зависит от того, когда проводилась последняя инвентаризация, и были ее результаты. Сплошная инвентаризация - это проверка фактического наличия всех без исключения ценностей, находящихся в соответствующем месте хранения - склады, амбары, участки и т.п.; выборочная инвентаризация охватывает только отдельные ценности - в основном это какие-то дефицитные или слишком ценные речи.
Повторные и дополнительные инвентаризации проводятся, как правило, из-за неудовлетворительного проведения основных. Они могут назначаться решением руководства предприятия, руководящей организации, правоохранительных органов - суда, прокуратуры, милиции. При повторной инвентаризации выполняются те же процедуры, что и при сплошной проверки. Дополнительная инвентаризация имеет целью, в основном, выявление фактического наличия конкретных ценностей, а потому по своему содержанию она часто отвечает требованиям избирательного инвентаризации.
Месячные, квартальные, полугодовые и ежегодные инвентаризации проводятся по мере необходимости, по распоряжению руководства пидприемства.
Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для ее проведения в сжатые сроки, определить объекты, количество и сроки проведения, кроме случаев, когда инвентаризация обязательна.
Проведение инвентаризации обязательно:
а) по реорганизации предприятия и изменения форм собственности
б) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, если инвентаризация имущества, ценностей, денежных средств и обязательств проводилась до 1 октября. При этом инвентаризацию зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет
в) при изменении материально ответственных лиц;
г) при возникновении подозрения относительно возможности краж, ограблений или злоупотреблений, порчи ценностей;
д) по требованию судебно-следственных органов;
е) в случае аварий, пожара, стихийного бедствия;
ж) за переоценки товарно-материальных ценностей;
з) при ликвидации пидприемства.
Инвентаризация может быть обязательной также при коллективной (бригадной) материальной ответственности, когда происходит смена руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более половины его членов, а также по требованию даже одного члена коллектива (бригады). Module . За проведение обязательной инвентаризации проверкой охватываются и те ТМЦ, находящихся на ответственном хранении и учет которых ведется на забалансовых рахунках.
В случае, когда поставщик отказывается удовлетворить претензию по недогрузки товаров, проводится выборочная инвентаризация тех ценностей, на которых было заявлено претензии.
Особую группу ценностей составляют драгоценные металлы и драгоценные камни, инвентаризация которых проводится согласно Инструкции Министерства финансов Украины о порядке получения, использования, учета, хранения и транспортировки драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в объединениях, учреждениях и организациях (утверждена 29.12. 92).
Инвентаризация различных видов материальных ценностей, денежных средств и финансовых обязательств имеет определенные особенности. Инвентаризация ТМЦ в амбарах и на складах отнимает много времени и требует больших затрат труда, а определение результатов - профессионального опыта и очень внимательного отношения. Если инвентаризация расчетных операций базируется на учетных данных и основанием для подтверждения сальдо дебиторской или кредиторской задолженности является акт сверки расчетов, то остатки материальных ценностей и денежных средств подтверждаются их фактическим наличием, установленной с помощью подсчета, взвешивания, обмера и т. п.
Проверяя расчеты с дебиторами и кредиторами, поставщиками, покупателями и заказчиками, инвентаризационная комиссия должна особое внимание обратить на реальность задолженности, недопущения просрочки сроков исковой давности.
Общим в инвентаризации имущества и источников его образования является подготовительная работа, суть которой заключается в подборе членов инвентаризационной комиссии и принятии распорядительных документов руководством предприятия. С целью соблюдения единой методики и техники инвентаризационной работы Министерство финансов Украины разработало «Инструкцию по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов», утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11.08.94 № 69 (с изменениями , внесенными приказом Министерства финансов Украины от 05.12.97 № 268).
Инвентаризационная работа на предприятиях осуществляется постоянно действующей инвентаризационной комиссией, состав которой утверждает руководитель предприятия. В эту комиссию входят: руководитель (заместитель руководителя) предприятия - председатель; главный бухгалтер, руководители отдельных структурных подразделений, ведущие специалисты - члены комисии.
Для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения производственных запасов по решению руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят инженеры-технологи, инженеры-механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры и другие опытные специалисты, которые хорошо знают объект инвентаризации , цены и первичный учет. Рабочие инвентаризационные комиссии возглавляют представители руководителя предприятия. Запрещается назначать председателями рабочих инвентаризационных комиссий тех же материально ответственных лиц и тех же работников два года поспиль.
Постоянно действующие инвентаризационные комиссии должны:
проводить профилактическую работу по обеспечению сохранности имущества, заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по этому вопросу;
организовывать проведение инвентаризаций и осуществлять инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
осуществлять контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, выборочные инвентаризации ТМЦ в местах их хранения и переработки в межинвентаризационный период;
контролировать сохранность имущества и соблюдение материально ответственными лицами правил хранения ТМЦ и ведение складского учета;
проверять правильность итогов инвентаризаций и в отдельных случаях, по поручению руководителя предприятия, проводить повторные сплошные инвентаризации;
рассматривать письменные объяснения лиц, допустивших недостачу и порчу ценностей, другие нарушения, что фиксируется в протоколе с указанием причин, виновных лиц и принятых заходив.
