9.3. Характеристика основных форм учета
Выдающаяся роль учета и контроля в условиях рыночной экономики закономерно требует постоянного совершенствования их форм и методов. Каждое предприятие самостоятельно выбирает соответствующую форму учета, исходя из конкретных условий своей работы и перспектив дальнейшего развития, по объему производственно-хозяйственной деятельности, которой обусловливается и объем учетных работ, наличия учетных кадров и уровня их квалификации, возможностей использования вычислительной техники в вашем процеси.Module . Под формой учета понимают систему взаимосвязи установленных учетных регистров определенной формы и содержания, предназначенных для отражения наличия и движения средств предприятия, источников их образования и процессов хозяйственной деятельности, а также способы записи операций в учетных регистрах.Каждая форма учета всегда предполагает соответствующее группировки хозяйственных операций и соблюдения установленной последовательности их отображения, порядок ведения (записи) в регистрах синтетического и аналитического учета. Итак, любая форма отражает соответствующую технологию учетного процесса. С этой точки зрения развитие и совершенствование бухгалтерского учета в целом наиболее четко прослеживается в изменениях форм его ведення.
Главными признаками, отличающими одну форму учета от другой, являются:
внешний вид, строение и количество учетных регистров;
сочетание регистров хронологического, систематического, синтетического и аналитического учета;
последовательность и способы записи хозяйственных операций в учетных регистрах.
Каждому этапу развития хозяйственной деятельности, соответствующем уровню состояния учета, его совершенства отвечает (вместе с характеризует его) определенная форма ведения облику.
Бухгалтерский учет прошел долгий путь развития. Изначально формы учета базировались на книгах-журналах - главных учетных регистрах, предназначенных для ведения как синтетического, так и аналитического учета. Впоследствии для ведения аналитического учета начали применять карты. Дальнейшее развитие учета, необходимость распределения работ между отдельными работниками обусловили широкое использование в учете отдельных листьев. Появление современных ЭВМ обусловила не только разработку новых учетных регистров, но и коренную перестройку всей технологии учетного процесса. Но при всех различий любая форма бухгалтерского учета должна отвечать следующим требованиям:
обеспечивать полноту и реальность отражения в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций, контроль за наличием и движением средств предприятия и эффективностью их использования;
способствовать рациональному распределению учетных работ между отдельными работниками для своевременного их выполнения;
обеспечивать необходимые данные о выполнении установленных заданий по каждому хозяйственного подразделения и предприятия в целом;
обеспечивать надлежащую экономичность, т.е. согласование расходов на ведение учета с объемом деятельности предприятия
обеспечивать необходимые данные для составления отчетности, осуществления анализа и контролю.
Одной из простейших форм бухгалтерского учета является Журнал-Главная (от названия Главного регистра, в котором сочетается хронологический запись - первые четыре колонки - с систематическим). Итак, в этом регистре сочетается журнал регистрации операций и главная книга. Каждая хозяйственная операция одновременно регистрируется и отображается на соответствующих синтетических счетах, для каждого из которых отводится две колонки - для записи дебетовых и кредитовых оборотов. Главным преимуществом этой формы учета является ее простота и наглядность. Достаточно легко можно по каждой операции контролировать соблюдение двойного запису.
Первой строкой в Журнале-Главной записывают сальдо на начало месяца в разрезе синтетических счетов. После отражения всех хозяйственных операций подсчитывают обороты по счетам и выводят сальдо (табл. 9.1).
Аналитический учет при этой форме ведется в книгах или на карточках. С помощью оборотных ведомостей устанавливается взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами. Итоги оборотных ведомостей сверяют с оборотами и сальдо по соответствующим синтетическим счетом. Журнал-Главная является источником данных для составления баланса (рис. 9.2).
Сплошная линия отражает последовательность записи. Пунктирная линия отражает сравнение, контроль итогов на рахунках.
