9.1. Учетные регистры и их классификация
Ведение учета всегда предполагает, что данные любой хозяйственной операции, отражены в соответствующих документах, после их надлежащей проверки должны быть записаны в учетные регистры. Последние и предназначен для отображения, накопления и хранения учетных даних.Учетные регистры - это учетные таблицы (бланки) установленной формы и содержания для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Они являются носителями упорядоченной вторичной информации, источником которой были бухгалтерские документи.
Поскольку в учете отражается наличие и движение всех средств предприятия, источников их образования и осуществляемых хозяйственных процессов, для каждого объекта учета необходима информация, которая бы наиболее полно его характеризовала, отражая его специфические особенности. Именно этим объясняется необходимость применения различных учетных регистрив.
Использование тех или иных регистров обусловлена также техникой и технологией ведения бухгалтерского учета, уровнем использования вычислительной техники.
В бухгалтерском учете используют такие учетные регистры: книги, журналы, ведомости, карточки, машинограммы, отдельные листки и др.. С целью детального изучения регистров, выяснения их содержания, назначения и порядка ведения их классифицируют по определенным качественно однородным группам по следующим признакам: назначение и характер записи, объем содержания, внешний вид, строение (рис. 9.1).
По назначению и характеру записи регистры делятся на хронологические, систематические и комбиновани.
В хронологических относятся регистры, в них хозяйственные операции записывают в календарной последовательности их осуществления. Из таких регистров можно назвать регистрационный журнал операций, журнал учета поступления грузов, ведомость отгрузки и реализации продукции и др.. Характерной чертой таких регистров является то, что ни группировки операций у них не проводится, а назначены их для регистрации и контроля за данным документов об объеме выполненных работ, для своевременного оприходования грузов, поступившие в хозяйство, учета отгруженной продукции тощо.
К систематическим учетных регистров относятся такие, что в них хозяйственные операции группируются, систематизируются и отражаются на соответствующих синтетических и аналитических счетах. Итак, все регистры, в которых размещены синтетические и аналитические счета, является систематичними.
Комбинированными называют такие регистры, в которых сочетается хронологический и систематический запись. Наиболее характерным примером является Журнал-Главная книга, в которой первая часть является практически журналом регистрации хозяйственных операций, а вторая - группировкой, отражением этих же операций на соответствующих синтетических счетах. Следовательно, здесь соединяются в одном регистре характерные черты хронологических и систематических учетных регистрив.
Записи в хронологических и систематических учетных регистрах проводятся одновременно, при этом в них отражаются те же операции, но под разным углом зрения. В связи с этим итог по хронологическому регистром соответствует дебетовому или кредитовых оборотов по соответствующим систематическим регистром. Это наиболее наглядно проявляется в Журнале-Главной и имеет важное контрольное значення.
По содержанию учетные регистры делятся на регистры синтетического учета, аналитического учета и комбинированные. Такое разделение основано на различии и назначении синтетических и аналитических счетов, разной степени обобщения на них учетных данных. Структура синтетических регистров зависит, главным образом, от формы учета. Любой учетный регистр, в котором ведется учет по определенным синтетическим счетом или группой счетов, является синтетическим учетным регистром. Это Главная книга, Журнал-ордер, Журнал-Главная, машинограми. Все они являются материальными носителями синтетического облику.
На практике часто употребляют сокращенное название - Журнал-Головиа.
В регистрах аналитического учета ведутся записи по аналитическим счетам. Структура этих учетных регистров зависит от особенностей учитываемых объектов. Каждый регистр, в котором ведется учет по аналитическим счетам, является регистром аналитическим. В таких регистров принадлежат книги, карты, машинограми.
В бухгалтерских книгах отдельная страница или несколько их отводится для определенного аналитического счета. В случае ведения аналитического учета на карточках для каждого такого счета открывают отдельную картку.
Характерной чертой современных учетных регистров является сочетание в них синтетического и аналитического учета. К комбинированным регистров можно отнести отдельные журналы-ордера, машинограми.
По форме учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, отдельные листы, машинограми.
