9.2. Ошибки в бухгалтерских записях и способы их исправления

В процессе хозяйственной деятельности на каждом предприятии происходит большое количество хозяйственных операций, на каждую из них оформляется соответствующий документ. Данные этих документов отражаются в накопительных и групувальних сведениям, принадлежащих регистрах. Итак, сама технология учетного процесса предусматривает многократный запись тех же учетных данных в разных регистрах. В этих условиях нередко встречаются ошибки в бухгалтерском облику.
Наиболее характерными ошибками в процессе отражения хозяйственных операций на счетах являются: описки, числовые ошибки, ложные корреспонденции счетов, нарушения взаимосвязи синтетических счетов с аналитическими, несоблюдение метода двойной записи, ошибочные оценки и таксировку тощо.
Главными причинами возникновения ошибок является большая загруженность учетных работников, их быстрая утомляемость, отсутствие надлежащих условий труда, низкий уровень квалификации, довольно частые изменения нормативных документов, невнимательность. Для устранения этих причин следует прежде добиться установления оптимальной численности учетного аппарата и постоянно работать над повышением его квалификации.
По своему значению ошибки подразделяются на локальные, которые приводят к искажению информации лишь в том документе или регистре, где они произошли, и не распространяются на другие, и транзитные, затрагивающих весь учетный процес.
Все допущенные ошибки необходимо своевременно выявить и надлежащим образом исправить. Как в тексте, так и в цифровых данных бухгалтерских документов и учетных регистров подчистки и необоснованные исправления не допускаються.
В документах, которыми оформлены кассовые, банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются взагали.
На поиск ошибок уходит немало времени, поэтому необходимо до начала этой работы выяснить величину ошибки, ее место (на дебете или кредите соответствующего счета), логично установить объекты, по которым ошибки являются наиболее вероятными, сравнить данные взаимосвязанных регистров. Надежным, хотя и достаточно громоздким способом выявления ошибок, способ пунктування, когда сплошь или выборочно проверяют записи и проверенные суммы обозначают знаком «V».
В зависимости от характера ошибки, места и времени ее обнаружения применяют и подходящий способ виправлення.
На практике применяют следующие способы исправления ошибок: корректурный, дополняющих статей, сторно. Каждым из этих способов пользуются для исправления определенного вида помилок.
Корректурный способ применяется, когда ложную сумму еще не занесен в итог. Как в документах, так и в регистрах неправильный текст или цифры зачеркивают, а над зачеркнутым надписывают правильный текст или цифры. Зачеркивания осуществляется одной чертой так, чтобы можно было прочитать предварительная запись. Это исправление сопровождается надписью «исправлено» и подтверждается подписями лиц, подписавших документ или ведут данный регистр.
Способ дополняющей статьи применяются в том случае, когда ошибка допущена только в сумме отраженной операции и только тогда, когда сумму ошибочно указано меньше, чем следовало бы. Для исправления ошибки необходимо дополнительно провести данную операцию на разницу между правильным и ошибочным (проведенной) величиною.
Например, на основании накладной отпущено для производства дубовых досок на 10 300 игры. Позже было обнаружено, что эти доски ошибочно было оценено по стоимости досок сосновых. Настоящая их стоимость составляет 12 500 грн. Итак, допущена ошибка на сумму 2 200 грн. (12 500 - 10 300). В этих обстоятельствах составляется бухгалтерская справка, в которой указывают, что за такой-то период, по соответствующей операции (ее номер), по таким-то документом неправильно оценен списаны материалы, сумма ошибки составляет 2200 грн. На основании этой справки указана сумма проводится как отдельная операция на рахунках.
В результате указанную операцию отображается на счетах в надлежащей суми.
Способ сторно, в свою очередь, делится на частичное сторно и полное сторно. Этот раздел вызвано тем, что с помощью частичного и полного сторно исправляют принципиально разные помилки.
Частичное сторно применяется, когда ошибка допущена только в сумме отраженной операции, причем записано большую сумму чем положено. Итак, исправление ошибки заключается в необходимости уменьшения отраженной величины на сумму ошибки. Такая задача является, по сути, противоположным способа дополнительной статьи. Для этого составляют, как и при предыдущем способа, бухгалтерскую справку, на основании которой проводится операция исправления ошибки. В бухгалтерских регистрах сумму по этой операции записывают красным цветом и при подсчете итоге отнимают, исправляя таким образом ранее допущенную помилку.
Полное сторно применяют для исправления ошибок в корреспонденции счетов, когда определенную операцию отражено на не принадлежащих счетах. Такое исправление проводится в два этапа. На первом на основании справки отражается на тех же счетах операция по ранее допущенной ошибкой, а ее сумма указывается красным цветом. Поэтому ранее неправильно отражена операция анулюеться.
После этого (второй этап) операцию записывают на тех счетах, на которых необходимо ее отразить. Например, если было установлено, что материалы, списанные ранее на основное производство, фактически отпущено для общехозяйственных нужд, то эту операцию следует отразить на других рахунках.
Порядок исправления ошибок в документах и регистрах, что они созданы машинным способом, определяется указаниями по их использованию и предусматривается соответствующими программами.
9.1. Учетные регистры и их классификация 9.3. Характеристика основных форм учета