26.3. Организация рабочего места в аппарате управления
В настоящее время организация и оборудование рабочих мест работников аппарата управления, создание соответствующих условий для их труда приобретают все большее значение. С каждым годом увеличивается объем обрабатываемой информации, все больше применяются средства механизации и автоматизации работ, техника становится более сложная, возникают новые профессии и т.п.. Все это требует определенной организации рабочих мест, их планирования, оборудования, создание оптимальных условий для праци.Выделение и планирование рабочего места Рабочим местом менеджера есть отдельный кабинет или часть общего помещения, где осуществляется его трудовая деятельность и имеются необходимые средства труда в соответствии с содержанием работ, виконуються.
Если менеджер на своем рабочем месте принимает посетителей и своих работников из служебных и личных вопросов, получает и передает конфиденциальную информацию, проводит совещания и беседы, то он должен, как правило, занимать отдельное помещение (кабинет или офис). Под кабинет рекомендуются комнаты прямоугольной формы с соотношением сторон от 1:1 до 1:1,5 (не более 1:2), с естественным освещением. Минимальная высота комнаты - 3,25 м, а минимальная ширина - 2,5 м [75, с 131-132]. Площадь кабинета определяется функциями менеджера, его положением и может колебаться в пределах от 12 до 40 м.
Однако эти общие нормы площади рабочих мест служащих могут служить лишь ориентиром при организации и планировании рабочих мест, потому что они не учитывают всего разнообразия условий труда различных профессий, служащие. Поэтому гораздо удобнее использовать для определения необходимой площади рабочего места в каждом конкретном случае суммарный метод расчета, в котором отдельно учитывается площадь каждой из перечисленных выше трех частей рабочего места:
где Пзаг-вся площадь рабочего места; П-площадь, необходимая для работы и передвижения сотрудника; По - площадь, занимаемая оборудования; Ппр - площадь проходив.
При таком методе подсчета можно учесть также необходимую площадь для посетителей, а в некоторых случаях для оборудования, используемого коллективно. При использовании суммарного способа расчет ведется в соответствии с нормативами на отдельные элементы рабочего мисця.
Площадь, занимаемая мебель и оборудование, рассчитать просто: каждый из предметов оборудования имеет определенные габариты. Однако габариты эти устанавливаются не произвольно, они подчинены требованиям эргономики, и прежде антропометрии. Человек, сидя за рабочим столом, кульманом или пультом управления может охватить лишь определенный рабочее пространство, ограниченное расстоянием его витягнугих рук. Это пространство называют максимальной рабочей сферой досягаемости, и составляет оно 65-70 см в длину (при вытянутых вперед руках) и 150-160 см в ширину (при разведенных в стороны руках). Исходя из этих измерений, конструируются в настоящее время стандартные письменные столы для большинства служащих - 750 х 1500 мм. Столы с большей поверхностью (до 1000 х 2000 мм) предназначены для руководителей, которые проводят совещания с одним - тремя посетителями, располагающиеся по этому же столом.
Если рабочую сферу менеджера нужно е увеличить, это достигается за счет поворота его на вращающемся стуле вправо или влево. Согласно такой возможности конструируются полукруглые пульты ЭВМ, диспетчерские пульти.
Рабочее место может находиться и в общем помещении. Но тогда оно должно иметь большую площадь, чем у подчиненных, и располагаться отдельно от них. Для частичной зрительной и звуковой изоляции можно использовать шкафы, сборно-разборные экраны, боксу разделительные перегородки, декоративные растения, передвижные перегородки, собираемые из стандартных элементов легкой конструкции, и другие подручные средства. В ряде случаев рабочее место размещают на возвышении, чтобы менеджеру были видны рабочие места исполнителей. Если в одном кабинете расположено два рабочих места, то между ними должен быть проход шириной не менее 100 см.
Кабинет менеджера рекомендуется разделять на три функциональные зоны: рабочую, совещаний и отдыха. Каждой из них должна соответствовать обстановка. В набор мебели рабочей зоны входят: двухтумбовый стол, подъемно-поворотное кресло, шкаф для книг или кабинетная стенка, стол-приставка, бокс для документов, технические средства, используемые в процессе работы. Желательно, чтобы: стол располагался перпендикулярно к окну; свет из окна падал слева; письменный стол и кресло были удалены от источника тепла входные двери находились в поле зрения. Мебель и технические средства нужно располагать так, чтобы можно было, не вставая, получить больше предметив.
Зона совещаний в зависимости от площади кабинета и обычной численности участников сообщается с рабочей или создается как самостоятельная. В первом случае стол для совещаний устанавливается перпендикулярно к рабочему столу, а на каждой его боковой стороны устанавливают не более четырех стульев. Во втором случае в зоне совещаний размешают стол для совещаний, стулья для участников, кресло для головуючого.
Зону отдыха рекомендуется располагать в части кабинета, противоположной рабочей зоне. ее оборудуют креслами для отдыха, журнальным столиком, телевизором, локальным освитленням.
Мебель и все оборудование кабинета могут быть различной конструкции, размеров, формы и цвета. Но они должны соответствовать санитарным нормам, размещаться с учетом взаимосвязей с подчиненными, последовательности работ, выполняемых быть подобранными со вкусом, обеспечивать комфортные условия труда, исключать потери времени, связанные с нерациональным перемищенням.
Элементы обстановки кабинета должны соответствовать антропометрическим данным менеджера и сотрудников. Оптимальной высотой рабочей поверхности стола считается: при росте до 160 см - 70 см, от 161 до 170 - 72, от 171 до 180 - 75, свыше 180 - 78 см. Оптимальная высота сидения у стульев и кресел составляет: при росте 161 - 170 см-45 см, 170 - 180 - 47, свыше 180-49см
[97, с. 193 - 194]. Кресло менеджера должно иметь подъемно-поворотный механизм, полутвердую спинку и перила. Поверхность мебели должна быть твердой и гладкой. Материал покрытия не должен давать видблискив.
В настоящее время научно-исследовательские и проектные организации разработали типовые проекты организации рабочих мест менеджеров и других категорий специалистов. Проекты состоят обычно по следующим разделам: введение, содержание труда и информационные связи, расположение рабочего места, его оснащения и планировки, информационное обслуживание рабочего места; материально-хозяйственное обслуживание, условия труда и эстетическое оформление; экономическая эффективность от внедрения проекта. Типовой проект привязывается к конкретному месту с учетом возможностей предприятия и особенностей работы менеджера.
Оборудование рабочего мисця
Рабочие места менеджеров могут быть оснащены средствами административного связи и сигнализации, составления, копирования, хранения и поиска текстовых документов, выполнения чертежных работ и отображения аудиовизуальной информации, вычислительной техники, другими техническими средствами и устройствами, настольной оргтехникой и канцелярскими пристосуваннями.
Важнейшим элементом оборудования рабочего места есть средства административного связи и сигнализации. К ним относятся телефонная аппаратура, визуальные и акустические средства поиска и вызова. Современное телефонное оборудование, кроме традиционного телефонного аппарата, может содержать ряд специальных приспособлений - автоответчик, телефонный усилитель, концентраторы, автонабирач номера и ин.
Телефонная техника для менеджеров постоянно совершенствуется. Рабочие места менеджеров могут оборудоваться коммутаторами оперативного (директорского) связи. Все шире применяются радиотелефоны. Для связи руководителей с секретарями и отдельными работниками используются громкоговорящие телефонные устройства. Срочный вызов менеджеров или подчиненных можно осуществлять с помощью беспроводных поисково-вызывных систем сигнализации.
В кабинетах секретарей менеджеров высшего уровня может быть установлена аппаратура факсимильной связи. Она обеспечивает полную автоматизацию процессов приема и передачи информации и действует круглосуточно, есть и при отсутствии абонента. С ее помощью (используя специальное устройство, кодирующего - МОДЕМ) можно передавать любую документальную информацию (схемы, графики, фотографии и др..) С высокой надежностью и оперативностью. Машинописный текст на листе стандартного формата А4 (297 х 210 мм) передается по факсу в течение 10 - 180 с [97, с. 201].
К средствам составления и копирования текстовых документов относятся компьютер, диктофон, машины и автоматы, что пишут. На печатных машинах и автоматах менеджеры, как правило, непосредственно не работают, но бывают исключения. Наиболее перспективным средством составления и копирования текстовых документов считается персональная ЭВМ (ПЭВМ).