Бухгалтерские книги - это сброшюрованные учетные синтетические или аналитические регистры. Книги, в которых сброшюрованных синтетические учетные регистры, называются бухгалтерскими книгами синтетического учета. К таковым относятся Главная книга, Журнал-Главная. Книги, в которых сброшюрованных аналитические учетные регистры, называются бухгалтерскими книгами аналитического учета. Все страницы в них должны быть пронумерованы. Большого объема книги и значительного количества учитываемых в ней объектов (аналитических счетов) составляют их перечень (содержание) с указанием соответствующих страниц, что облегчает пользование нею.
Бухгалтерские книги - это надежный способ сохранения учетных регистров. Они достаточно широко применяются для ведения складского облику.
Однако эти регистры имеют и существенные недостатки. В частности, они затрудняют распределение работ между отдельными исполнителями, в книгах трудно определить заранее оптимальный объем (количество страниц) для конкретного аналитического счета, а его вынужденное перенесение усложняет учетную процес.
Эти недостатки практически устраняются применением карточек, предназначенных для ведения аналитического учета на соответствующих счетах в течение длительного времени. С целью сохранения карт и контроля за их наличием каждую открытую карту в обязательном порядке регистрируют. Карточки легко сортировать по нужным признакам. Зависимости от учитываемых объекта карточки аналитического учета делятся на карточки количественно-суммарного учета, предназначенные для учета товарно-материальных ценностей, контокоррентные, предназначенные для учета расчетов, и багатостовпчикови, предназначенные для учета затрат на производство. В последних отражается не только соответствующий процесс в целом, но и фиксируются отдельные виды затрат, для отображения каждого из них и предусмотрен отдельный столбец. Кроме типичных форм карточек с учетом особенностей учитываемых объектов могут применяться еще и другие специальные формы, как, например, карточки складского учета, инвентарные карточки и ин.
Отдельные листки как учетные регистры достаточно широко используются в бухгалтерском учете. Каждый из них предназначен для учета определенных операций и в зависимости от этого имеет специфическое содержание. Это позволяет систематизировать указанные учетные регистры в соответствии с требованиями контроля, составления отчетности. В таких регистров относятся журналы-ордера, ведомости, разрабатываемые таблици.
Машинограми - это учетные регистры в машинной обработке учетной информации, т.е. соответствующие таблицы, где отражены учетную информацию в запрограммированных разрезах и предусмотренной детализацией. Они могут быть синтетическими, аналитическими или комбинированными. Взаимосогласованность показателей, приведенных в этих регистрах, контролируется, как правило, автоматично.
По своему строению учетные регистры достаточно разнообразны и зависят главным образом от учитываемых объектов, объема и детализации информации о них, периодичности ее обобщения, потребностей контроля и звитности.
Эти регистры могут быть односторонними, двусторонними и шаховими.
Односторонние регистры предполагают, что вся учетная информация отображается последовательно на одной стороне листа. К ним относятся, например, все типовые формы карточек аналитического облику.
Двусторонние регистры предусматривают разделение страницы на две части: одну из них предназначен для учета дебетовых оборотов по определенному счету, а другая - кредитових.
Шахматная строение регистров предусматривает их разделение вертикальными и горизонтальными линиями на ячейки (в виде шахматной доски), где кредитовые обороты отражают по горизонтали, а дебетовые - по вертикали. Такое строение значительно сокращает количество записей, поскольку двойная запись здесь осуществляется в один рабочий прием, усиливает текущий контроль за отражением операций и повышает аналитические возможности бухгалтерского облику.
Это строение регистров нашла широкое применение в журнально-ордерной форме облику.
Перенос информации из первичных документов в учетные регистры осуществляется по мере их поступления для обработки, но с учетом обеспечения возможности своевременной выплаты заработной платы, составления соответствующей отчетности, представления деклараций и ведения розрахункив.
Ответственность за правильность и полноту отражения данных в учетных регистрах несут лица, составившие и подписавшие их.
Предприятия и учреждения, которые составляют учетные регистры на машиночитаемых носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде.
| ГЛАВА 9. ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА | 9.2. Ошибки в бухгалтерских записях и способы их исправления |