10.1. Организационные принципы распорядка дня
Часто менеджерам приходится выполнять большое количество разных задач и работа постоянно "душит" их. Но благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда (НОТ) менеджеры могут лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно находить резерв времени и освободиться для действительно руководящих функций.Часто менеджеры предпочитают:
правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;
решать проблемы вместо того, чтобы создавать творческие альтернативы
сохранять средства вместо того, чтоб оптимизировать использование средств;
выполнять долг вместо того, чтобы добиваться результатов;
- Снижать расходы вместо того, чтобы повышать прибуток.
Почти каждый день возникает одна и та же проблема.
Утром перед Вами стоит большое количество дел, возможно даже благоустроенных в конкретном списке. Потом приходит первая почта и Вы вскоре вступаете в конфронтацию с различными проблемами, которые Вам предстоит решить в личном контакте, по телефону или письменно. И так весь день. Вечером Вы покидаете работу с чувством, что сделали массу дел, однако не можете определить, какого же результат достигнут. Так проходит много типичных рабочих днив.
Так быть не должно. Опыт говорит о том, что хотя и нельзя полностью исключить различные перерывы в работе и отвлечения, однако некоторые виды "препятствий" можно передбачити.
Вы избежите целого ряда ненужных действий, если приведете в определенный порядок задачи дня и по-другому организуете свою роботу.
Организация Вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".
Важно, чтобы каждый менеджер нашел свой личный стиль. Для него этот стиль - лучший. Л. Зайверт поводу 25 организационных принципов во временном аспекте можно, которые разделяет на три группы [40J:
начало дня (1) - (8);
основная часть дня (9) - (20);
конец дня (21) - (25). Правила начала дня
1. Начинать день с позитивным настроем
Старайтесь для каждого дня находить какой-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым Вы приступаете к тем задачам, которые Вам предстоит выполнить, имеет важное значение для успехов и неудач. Ежедневно задавайте себе три вопроса:
Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радостей?
Как этот день может приблизить меня к моим целям?
- Что я могу сегодня сделать как компенсацию до сидящего роботи
для своего здоровья? (Потренироваться, расслабиться и т.п.).
Продумайте также следующие моменты:
С кем я сегодня встречусь?
Кого я мог бы порадовать, кому принести пользу?
Какие трудности и проблемы может мне подготовить этот день? Как их преодолеть положительным образом?
Утром находите всегда для себя несколько минут заниматься "стандартной утренней программе".
2. Хорошо позавтракайте и отправляйтесь не спеша на роботу
Не выспавшись, нехотя, без нормального завтрака, как можно скорее на работу - такое начало может легко испортить Ваш день. Позволяйте себе хороший завтрак (это заряд энергии на целый день!) И отправляйтесь, по возможности, не спеша на работу. Не нужно говорить, что для этого нет времени. Это вопрос установления приоритетов (рано вставать-рано ложиться спать).
3. Начинайте свою работу, по возможности, в одно и то же час
Человек - пленница своих привычек. Поэтому для многих очень важно в
точно определенное время быть на работе. Вы сможете таким образом поддерживать сами себя "в кондиции" и приступать к работе в одно и то же время дня.
4. Перепроверки плана дня
Пересмотрите свой составленный накануне план, оценив степень важности и срочности зафиксированных задач и целей дня, внесите необходимые корективи.
Сформулируйте реалистичный план на весь день!
5. В начале - ключевые завдання
Менеджеры, которые имеют успех, читают свою корреспонденцию, не в первую очередь, а лишь тогда, когда выполнен целый ряд важных дел. Во входной дневной почте редко речь идет о делах, которые должны быть выполнены терминово.
Поэтому начинайте из важнейших задач дня перед чтением газет, корреспонденции и, по возможности, до начала рабочего дня Ваших коллег и подчиненных!
6. Приступать без "раскачки"
Откажитесь от такого утреннего ритуала, как многоразовые приветствия, обсуждение последних новостей или вчерашней телевизионной программы. Перенесите эти социальные контакты на менее напряженное время, после обеда. Тем самым Вы выигрываете время для дальнейших отвлечений и непредвиденных справ.
7. Согласовывать план дня с секретарем
'' Добрый секретарь удваивает эффективность своего шефа. Плохой секретарь уменьшает ее наполовину "(Томас Конеллан).
Ваш секретарь является Вашим важным партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для Вашей деятельности. Ему нужно посвятить первое время Вашего рабочего дня, даже если это несколько минут. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и цели дня. Тогда он будет эффективно работать и уменьшит наличие ненужных для Вас перешкод.
8. Утром заниматься сложными и важными справами
Когда Вы выполните основную задачу дня, переходите к следующим по важности задач. Ведь потом Вы будете настолько заняты текущими делами и разного рода отвлечением, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важным вопросом. Начало из самых сложных и важных задач позволит выполнить важнейшие справи.
Правила, касающиеся хода дня
9. Хорошая подготовка к роботи
Необходимость и преимущества достаточной запуска (ПР) на производстве не вызывает сомнения. С помощью хорошей подготовки к работе можно найти дополнительные существенные резервы рационализации и сэкономить общее время за счет сокращения времени на выполнение. Сокращайте свой собственный рабочее время за счет подготовки к работе и планування.
10. Влиять на фиксацию строкив
Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обсуждая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать к своим интересам и "выторговывать" альтернативные варианты. Что касается регулярных встреч (ежедневных или еженедельных), то обращайте внимание прежде всего на то, чтобы был избран удобное для Вас время их проведення.
11. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию
Активные и коммуникабельные руководители склонны заниматься новыми и новыми делами, проблемами, идеями и вызывают тем самым соответствующую реакцию на свои действия, а вместе с этим негативные последствия для временного розпорядку.
Перепровиряйте все свои акции (согласование сроков, визиты, телефонные разговоры, письма и т.д.) с точки зрения их необходимости и безопасности обратной реакции.
12. Отклоняйте неотложные проблемы, возникающие додатково
На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают какие-нибудь неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации.
Помните всегда о том, что отвлечение на срочные обстоятельства приводят к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и дополнительных затрат времени и средств. Старайтесь, по возможности, отклонять дополнительные срочные дела. Проверяйте дела по следующим критериям:
с какими затратами Вы должны будете считаться, если отложите то или иное дело или вообще ничего не сделаете?
необходима Ваше личное участие?
нельзя ли решить проблему другим путем, поручив ее другому лицу?
13. Избегайте незапланированных импульсивных дий
Если Вы во время работы захотели сделать что-нибудь другое (позвонить кому-либо), обдумайте хорошо, нужно это отвлечение для вашей текущей работы, имеет ли оно значение. Как правило, импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритети.
Но часто бывает, что при выполнении заданий Вы натолкнулись на интересную идею или важную информацию. В этом случае делайте короткий запись и обрабатывайте его позже, в более удобное час.
14. Своевременно делайте паузы, следуйте размеренной темпу
Рассматривайте паузы не как потерю времени, а как подзарядку энергией во час
отдыха:
- Предусматривайте регулярные, но короткие паузи.Module . При расслаблении старайтесь двигаться, поставляя, по возможности, организм киснем.
При удлиненных пауз повышайте свою работоспособность в пределах Вашей дневной тренировочной програми.
- Делайте перерывы и при проведении собрания.
Соответствующие медицинские обследования показали, что лучше всего делать перерыв после одного часа работы. Пауза должна длиться не более 10-ти минут. Именно в течение 10-ти минут наступает оптимальный эффект, а затем имеет место тенденция к его снижению. Итак, паузы нужно прерывать через 10 минут и делать их частише.Module . На японских предприятиях успешно практикуется система коротких перерывов с групповой производственной гимнастикою.
Всегда должен быть размеренный рабочий ритм.
15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями
результате телефонных звонков, сообщений, неподготовленного проведения совещаний и чтения корреспонденции теряется масса времени. расправляйтесь с рутинной работой и, так называемым, мелочью, объединяя однородные задачи в рабочие блоки.
Данный метод имеет то преимущество, что Вы только один раз проводите соответствующую подготовку, а затем в течение определенного времени заниматься однородной деятельностью. Благодаря концентрированности и непрерывности процесса Вы экономите время. Шесть блоков по 10 мин. на диктовка писем, телефонные звонки, короткие сборы занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 хв.
Собирайте также в один блок весь тот материал для чтения , который Вам нужно только переглянути.
Рабочий блок не должен быть слишком длинным (от 30 до 60 мин.), ибо в противном случае телефон будет долго зайнятий.
