12.6. Контроль и измерение результатов работы персонала

Контролируя и измеряя результаты работы персонала, руководителю необходимо поставить перед собой основную цель: всячески помогать работникам в исполнении установленного графика и выяснить, не нужны ли им дополнительные финансовые ресурсы и поддержка. Немного сотрудников готовы признаться, что им необходима помощь в решении поставленных задач, что бы ни было тому причиной. Поэтому чрезвычайно важно, чтобы именно руководители проводили систематические проверки достигнутых сотрудниками результатов и регулярно предоставляли им сведения о том, как они працюють.
Если руководитель не будет, постоянно контролировать ситуацию, то вряд ли достигнет ожидаемых результатов. Ему необходимо разработать систему контроля за достигнутыми результатами и убедиться в том, что задачи решаются правильно.
Метод контроля и измерения деятельности труда Ваших сотрудников в решении поставленных задач зависит от сути этих задач. Вести контроль и измерение результатов одних задач можно, например, в единицах времени (дни, недели, месяцы), вторым - количество единиц продукции (штуки, комплекты), а третьих - в определенных документах, в которых подводятся итоги работы (это могут быть отчеты или договоры на поставку).
Наприклад.
Задачи. Подготовить и сдать до конца второго квартала текущего года отчет о состоянии дел в фирми.
Единица измерения результата: время - конкретная дата (например, С июня), к которой отчет должен быть готовим.
Задача, повысить на 20% прибыли, полученной от реализации проекта в 2002 финансовом роци.
Единица измерения результата: процентное увеличение - общий процент увеличения прибыли за период с 31 января по 31 декабря 2002 року.
Секрет силы воздействия контроля и измерения результатов работы заключается в наличии положительной обратной связи. Когда руководитель использует положительная обратная связь (сообщает об увеличении выпуска продукции, повышение количества продаж и т.п.), он стимулирует те результаты, которых достиг персонал в процессе выполнения задания. И наоборот, когда руководитель использует отрицательную обратную связь (сообщает о допущенных ошибках, количество потраченных дней и т.п.), он лишь показывает нежелательную для него поведение его сотрудников. Именно этим отличаются между собой положительный и отрицательный обратные связи.
Следует помнить следующие правила:
Не считать количество бракованных катриджив.
Подсчитывать количество правильно собранных катриджив.
Не считать количество дней с запизненнями.
Подсчитывать количество дней без запизнень.
Не считать количество отмененных операций.
Подсчитывать количество выполненных операций.
Бесспорно, лучший способ достичь цели поставленной задачи - превратить стремление к лучшим результатам деятельности сотрудников в часть их повседневной жизни. Для этого необходимо объявлять данные о результатах деятельности каждого работника, сделав их доступными для всих.
Как же разработать систему обратной связи по текущим результатам работы? Здесь целесообразно принять за основу уже существующую систему МАРС. МАРС - это аббревиатура четырех основных составляющих данной системы - маяки, активность, размеренность и своечаснисть.
Маяки - это контрольные точки, события или отметки, сообщают руководителю и его работникам, насколько далеко он продвинулся на пути решения совместно поставленной завдання.
Например, руководителем поставлена задача закончить подготовку проекта финансового плана предприятия за три месяца. Третий маяк, поставленный руководителем на пути решения задачи, - это требование представить проекты планов подразделений их руководителями не позднее 1 червня.
Активность предполагает индивидуальную деятельность работников, которая направлена на движение от одного установленного для задания маяка к другому. После того, как достигнуто второго маяка, для достижения третьей контрольной точки в подготовке проекта бюджета работники должны начать и завершить несколько различных действий. Для примера эти действия будут выглядеть так:
Проанализировать отчеты расходов средств за прошлый год и определить статьи, которые переходят на текущий год, если такие е.
Проанализировать отчеты расходов средств за текущий год и определить плановые расходы до конца року.
Познакомьтесь с персоналом подразделений для определения расходов, предусмотренных на обучение, командировки, а также капиталовложения в основное оборудование на следующий рик.
• Проанализировать возможность расширения штатов приостановлении по
ставок и повышение цен для определения размеров непредвиденных платежив.
• Сделать таблицу с проектом плана на основе данных,
полученных ранише.
Распечатать проект плана и выполнить повторную проверку результатов вручную, а при необходимости внести в него виправлення.
Представить проект плана керивнику.
Каждое такое действие продвигает Ваших сотрудников вперед на пути достижения третьего маяка (окончание проекта финансивого плана предприятия до 1 июня).
Размеренность определяет, как установленные маяки и как реальные действия соотносятся между собой. Она указывает на правильную последовательность принятых Вами шагов, которые приведут к успешному и эффективному решению поставленных завдань.
Своевременность - это определение нужного Вам времени для преодоления пути от одного маяка к другому (установив тем самым контрольные точки), а также на полное решение всего задания. Для этого следует подготовить график, который предсказал бы сроки выполнения каждого отдельного действия в плане решения завдання.
Применение каждой из характеристик (маяков, активности, размеренности, своевременности) позволяет ставить задачи, которые может контролировать руководитель и результаты выполнения которых можно измерять. Если же руководитель не может контролировать процесс решения задачи, то велика вероятность того, который його.не решат, а руководитель будет не в состоянии это визначити.
Одним из самых простых и наиболее распространенных приемов, которые используются для иллюстрации и контроля процесса выполнения задач, являются линейные диаграммы, или как их называют, диаграммы Гантта. Руководителю достаточно лишь взглянуть на них, чтобы понять, на какой точно стадии находится выполнение проекта на любую дату, а также иметь возможность сравнить реальное положение дел с планом

Линейные диаграммы имеют три основных элемента:
Ось времени. Она показывает шкалу, на которой оценивается достигнутый результат. На ней располагают любые необходимые единицы измерения: дни, недели, месяцы или другие. Время откладывается по горизонтальной оси X.
Этапа. Они показывают отдельные действия, которые должны быть выполнены Вашими работниками, продвигаясь от одной контрольной точки к другой. В линейных диаграммах каждый этап отмечается в хронологическом порядке по вертикали с левой стороны диаграммы, т.е. по оси Y.
Линии. Линии - это отрезки прямых, которые Вы рисуете на диаграмме, обозначая промежутки времени, за которые, согласно плану, необходимо выполнить определенные этапы. Короткие отрезки означают короткие интервалы, длинные отрезки-долгие интервалы времени. Важнейшим в линейной диаграмме является то, что после завершения какого-то этапа можно закрасить соответствующий отрезок и быстро получить наглядную информацию о завершенных или незавершенных етапи.
В нашем примере - этапы подготовки проекта финансового плана. Третья контрольная точка: согласование проекта плана.
12.5. Характеристики эффективного контроля Глава 13. ОСНОВЫ ДЕЛЕГИРОВАНИЕ