Эта форма прежнему достаточно широко применялась в сельскохозяйственных предприятиях, потребительской кооперации, бюджетных установах.
Однако в случае значительного количества операций возникает необходимость их предварительного группировки, установления корреспондирующих счетов. Кроме того, эту форму можно эффективно применять, если используемые счета помещаются на одном развороте книги, то есть когда их не более 20. Сейчас такой регистр, но под названием «Книга учета хозяйственных операций», успешно используется малыми пидприемствами.
Мемориально-ордерная форма учета предусматривает обязательное составление, оформление мемориальных ордеров на каждый документ или группу однородных документов. В ордере указывают содержание записи, ссылки на соответствующие документы, корреспондирующие счета и соответствующие суммы (табл. 9.2).
Эта форма учета предусматривает наличие целой системы регистров: регистрационного журнала, Главной книги, карточек или вспомогательных книг аналитического учета. Взаимосвязь этих регистров и последовательность записи в них и составляет суть указанной формы учета. Она дает возможность распределить учетную работу между отдельными исполнителями с учетом уровня их квалификации.
Наиболее сложной и ответственной работой здесь является оформление мемориальных ордеров. ее выполняет наиболее квалифицированное лицо, а подписывает и проверяет каждый мемориальный ордер главный бухгалтер (его заместитель). Такой порядок обеспечивает постоянный контроль за правильностью отражения операций по соответствующим синтетическим счетам. Составления мемориальных ордеров отдельно для каждого документа обусловило большую их количество, громоздкость учетного процесса. Поэтому с развитием этой формы все больше использовалось группировки документов в накопительных ведомостях, на основании которых и состоял мемориальный ордер. Со временем за мемориальными ордерами закрепились постоянные номера для отражения операций на определенном участке учетной работы. Все это позволило значительно сократить количество используемых ордеров и несколько уменьшить количество учетных записей и усилить контроль за ними.
Документы, обобщенные в мемориальном ордере, регистрируются в регистрационном журнале, где, собственно, и осуществляется хронологический запись всех операций. В этом журнале отражаются данные отдельно по каждому мемориальным ордером с указанием его общей суммы. Общий итог этого журнала отражает объем хозяйственной деятельности предприятия и используется для контроля за полнотой отражения операций на синтетических счетах. Он должен равняться дебетовому и отдельно кредитовому оборота по всем синтетическим счетам (табл. 9.3).
Регистрационный журнал служит также для контроля за сохранностью мемориальных ордеров и приложенных к ним документив.
После этого учетные записи проводят в систематическом регистре синтетического учета - в Главной книге (табл. 9.4). Здесь отражают каждый мемориальный ордер с указанием его номера и суммы по соответствующему счету. В Главной книге обороты на каждом синтетическом счете (как на дебете, так и на кредите) отражаются в разрезе корреспондирующих счетов. Следует иметь в виду, что сальдо в главной книге не выводится. По окончании месяца на основании Главной книги составляют оборотную ведомость по синтетическим счетам (оборотный баланс), итог которой сверяют с итогом регистрационного журналу.
В Главной книге для каждого счета предоставляют отдельную страницу. Записи в Главной книге производятся на основании мемориальных ордеров. Записи о синтетических счетов в Главной книге отражаются как на дебете, так и на кредите в разрезе корреспондирующих счетов. Форму Главной книги показано в табл. 9.4. Такое построение синтетических счетов дает возможность составлять оборотную ведомость как простой, так и шахматной форми.
Аналитический учет при этой форме, как правило, ведется в карточках, когда для каждого счета предусмотрена отдельная картку.
В конце месяца на основании аналитических счетов составляют оборотную ведомость, итог которой сверяют с приведенными в оборотном балансе оборотами и сальдо по соответствующим синтетическим рахунком.
