11.1. Содержание и предпосылки рациональной организации учета
Построение и надлежащее функционирование учета предполагает органическое сочетание методологических и организационных принципов его здийснення.Это, в свою очередь, обеспечивает его соответствие как общегосударственным требованиям с учетом отраслевых особенностей, так и потребностям самого предприятия в информационном обеспечении оперативного управления, контроля и составления отчетности. Принципы построения учета соответствуют требованиям соответствующего хозяйственного механизма, процессы которого учет отражает и контролирует, являясь его составной частиною.
В этих условиях учет может либо способствовать укреплению хозяйственного механизма, или тормозить его развитие. Все зависит от того, насколько учет отвечает требованиям действующего хозяйственного механизма. Последний приводит цели и задачи учета, а нередко и соответствующие методологические ришення.
Однако, если методологические решения учета разрабатываются и устанавливаются централизованно - органами, осуществляющими руководство им, то принципы построения учетного процесса решаются самостоятельно каждым предприятием, исходя из его структуры, особенностей технологии и организации производства. Итак, организация учета является творческим процессом на каждом предприятии и в значительной степени зависит от его специфики, объема хозяйственной деятельности, наличия квалифицированных учетных кадров, уровня механизации и автоматизации учетных процессов, системы управления, действующей отчетности, ее периодичности тощо.
Во рациональной организацией учета понимают систему мероприятий, обеспечивающих эффективное выполнение функций бухгалтерского учета. Эта система направлена на организацию такого построения учета, которая обеспечивала бы контроль за выполнением обязательств предприятия, наличием и движением его имущества, использованием материальных и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормативами и сметами, делало бы своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов, формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия (учреждения), необходимой для оперативного руководства и управления, а также для использования инвесторами, поставщиками, покупателями, кредиторами, финансовыми, налоговыми, статистическими и банковскими учреждениями и другими заинтересованными органами и организациями.
К важных предпосылок рациональной организации учета относятся: определение объема и состава учетной информации, необходимой для управления и контроля, установления структуры учетного аппарата и распределения обязанностей между отдельными исполнителями, разработка документирования и документооборота, обоснованный выбор формы учета и графика отчетности. Первоочередной задачей в организации учета является также глубокое, детальное изучение организационной структуры предприятия, особенностей технологии и организации конкретного производства, системы поставки сырья и реализации произведенной продукции. С учетом этого определяется объем и состав учетной информации как для предприятия в целом, так и для его структурных единиц. При этом особое значение приобретает изучение законодательства о хозяйственной деятельности предприятия и нормативных актов, касающихся построения и порядка ведения облику.
В современных условиях, когда происходят частые изменения в учете, в механизме хозяйствования, в налоговой системе, обеспечение предприятия действующими нормативными актами, их детальное изучение и внедрение является важной предпосылкой рациональной организации учета. Сейчас учет регламентируется несколькими нормативными актами.
Важнейшими из них являются: Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», «Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете», утвержденное Министерством финансов Украины от 24.05.1995 г. № 88, «План счетов бухгалтерского учета» и инструкция по его применении, утвержденные Минфином Украины ЗОЛ 1.99 № 291, а также положения (стандарты) по учету соответствующих объектов и составление звитности.
Время практическое применение нормативных актов с учетом специфики предприятия, внедрение прогрессивных форм и методов учета, усиления контрольных и аналитических функций его целиком зависят от учетной службы предприятия. Следовательно, органическое, гармоничное сочетание задач построения учета на общегосударственном уровне и на уровне отдельных предприятий является важнейшей предпосылкой его рациональной организации.
Если в целом по предприятию учетная информация необходима для составления отчетности, а показатели, подлежат первоочередной контроля, определяются централизованно соответствующими нормативными актами (положениями, инструкциями), то учетные данные, необходимые для управления структурными подразделениями, определяет предприятие самостийно.
Весь учетный процесс на каждом предприятии осуществляет бухгалтерский аппарат. Зависимости от объема деятельности предприятия, особенностей технологии и организации производства, системы управления им определяется количественный состав и структура этого аппарата. Он и должен обеспечить практическое осуществление учета как на предприятии в целом, так и в его структурных пидроздилах.
С учетом специфики предприятия, наличия учетных кадров, уровня их квалификации и опыта работы на каждом предприятии главный бухгалтер определяет структуру учетного аппарата и распределение обязанностей между отдельными працивниками.