Диктофон является разновидностью магнитофона, предназначенного для записи устной речи и его последующего воспроизведения для использования в дальнейшем. Его применяют:
для подготовки писем, распоряжений, приказов, докладов, справок, докладных и объяснительных записок;
записи заметок, напоминаний, резолюций, указаний, запросов в процессе оперативной деятельности менеджера;
фиксации предложений, мыслей и мнений с целью запоминания и последующего перепечатки и использования;
записи хода совещаний, сбор, текста выступлений, докладов, принятых решений и т.п.. Использование диктофонов приводит к значительной экономии времени - до 20%, повышение производительности труда машинистки на 25-45%, увеличение объема выполняемых работ, на 40-50% по сравнению с объемами при ручном записи [97, с 195 - 196].
Как средства хранения и поиска документов, находящихся в кабинете менеджера, могут использоваться: оборудование для картотек (адресных, контрольных и других справочных - вертикальных, плоских, подвесных, поворотных, настольных, передвижных), боксы для документов, папки-реги-регистраторов и др.. Для выполнения технических операций по обработке документов применяют приспособление для скрепления и склеивания, ручные и электрические зшивачи.
В кабинетах менеджеров, которые руководят выполнением технических функций управления производством (главный инженер или технический директор предприятия, главные специалисты и др.)., Могут находиться у средств для выполнения чертежных работ: чертежный станок, приспособления, инструменты и приспособления для креслення.
Кабинеты менеджеров, в которых рассматриваются проекты, проводятся совещания с демонстрацией изображений, зафиксированных на фото-и кинопленке, могут оснащаться средствами отображения аудиовизуальной информации - экраном, проекционной аппаратурой, планшетами для планування.
Рабочее место менеджера должно быть укомплектовано также необходимыми средствами настольной оргтехники и канцелярских приборов. К ним относятся: картотечные ящики, лотки для документов и канцпринадлежности, электронные часы, микрокалькулятор, счетно-справочные линейки, разноцветные Рейтерн, фломастеры, линейки, ножницы, лента склеивает, скрепки, бумага для заметок и записей, карты, Сшиватели с зажимами тошо.
Прогрессивным направлением совершенствования организации труда рабочих разных категорий является создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) специалистов, в том числе и менеджеров. Основой АРМ являются ПЭВМ. Рабочее место оборудуется набором средств сбора, хранения и передачи информации: дисплеем, терминалом, копировальной машиной, средствами связи и скоростным свет, интерфейсным оборудованием для включения терминала в локальную сеть, обеспечивающая выход на специализированные базы данных. Технические средства АРМ не только собирают и хранят информацию, но и анализируют ее, обрабатывают, классифицируют, подготавливают проекты оптимальных решений. В целом АРМ облегчают труд менеджера, повышают его эффективность, поднимают менеджмент на более высокий интеллектуальный ривень.
Условия труда менеджера
Полнота реализации трудового и творческого потенциала менеджера, его работоспособность, производительность труда, здоровье и продолжительность жизни в значительной мере зависят от производственной среды на рабочем месте, т.е. условий его праци.
Создание интерьера рабочего мисця
Под условиями труда понимается совокупность элементов производственной среды (химических, физических, биологических) и собственно трудового процесса (психофизиологических), оказывающие влияние на состояние организма человека - его здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом, процесс воспроизводства рабочей силы и эффективность труда [75 , с 156].
Состояние условий труда на рабочих местах всех работников, в том числе и менеджеров, регулируется законодательными актами, нормативами и стандартами. Например, в Кодексе законов о труде Украины администрация предприятий, учреждений, организаций обязана обеспечить здоровье и безопасные условия труда. В СНиП 2.09.04-87 "Административные и бытовые здания" указанные требования к административных зданий. Общая площадь зданий определяется по СНиП 2.09.02-85.
Специфика труда менеджеров обусловливает ряд особенностей в работе по созданию благоприятных условий наихних рабочих местах. Основными элементами процесса оптимизации производственной среды для них являются:
разработка интерьера служебных помещений;
обеспечение необходимого светового режима;
полное устранение шума;
обеспечения необходимых параметров воздухообмена, температуры и влажности повитря.