Взаимосвязь и последовательность записи по мемориально-ордерной формы учета показано на рис. 9.3. Мемориально-ордерная форма отличается простотой построения учетных регистров, приспособлением их к особенностям соответствующих объектов, дает возможность распределять весь объем учетных работ между отдельными работниками, исходя из уровня их квалификации и опыта работы. Вместе с тем эта форма имеет и целый ряд недостатков. Среди них главным является многократный запись тех же хозяйственных операций. Каждая операция 7-8 раз записывается в документах, регистрах, оборотных ведомостях. Это нередко приводит к ошибкам и значительных затрат времени на их поиск. Кроме того, весьма трудоемкой остается взаимная проверка регистров, налаживание взаимосогласованности синтетического и аналитического облику.
Обособленность аналитического учета от синтетического приводит к значительному отставанию первого, поскольку он остается весьма трудоемким, громоздким. Это вызывает значительные задержки с составлением отчетности. Кроме того, рассмотрены регистры по своему построению недостаточно согласуются с данными соответствующих отчетных форм, а потому, составляя отчетность, неизбежно приходится делать много выборочных группам учетных данных. Эти и другие недостатки и обусловили необходимость дальнейшего совершенствования форм ведения облику.
Сплошная линия отражает последовательность записи. Пунктирная линия отражает контроль взаимосвязи регистрив.
Наиболее распространенной ныне (и оставаться такой в перспективе) является журнально-ордерная форма учета. Она успешно применяется в различных отраслях и на предприятиях всех форм собственности независимо от объемов их дияльности.
По журнально-ордерной формы количество записей сокращается более чем в два раза. Это достигается благодаря принципиально новой построении регистров и их взаимосвязи.
Основным принципом, на котором базируется журнально-ордерная форма учета, является накопление и систематизация данных непосредственно в учетных регистрах первичных и сводных документив.
Для осуществления этих процессов применяют три специальные учетные регистры: журналы-ордера, вспомогательные ведомости, разрабатываемые таблици.
Основными учетными регистрами журнально-ордерной формы учета являются журналы-ордера. Это комбинированные регистры синтетического, а во многих случаях и аналитического облику.
Сочетание в одном регистре накопительного журнала операций и мемориального ордера определило и название формы - журнально-ордерная. Журналы-ордера построены с учетом максимального упрощения, ускорения обработки и группировки необходимых учетных данных с целью их обобщения и контроля за производственно-финансовой деятельностью. их Рассчитано также и на использование шахматного принципа отражения операций. При этом на кредите и дебете корреспондирующих счетов операции отражаются записью только одной суммы, то есть за одним заходом.
Записи в журналах-ордерах осуществляются кредитной признаку в корреспонденции с соответствующими дебетуя рахунками.
Такое строение регистров с использованием шахматного принципа позволяет значительно сократить дублирование записей и раскрыть суть операции (через корреспонденцию), выявить ошибочные и незаконные записи. Каждый журнал-ордер предназначен для накопления только кредитового оборота на одном или нескольких синтетических счетах в корреспонденции с дебетовыми счетами. Дебетовые же обороты определяют в Главной книге по каждому счету в порядке разнесения данных журналов-ордеров в эту книгу.
Рациональное построение журналов-ордеров предусматривает объединение учета в одном регистре по счетам, отражающие однородные хозяйственные операции, которые связаны между собой. Это дает возможность сосредоточить учет по всем синтетическим счетам лишь в незначительном количестве журналов-ордеров. Зависимости от важности объектов, счетных связей, возможностей сочетание синтетического и аналитического учета счета распределяются между отдельными журналами-ордерами. Это и обусловливает их строение, по которой все журналы-ордера условно делят на три групи.
К первой группе относятся журналы-ордера, в них ведется учет только по одному счету, а потому и строение их простейшая (рис. 9.4).
Записи в журнале-ордере № 1 проводят на основании ежедневных отчетов кассира. Все операции, связанные с отображением их на кредите счета ЗО «Касса», обязательно будут записаны в журнале-ордере № 1 в корреспонденции с соответствующими дебетуя счетам. Общий итог по журналу-ордеру № 1 показывает кредитовый оборот по счету ЗО «Касса».
Итак, кредитный оборот по определенному счету всегда находит отражение в журнале-ордери.
В журналах-ордерах 1 и 2 совершенно не ведут аналитического учета, а в журналах-ордерах 6, 7, 9 его соединяют с синтетическим и осуществляют во время одного рабочего процесса, что является важным преимуществом журнально-ордерной формы облику.
Ко второй группе относятся журналы-ордера, в которых отражаются операции по нескольким счетам, которые между собой связаны экономически. При этом для каждого счета отводят специальные разделы. Эти журналы-ордера должны несложную построение (рис. 9.5).
По такой форме построено журналы-ордера 3, 4, 8, 12, 15. Когда дебетуя счета первого и последующих разделов не совпадают, то их записывают отдельно для каждого роздилу.
К этой же группе можно отнести и журналы-ордера 11, 13, 16. Хотя по внешней форме они отличаются от предыдущих, однако принципы их построения такие сами.
Характерной чертой и важным преимуществом регистров журнально-ордерной формы является сочетание у многих из них синтетического и аналитического учета, причем аналитический учет в большинстве регистров опережает синтетический. Итог данных по аналитическим счетам, как правило, обеспечивает данные по соответствующим синтетическим счетам. Наиболее удачное сочетание синтетического и аналитического учета обеспечивается линейно-позиционным записью в соответствующих регистрах. К ним можно отнести журнал-ордер 6, журнал-ордер 7, ведомость 16 и ин.
Наглядно использование этого принципа можно проследить на примере журнала-ордера № 7 по кредиту счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» (рис. 9.6).
Как видно, в этом регистре четко разграничены дебетовые и кредитовые обороты. Следует отметить, что при такой форме учета дебетовые обороты, как правило, отражаются в отдельных регистрах-ведомостях. Однако благодаря сочетанию этих записей в одном регистре обеспечивается вся учетная информация по расчетам с каждой подотчетным лицом. В приведенном журнале-ордере запись относительно каждого лица является отдельным аналитическим счетом. Обобщение этих учетных данных обеспечивает учетную информацию в целом по субсчету 372 «Расчеты с подотчетными лицами». На основании этого журнала-ордера кредитовые обороты по счету 372 записывают в Главную книгу, а дебетовые обороты и выведено сальдо по этим регистром только сверяют с Главной книгою.
В большинстве журналов-ордеров предусмотрен отдельный раздел для аналитического учета - «Аналитические данные». По некоторым счетам со значительной номенклатурой аналитического учета, например по счетам 66, 68, 36, 10, 20, 15, этот учет осуществляется в отдельных ведомостях или на карточках (счета 10, 20).
К третьей группе регистров принадлежит журнал-ордер 10 (рис. 9.7).
Для отражения операций в этом журнале-ордере используют, как правило, данные сгруппированных первичных документов. Записи проводят на основании отчетов, сведений и др.. Это дает возможность отобразить в этом журнале-ордере кредитовые обороты по более 20-ти счетам. В нем проявляют также и дебетовые обороты по счетам производственных затрат, имеет контрольное значение. Этот регистр предназначен только для синтетического учета, аналитический учет по счетам, отраженным в журнале-ордере 10, ведут окремо.
Кроме журналов-ордеров, важными регистрами также сведения. В некоторых из них отражают лишь дебетовые обороты по определенным счетом с целью упрощения контроля и чтобы не разъединять документы (ведомости № 1-4), на основании которых сделаны записи. Остальные сведений предназначен для ведения аналитического учета, время некоторые из них используют и для накопления кредитовых оборотов для дальнейшего их отражения в журнале-ордере. Значительная часть сведений ведется по принципу нарастающего итога с начала года, другие - по принципу оборотной ведомости, а некоторые из них используют только как накопительный регистр.
9.9.
| 9.2. Ошибки в бухгалтерских записях и способы их исправления | Глава 10. ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТИ |