12.5. Характеристики эффективного контроля
Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен иметь некоторые важные характеристики.1. Стратегическая направленность контролю.
Чтобы контроль был эффективным, он должен иметь стратегический характер, то есть отражать приоритеты организации и поддерживать их. Когда высшее руководство считает, что некоторые виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже если эта деятельность трудно подлежит вимиру.
2. Ориентация на результати.
Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Контроль можно назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает желаемой цели и в состоянии сформировать новые задачи, которые обеспечат ее выживание в майбутньому.
3. Соответствие справи.
Контроль будет эффективным тогда, когда отвечать вида деятельности, которая контролируется. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важливо.
4. Своевременность контролю.
Чтобы контроль был эффективным, он должен быть и своевременным. Своевременность контроля заключается не в том, чтобы часто и быстро его осуществлять. Нужен определенный интервал между проведением измерений и оценок, которые отвечают явлению, контролюеться.
5. Гибкость контролю.
Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к изменениям, видбуваються.
6. Простота контролю.
Наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех задач, которым он подчинен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ии.
7. Экономичность контролю.
Очень редко пытаются достичь с помощью контроля полного совершенства в работе организации. Никогда не следует забывать, что все затраты организации должны приводить к увеличению ее доходов и преимуществ. Затраты средств должны приближать организацию к мети.
Рекомендации науки о поведении при проведении эффективного контролю
Ньюмен сформулировал несколько рекомендаций для менеджеров, которые хотели бы избежать негативного влияния контроля на поведение сотрудников и таким образом повысить его эффективность. Это следующее:
/. Устанавливайте обдуманные стандарты, которые воспринимаются спивробитниками.
Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно видображаютььихню работу. Кроме того, они должны понимать, чем и как они помогают своей организации в достижении ее интегральных задач. Если же сотрудники видят, что установленные стандарты контроля неполные и необъективные, то они могут игнорировать их и сознательно нарушать. С другой стороны, они будут чувствовать усталость и розчарування.
2. Устанавливайте двустороннее спилкування.
Если у подчиненного возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсуждать, не боясь, что руководство на это обидится. Каждый руководитель, осуществляющий контроль в организации, - от президента до бригадира, - должен открыто обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых результатов будут применяться в качестве стандартов в каждой области контроля. Подобное общение должно увеличить вероятность того, что работники точно понимают истинную цель контроля и помогут установить скрытые упущения в системе контроля, невидимые для ее создателей из высшего руководства фирми.
3. Избегайте чрезмерного контролю.
Руководство не должно перегружать своих подчиненных багаточы-сельнимы формами контроля, потому что это поглощает все их внимание и приводит к полному беспорядку и краху.
4. Устанавливайте жесткие, но достижимые стандарти.
При разработке мер контроля важно принять во внимание мотивацию. Четкий и понятный стандарт часто создает мотивацию уже тем, что точно
говорит работникам, чего ждет от них организация. Однако, согласно мотивационной теории ожидания, можно побудить людей на работу для достижения только тех задач, которые они считают реальними.
Таким образом, если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Аналогично, если стандарт установлен на достаточно низком уровне, что достичь его совсем нетрудно, это обстоятельство может сделать демотивирующее влияние на людей с высоким уровнем потребностей в достижении высоких результатив.
5. Вознаграждайте за достижения стандарту.
Если руководство организации хочет мобилизовать сотрудников на полную самоотдачу в интересах организации, оно должно справедливо награждать их за достижение установленных стандартов результативности.
Согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если сотрудники не чувствуют такой связи, или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может снизиться.
| 12.4. Поведенческие аспекты контроля | 12.6. Контроль и измерение результатов работы персонала |