На практике наиболее широко применяется так называемая предметная структура учетного аппарата, когда создают отдельные отделы или учетные группы согласно важнейших участков учетного процесса: учет основных средств и нематериальных активов, учет материалов и малоценных предметов, учет денежных средств и финансовых результатов, учет расчетов, учет расчетов по оплате труда, учет производства и калькуляции себестоимости продукции и др.. В отдельных хозяйствах нередко структура бухгалтерского аппарата строится по производственному признаку. Так, в сельскохозяйственных предприятиях нередко выделяется отдел (группа) учета работы автотранспорта, машинно-тракторного парка, животноводства и др.. На промышленных предприятиях по этому принципу создают группы учета деятельности основных и вспомогательных цехов и др.. Каждый из рассмотренных вариантов имеет как преимущества, так и недолики.
Если предметную структуру бухгалтерского аппарата подчинено главным образом обеспечению учетной информации в целом по предприятию, то производственную структуру нацелено на обеспечение контроля за осуществлением технологического процесса, за деятельностью отдельных пидроздилив.
Определяющим для установления структуры учетного аппарата является объем учетных работ. Так, на крупных предприятиях, как правило, применяется первый вариант. Он способствует эффективному использованию аппарата, увеличению оперативности выполнения учетных работ, специализации и повышению профессионального уровня учетных працивникив.
На сравнительно небольших предприятиях с несложной структурой управления может применяться второй вариант. Он способствует приближению учетного аппарата к объекту учета, вследствие чего углубляются и конкретизируются знания конкретных учетных работников о характере и особенностях работы закрепленного подразделения, повышается персональная ответственность за порученное справу.
Однако такая система требует учетных работников более высокой квалификации с одновременным выполнением ими технических учетных работ, поэтому снижается возможность распределения учетных работ между работниками и эффективность использования вычислительной техники.
Довольно тесно со структурой учетного аппарата переплетается и распределение обязанностей между конкретными учетными работниками. Это является важной частью организации учетного процесса на предприятии, которая находится в ведении главного бухгалтера.
Он следит за тем, чтобы все учетные работы были распределены между конкретными исполнителями в зависимости от времени, необходимого для обработки соответствующих данных и обеспечения надлежащей информации.
Для конкретных учетных работников разрабатывается должностная инструкция, которой и определяется круг их служебных обязанностей.
При этом за каждым работником закрепляется ведение соответствующих учетных регистров, составление определенных отчетных форм тощо.
Основным принципом построения бухгалтерского учета являются бухгалтерские документы. Ведь любая запись в учете может осуществляться только на основании надлежаще оформленных и проверенных документов. Поэтому определение и обоснованное использование документов является неотъемлемым элементом рациональной организации всего учетного процесу.
Согласно установленной структурой бухгалтерского аппарата предприятия и распределением обязанностей между отдельными его работниками организуется документооборот, т.е. путь прохождения документа от его составления до сдачи в архив. В графике документооборота указывается назначение документа, кто и когда его составляет, кто подписывает, какие показатели контролирует, когда и кому передает и последующее использование этого документа. График документооборота утверждает главный бухгалтер, который и осуществляет контроль за его дотриманням.
Наличие такого графика и соблюдение его дает возможность ввести надлежащую ритмичность в работу учетного персонала, усилить контрольные функции учета, обеспечить необходимую информацию для составления соответствующей отчетности в установленные строки.
Исходя из конкретных условий деятельности предприятия, объема учетной информации, уровня его механизации и автоматизации, наличия квалифицированных кадров, необходимости и возможностей осуществления оперативного контроля на определенных стадиях производственного процесса главный бухгалтер устанавливает (выбирает) надлежащую форму ведения учета. Эта форма должна обеспечивать максимум информации при минимальных затратах на осуществление учетной процесу.
Конечным этапом организации учета является установление состава и объема оперативной, бухгалтерской и статистической отчетности и сроков ее представления. Это позволяет заранее определить объем и состав информации, необходимой для составления отчетности, а также для установления направлений, по которым следует обобщать данные текущего учета для нужд отчетности и контролю.
Итак, продуманная, обоснованная система мероприятий по построению учета должна гарантировать своевременное, полное информационное обеспечение для принятия управленческих решений и принятия мер по совершенствованию производства и управлиння.
Поэтому организация учета предполагает предварительное изучение всех предпосылок, способствующих его рациональности, то есть таком построении текущего учета, которая обеспечивает, как уже было сказано, необходимую учетную информацию при минимальных затратах на ее создание.
| Глава 11. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА | 11.2. Организационные формы построения бухгалтерского учета |