8.3. Система планирования времени
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:долгосрочные задачи - 3-5 лет (или больше) - планы на несколько лет
среднесрочные задачи - 1-3 года - годовые планы;
текущие цели - 1 неделя - 3 месяца - месячные, декадные плани.
Из плана на несколько лет вперед можно составить годовой план, перенося в него все те задачи, которые были запланированы на рик.
Система планирования времени приведена на рис. 8.1.
Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени нужно обдумать события прошлого периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала можно установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале нужно вычеркнуть, которые перенести, а какие доповнити.
Месячный план. Состоит из задач и целей квартального плана. В случае необходимости в него переносят задачи по плану прошлом месяце. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (затраты времени ведутся по часам).
Рис. 8.1. Система планирования часу
Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что вы определяете еще и так называемое время, свободно плануеться.
Декадный план является более детальным, более точным прогнозом. Исходя из своего месячного плана, необходимо составить на неделю распорядок всех дел и задач в соответствии с их объемом и временем для виконання.
Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели:
на чем нужно сконцентрировать внимание в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?
задача на этой неделе именно существенное и требует наибольших затрат времени?
которые другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?
которую рутинную работу (написание отчетов, докладов, телефонные разговоры, сборы и т.д.) нужно сделать?
к которым нерешенных вопросов следовало бы приступить (возможные задачи)?
что еще нужно, желательно, целесообразно сделать?
какие события могут быть предусмотрены?
Ежедневный план строится на базе декадного плана. В нем отражаются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем в предусмотренных ранее, запланированных, добавляются непередбачени.
Ежедневный план - важнейший ступень в системе планирования времени, конкретная реализация поставленных целей. Планирование - это постепенное движение вперед, расписание общей задачи на части, с тем, чтобы различные действия можно было распределять во времени.
| 8.2. Принципы и правила планирования времени менеджера | 8.4. Составление планов дня с помощью метода "Альпы" |