Постоянно действующие инвентаризационные комиссии фактически выполняют роль центральных (главных) инвентаризационных комиссий, основная функция которых заключается в организационно-методическом руководстве инвентаризационной работой и контроле сохранности имущества на пидприемствах.
Функции рабочих инвентаризационных комиссий существенно отличаются от функций постоянно действующих инвентаризационных комиссий. Рабочие инвентаризационные комиссии должны обеспечить:
- Непосредственное проведение инвентаризаций основных и оборотных средств, то есть товарно-материальных ценностей, незавершенного производства, денежных средств, ценных бумаг и других денежных документов, а также нематериальных активов, финансовых вложений и финансовых обязательств, расчетных операций, источников образования имущества;
- Своевременность и качество проведения инвентаризаций и определение их результатов, которые должны быть зафиксированы в протоколе с предложениями по зачислению недостач и излишков вследствие пересортицы, списания недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхнормативных недостач и потерь от порчи цинностей.
Рабочие инвентаризационные комиссии наделены правом внесения предложений по вопросам совершенствования процессов поступления, хранения и отпуска ТМЦ, улучшения учета и контроля наличия и движения материальных ценностей, а также реализации лишних и ненужных предприятию основных средств, нематериальных активов, производственных запасов, инвентаря тощо.
Поэтому главная функция рабочих инвентаризационных комиссий заключается в непосредственном проведении инвентаризаций, качество которых контролируется постоянно действующей инвентаризационной комиссией с помощью контрольных проверок. Контрольные проверки нужно проводить после окончания инвентаризации и обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проходила инвентаризация. Они проводятся при обязательном участии членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Контрольной проверке, как правило, подлежат ценные изделия, драгоценные металлы, драгоценные камни, дефицитные сырье, материалы, готовая продукция. В случае выявления существенных расхождений между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки руководителем предприятия назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей. Неудовлетворительного проведения инвентаризации руководитель предприятия должен срочно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава рабочей инвентаризационной комисии.
Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актами (табл. 5.1), которые регистрируются бухгалтерией в специальной книге (табл. 5.2).
Инвентаризация основных и оборотных средств проводится последовательно по местам хранения ценностей. Если выявлены объекты основных средств, не занесены в учетную сведения, инвентаризационная комиссия должна установить, когда и на основании чего сооружались эти объекты, за счет каких источников списаны затраты на их сооружение. Бывают также случаи, когда на предприятиях является «бесхозные» основные средства, то есть основные средства, по которым недостает конкретных материально ответственных лиц. Все эти моменты инвентаризационная комиссия освещает в протоколи.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей также имеет принципиальные отличия от инвентаризации денежных средств, расчетных операций, источников образования имущества. Эти отличия касаются прежде самого процесса проведения инвентаризации и выведения ее результату.
Проведение инвентаризации любого вида имущества происходит приказа (распоряжения) руководителя предприятия. В приказе обязательно указывается объект инвентаризации, состав рабочей инвентаризационной комиссии (председатель и члены комиссии), дата начала и окончания инвентаризации. Подписания руководителем предприятия приказа является актом предоставления полномочий рабочей инвентаризационной комисии.
Рабочая инвентаризационная комиссия (далее - инвентаризационная комиссия), приступая к проведению инвентаризации, предъявляет свои полномочия, уточняет места хранения товарно-материальных ценностей и прекращает все операции с ними. Если в ведении материально ответственного лица есть ценности, которые хранятся в других помещениях, инвентаризационная комиссия немедленно опечатывает эти помещения. По требованию инвентаризационной комиссии материально ответственное лицо составляет отчет на момент инвентаризации и дает расписку, что все ТМЦ, находящихся в ее ведении, оприходованы полностью или на принадлежащих основаниях списана на видатки.
Председатель инвентаризационной комиссии визуально проверяет отчет, подписывает каждый документ и ставит дату. Такую процедуру необходимо выполнить для предотвращения возможной замене первичных документов и необоснованным претензиям со стороны материально ответственных лиц по оприходования и списания ТМЦ. После этого отчет материально ответственного лица передается в бухгалтерию для проверки, а инвентаризационная комиссия приступает к роботи.
Процесс инвентаризации товарно-материальных ценностей сопровождается проверкой их фактического наличия. При этом ценности перевешиваются, обмирюються, перечисляются в порядке их размещения в данном помещении (недопустимо беспорядочный переход комиссии от одного вида ценностей к другому). В случае, когда ТМЦ, подлежащих инвентаризации, хранятся в разных изолированных помещениях, инвентаризация проводится последовательно во всех местах хранения. После проверки ценностей комиссия опечатывает помещение и только тогда переходит в следующий состав или комори.
Фактическое наличие ТМЦ инвентаризационная комиссия фиксирует в инвентаризационных описях.
5.4. Порядок совершенствования бухгалтерских документов ГЛАВА 6. ОЦЕНКА И КАЛЬКУЛЯЦИЯ В СИСТЕМЕ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА