А.6.1.7. Хранения бухгалтерских документов
В каждой бухгалтерии документы с момента их написания или получение от других предприятий или организаций до полного использования и передачи в архив проходят обработку, передаются с одного рабочего места на другое, то есть проходят определенный путь. На отдельных рабочих местах бухгалтерские документы задерживаются иногда на несколько дней. Такое положение требует организации контроля за хранением документив.Для обеспечения своевременного и правильного учета хозяйственных фактов надо сформировать систему написания и обработки документов, которая бы способствовала максимальному ускорению их движения в течение всей обработки. Этого можно достичь с помощью документооборота и четкой организации текущего и постоянного архивив.
Документооборотом называется установленный порядок и срок движения документов в процессе их использования по методу бухгалтерского учета от момента написания или получение от других предприятий до передачи в архив.
Документы, на основании которых делают записи в учетных регистрах, называются использованными. их хранят в текущем архиве не более одного года, после чего передают по акту на постоянное хранение в архив предприятия, организации или установи.
В течение месяца документы, которые обрабатываются, хранят в отдельных папках или других средствах диловодства.
В конце каждого месяца документы текущего месяца формируют в отдельные папки по признакам архивного делопроизводства, т.е. архивного номенклатуры. На обложке указываются название дела, ее умер, год, месяц, шифр синтетического счета и количество документов. Документы подбирают по определенным признакам группировки (приходные, расходные, авансовые отчеты, нумерации, последовательности осуществления хозяйственных операций и другим признакам).
Все принятые для хранения дела регистрируют в архивной книге, которая ориентировочно может иметь такую форму (А.6.1).
Документы, переданные из текущего архива к постоянному, сохраняют за такими принципами: по годам и месяцам; в пределах года и месяцев в зависимости от характера и содержания по следующим признакам: в хронологическом, предметном и корреспондентском порядку.
Срок хранения документов в постоянном архиве предприятия для каждого вида документов устанавливает Главное архивное управлиння.
По истечении срока хранения документы уничтожают, о чем составляют акт. Процесс уничтожения осуществляют путем передачи организациям вторичного сырья, оформляют накладной.
| А. 6.1.6. формы документов | А. 6.1.8. Инвентаризация как вид первичного наблюдения , прием бухгалтерского учета и формирования доказательства |