Интерьер - это архитектурное и художественное оформление внутренних помещений дома. Рабочие помещения менеджеров какой-то степени является лицом предприятий, организаций или учреждений. По их оформлению чаще всего судят о данном производство или о надежности предпринимателей как партнеров по сделкам. Кроме того, они влияют на производительность труда, поскольку работать в красиво оформленном помещении приятнее и продуктивнише.
Главное требование к оформлению интерьера рабочего места - это объемно-пространственная единство всех его составляющих: планирование и архитектурно-строительного оформление комнаты, рабочей мебели, оборудования, другого оснащения. Должны учитываться не только функциональные и эргономичные, но и психофизиологические и эстетические вимоги.
Для интерьера важное окраски, поскольку существует определенная зависимость между цветовым оформлением середовиши и зрительным утомлением. Разные цвета и в разных соотношениях неодинаково воспринимаются глазом и влияют на работу человека. Красный, оранжевый и фиолетовый цвета действуют возбуждающе, раздражают и утомляют. Зеленый, голубой и близкие к ним оттенки радуют, успокаивают. Черный цвет создает впечатление большего веса, чем билий.
Окраска служебных помещений менеджеров выполняет три функции: физиологическую, психологическую и естетичну.
С учетом физиологической функции элементы интерьера нужно красить в такие цвета, имеют наибольший коэффициент отражения света. Знание психологической функции цвета позволяет снижать неблагоприятные воздействия окружающей среды на работу. Например, ровное, спокойное окраска способствует сосредоточению внимания в работе. Яркие, бодрящие цвета целесообразны при однообразной работе. Эстетическая функция цвета должна учитываться при привязке определенных цветовых гамм в конкретных архитектурных форм. Например, с помощью цветовых решений можно исправлять недостатки архитектуры помещения, украшать його.
Учитывая все три функции покраски элементов интерьера, стены в кабинетах менеджеров рекомендуется оклеивать обоями или красить в цвета, которые благоприятно влияют на нервную систему: светло-зеленый, светло-бежевый, светло-желтый, цвет слоновой кости или голубой [97 , с 190]. Потолок лучше окрашивать в светлые тони.
Важным эстетическим элементом служебных кабинетов менеджеров является озеленение. Растения в комнатах, кроме выполнения декоративной функции, улучшают состав воздуха и очищают его, снижают нервное и зрительное стомлення.
Обеспечение благоприятных климатических условий труда. Труд менеджера, связанная с передачей и переработкой больших массивов текстовой, цифровой и графической информации, требует особого режима освещения. По данным зарубежных исследователей, с помощью органов зрения работники управления получают 83% информации, тогда как через слух - 11%, запах - 3,5%, прикосновение-15%.
Рациональная освещенность рабочего места снижает утомляемость и повышает производительность праци.
Физиологическим особенностям труда менеджера наибольшей степени соответствует естественное освещение. Поэтому желательно, чтобы кабинеты менеджеров имели максимальную площадь оконных проемов. При ориентации окон на южную сторону на окнах должны быть светорассеивающие шторы или жалюзи.
Применяя искусственное освещение, следует учитывать следующие требования:
достаточность освещения по уровню и равномерностью;
правильный набор источников;
рациональное распределение света в помещении;
отсутствие прямых лучей и отраженных бликов;
сочетание общих и местных источников свитла.
Более удобным считается освещения с использованием люминесцентных ламп, их свет близкий по спектру к солнечному. При их использовании увеличивается острота зрения, снижается утомляемость, улучшается настроение. При одинаковой с лампами накаливания расходу электроэнергии они обеспечивают увеличение освещенности в 2-2,5 раза, что делает их экономически выгодными. Но есть и недостатки: мигание, треск стартерив.
Как источника местного освещения рекомендуется применять передвижные лампы, возвращающихся на гибком шланге или на специальных шарнирах. Мощность ламп должна быть не менее 60 Вт. Мягкое, ослепительно свет должен падать на рабочее место ливоруч.
