8.4. Составление планов дня с помощью метода "Альпы"

Как уже отмечалось ранее, планирование - это подготовка к реализации цели. В этом случае говорят также о целевых планах. Человек может совершенно по-другому воспринимать окружающий мир, когда знает, чего она хочет, т.е. если имеет конкретный план расходования часу.
Принципиально важно составлять план дня в письменном вигляди.
Планы дня, которые держат в голове, легко видкладаються.
Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.
План, который фиксируется письменно, имеет психологический эффект самомоты-вации к работе. Ваша деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на соблюдение четкой программы дня.
Если есть четкость относительно того, что нужно сделать в течение дня, то менеджер автоматически пытается рационализировать свою работу и, кроме того, сознательно противодействует "помех" внутреннего или внешнего порядка. В этом случае его не отвлекают телефонные разговоры, он ограничивается только наиболее существенным. Реалистичный план дня должен иметь в себе лишь то, что можно сделать этого дня.
Предложенный в книге ЗайвертаЛ. ("Ваше время - в Ваших руках") метод "Альпы" относительно прост, его легко можно запомнить, поскольку он основывается на мемотехници: начальные буквы символизируют предметные понятия. Метод включает пять стадий:
1. Составление завдань.
Необходимо записать все то, что нужно сделать на следующий день. Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре "план дня":
В - визиты, совещания;
Д - делегирование дел;
К - контроль;
П - в процессе, в деле;
ПВ - поездки, командировки;
ПР - письменная работа, деловые письма, диктовки;
С - секретарь;
Т - телефонные разговоры;
Ч - процесс чтения (отчетов, законов, постановлений, газет тошо).
Составлен таким образом список задач может иметь вид:
ПК - продавец "БМВ" (автомашины, которые были в пользовании)
В - господин Кирилюк (программа ЭВМ);
В - господин Озерский (экспертная оценка);
П - проект изучения рынка;
Т - господин Тимохин (статистика сбыта продукции)
ПР - господин Сокол (письмо);
Ч - специальный журнал для менеджеров;
Т - господин Олийнык (отсутствие персонала).
Затем вы сможете составить список задач в такой способ, чтобы: в первом приближении распределять их по приоритетности, на затяжные и короткие, недолговечны; перепроверять задания, связанные с личными контактами, на предмет возможности выполнения их более рациональным способом (по телефону) .
Реалистичный план должен быть всегда ограничен тем, что менеджер в состоянии фактически зробити.
2. Оценка длительности акций.
Поставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, суммируйте и определите примерно общий час.
Вы сможете отрицать, что удлиненность отдельных дел невозможно оценить достаточно точно Это правда, однако после накопления опыта Вы сможете положить его в основу планирования своего часу.
Следует иметь в виду, что работа зачастую требует столько времени, сколько его есть в Вашем распоряжении. Так что, устанавливая для отдельных дел конкретный промежуток времени, Вы побуждаете себя вкладываться именно в этот промежуток часу.
Человек работает значительно сосредоточеннее и более последовательно избавляется от препятствий, если под определенную задачу в нее отведено соответствующий час.
Попробуйте в течение 10 дней составлять письменные планы, и Вы станете чувствовать себя при этом все вильнише.
3. Резервирование времени про запас.
При составлении плана следует придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено 60% Вашего времени и приблизительно 40% должно быть оставлено в качестве резервного время для неочикува-ных справ.
Если исходить из 10-часового рабочего дня, то это значит, что в Ваших интересах охватить планом не более 6 часов. Однако Вашей целью должен быть восьмичасовой рабочий день, при этом запланированное время должен быть примерно 5 годин.
Если запланировано более 60% своего времени, то следует доказать составлен список задач с указанными параметрами, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен на следующий день, или вычеркнут, или сделан за счет надурочних.
4. Принятие решений по приоритетам, сокращения и передоручення.
Цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня до 5-6 го
дин.
Установить одноразовые, однозначные приоритеты для своих дел, например, с помощью анализа уточните в соответствии с ними задачи. Затем необходимо перепроверить скалькульовану Вами потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого; старайтесь при этом оставаться на почве реальности.
Каждую акцию следует рассматривать с точки зрения возможности ее передоверия и рационализации.
5. Контроль и перенос незробленого.
Как показывает опыт, не все задачи удается выполнить и не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одну и ту же дело переносить многократно, то она становится для Вас бременем, и тогда существуют две возможности:
Вы наконец решительно за нее беретесь и доводите до конца;
Вы отказываетесь от этого дела, поскольку иногда проблема решается сама по соби.
Бывает, что для планов в обычных календарях месяца не хватает, поэтому рекомендуется работать со специальным дневником времени, будет рассмотрен дали.
Рационализация использования времени с помощью бюрографии. Можно еще больше рационализировать составление плана, если рядом с буквенными сокращениями для обозначения важных элементов использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например
срочно! важно? выяснить приоритет категории А
задачи виконано
• задание выполнено особенно хорошо 0 перенесения на более поздний час
X невыполненное справа.
Что дает метод «Альпы»? Ежедневные затраты сначала 20, потом 10, а потом только 5 минут по методу "Альпы" принесут Вам лучший выигрыш во времени. Вот 20 преимуществ метода "Альпы":
Краш настрой на рабочий день, который будет;
планирование следующего дня;
четкое представление о задачах дня;
упорядочения рабочего дня;
преодоления забывчивости;
концентрация на существенном;
уменьшение объема "бумажной работы";
достижения целей дня;
выделение более важных и менее важных дел;
принятие решений об установлении приоритетов и передоверия;
рационализация путем группирования задач;
сокращения помех и нежелательных перерывов;
самодисциплина при выполнении заданий;
уменьшение стрессов и нервного возбуждения;
спокойное восприятие непредвиденных событий;
улучшение самоконтроля
ощущение успеха конце рабочего дня;
повышение удовлетворенности и мотивации;
рост личных результатов;
выигрыш во времени за счет методической организации времени. При успешном использовании техники планирования времени и методов научной организации труда Вы сможете ежедневно экономить от 10 до 20% Вашего времени: старайтесь каждый день выиграть час - "золотое время".
8.3. Система планирования времени 8.5. Менеджмент с помощью дневника времени