Даже если выигрываются отдельные минуты, за день они составляют полчаса времени или час !
16. Рационально завершать розпочате
Отвлечение от основной задачи "стоит" немало времени, ведь до возвращения к нему Вам приходится вновь повторять уже сделанное. Вследствие нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются возможности для творчества и решения проблем.
Избегайте "прыжков в работе "и всегда старайтесь начатое доводити
К КИНЦЯ.
Предусматривайте для своей работы достаточно времени, в паузах или в последние минуты перед тем, как встать из-за стола, намечайте задача, можете успеть завершить за оставшееся.
Если прервать работу необходимо, кратко запишите идеи, которые Вы не успели проработать до конца, предложения по их решению и все остальное, что Поможет Вам как можно скорее возобновить неоконченную справу.
17. Используйте временные промижки
Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени , которые идут на линии. Используйте также последние минуты перед обеденным перерывом, или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной дияльности.
Ставьте перед собой "временное" вопрос Лакейна: "Как я могу использовать эти минуты с наибольшей пользой?"
18. Работать антициклично
Выполняйте важные задачи, по возможности, утром. С ними выгодно рассчитаться еще до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет своего апогея. Учитывайте в своем распорядке дня спокойны и "беспокойные" периоды .
Чем больше Вы будете обращать внимание на рабочие привычки Ваших коллег и деловых партнеров, тем меньше опасность принятия спонтанных решений и тем меньше Вас будут отрывать от роботи.
Поэтому работайте антициклической, есть:
- в течение более спокойного дообиднього периода старайтесь
решить важнейшие из запланированных задач;
"беспокойный" период используйте для выполнения менее важных дел, т.е. как запланировано "про запас" (40% времени)
не беритесь утром сразу за просмотр почты, отложите это на потом; Module . старайтесь приходить утром раньше и раньше идти ввечери.
19. выкраивают спокойный час
Для выполнения важных дел нужна спокойная обстановка - это азбучная истина. Но как внедрить ее в жизнь? Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервирование одного спокойного или закрытого времени работы вам никто не сможет помешать. Таким образом, Вы определите время, возможно, самый важный для Вас.
Время для себя (1 час.)!
Занесите это время в свой план дня, так как Вы отводите время на сборы или визиты посетителей. Используйте это время для важных (но не срочных дел), которые носят долговременный характер, для повышения уровня квалификации, или для других задач, которые часто тонут в суете дня.
оградит себя на это время от внешнего мира - лучше с помощью секретаря или просто закройте дверь, предупредив, что вас нет на мисци.
20. Контролировать время и плани
Во время собрания и при других видах деятельности нередко сначала тратится время, а в последние 20% времени обсуждают 80% вопросов, подлежащих рассмотрению .
Перепровиряйте свои планы дня с точки зрения выполняемых задач, установления новых приоритетов. Проверка необходима для приспособления к новым условиям, которые возникают на дня.
Правила завершения рабочего дня
21. Завершайте нароблене
Все начатые небольшие дела, такие как просмотр корреспонденции, диктовка писем и памятных записок, старайтесь закончить в течение одного дня. Всякая отсрочка их выполнения может привести к дополнительным затратам труда, когда Вы снова заниматься незавершенными делами и будете ликвидировать завалы, утворилися.
22. Контроль за результатами и самоконтрольModule . Сравнив объем работы, который намечен в Вашем распорядке дня с реально выполненным, учета поставленных целей и отклонения от них, является важной составляющей организации труда как самостоятельной функции самоменеджменту.
23. План на следующий день
План на следующий день составляйте еще накануне вечером !
24. Домой - с хорошим настроем
Радуйтесь заслуженном отдыхе после трудового дня! Наслаждайтесь дороге домой. Старайтесь понемногу, но регулярно заниматься спортом. 10 минут движения на свежем воздухе ежедневно - этого достаточно, по мнению медиков, чтобы как-то поддерживать физическую форму .
25. Каждый день должен иметь свою кульминацию
Каждый прожитый день, по возможности, надо делать в целом днем, удался.
| Глава 10. ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДОВОГО ПРОЦЕССА И РЕАЛИЗАЦИЯ ТРУДОВОЙ АКТИВНОСТИ МЕНЕДЖЕРА | 10.2. Естественный дневной ритм ( график работоспособности ) |