Неблагоприятное влияние на работу менеджеров делают шумовые помехи. Они утомляют центральную нервную систему, снижают внимание и работоспособность. Нормальными условиями труда считаются такие, при которых уровень шума не превышает 50 децибел. Для сравнения укажем, что в обычной жилой комнате уровень шума составляет 40 децибел, в доме на улице с напряженным движением при закрытом окне - 60, а при открытом - 70, в доме возле аэропорта - 100. Самолет при взлете образует шум в 120 децибел.
Источниками шума на рабочих местах менеджеров, особенно если они находятся в зонах, могут быть: работа оборудования в соседних производственных подразделениях, работа управленческой техники, процесс обработки документов, передвижения стульев, разговоры, хлопанье дверей, лишние хождения сотрудников и посетителей, телефонные разговоры.
Для снижения уровня шума на рабочих местах проводятся мероприятия по двум направлениям:
технические: установка амортизаторов под управленческую технику, устранение неисправностей в мебели и оборудовании, устранение хлопанья и обивка дверей, устройство звукопоглощающих колпаков над телефонными аппаратами, замена звуковой вызывной сигнализации световой, облицовки стен, потолка, полов административных помещений звукопоглощающими материалами;
организационные: запрет громких разговоров в служебных помещениях, оформление предупредительных надписей, перепланировки рабочих мест, устранение непроизводительных хождений сотрудников по помещению, выделение специальных комнат для приема посетителей и телефонных розмов.
Самочувствие менеджера, а значит, и эффективность его работы во многом определяются воздухообменом и температурно-влажным режимом на рабочем месте. По силе воздействия на производительность труда работников умственного труда эти факторы стоят на втором месте после светового режиму.
Работа людей в закрытом помещении приводит к снижению содержания кислорода. Это вызывает ухудшение химического состава крови, вызывает сонливость, резко снижает производительность умственного "труда. Поэтому нужно обеспечивать проветривание административных помещений. Воздух должен быть чистым. Недопустимы сквозняки. Необходимо выяснить также, насколько надежно обеспечена изоляция административных помещений от производственных участков и технологических процессов с неблагоприятными условиями труда - загазованностью, высоким содержанием в воздухе химических речовин.
Наиболее благоприятной температурой в административных помещениях считается 22-23 ° С, а влажность - порядка 40-60%. Расчеты температуры и кратности воздухообмена в административно-конторских помещениях должны соответствовать Санитарным нормам проектирования промышленных предприятий (СН-245 - 89) и Системе стандартов безопасности труда (ССБТ).
Совместное одновременное регулирование воздухообмена, влажности воздуха и его температуры представляет собой кондиционирования. Оно приобретает особое значение в летнее время при повышенной температуре, когда резко снижается работоспособность. Расчеты и исследования показали эффективность установки кондиционеров в административных помещениях, несмотря на их значительную стоимость и увеличение расходов на електроенергию.
Оргтехника в работе менеджера. Кроме персонального компьютера менеджер должен уметь работать с диктофоном, калькулятором и другими орг-техническими устройствами. Рассмотрим более подробно работу менеджера с диктофоном. Научиться работать с диктофоном как отечественного, так и зарубежного производства достаточно просто. Более сложным делом представляется именно диктовки и техника овладения нею.
Работа с диктофоном предоставляет менеджеру много преимуществ. Прежде всего значительно экономится время, так как надиктовать, например, деловое письмо гораздо проще и быстрее, чем его написать. Фонодрукарка с голоса менеджера быстро напечатает текст делового бумаги и даст ему на подпись. Диктовку меняет язык менеджера, заставляет говорить в более спокойном темпе, четко, ясно и однозначно формулировать свои мысли. Наконец, диктовки позволяет менеджеру услышать свой голос и будто взглянуть на него со стороны, что часто приводит к желанию работать над своей речью, попытаться развить возможности голосу.
Как следует диктовать текст управленческого документа?
1. Понимание текста диктограмы фонодрукаркою или техническим секретарем зависит от темпа диктовку. Оптимальным принято считать темп диктовку 120слив/хв.
Необходимо следить за длиной фразы. Фраза, состоящая более чем из 11 слов, значительно снижает качество восприятия человеком, который работает с дик-тограмою.
Диктовать нужно весь подготовленный материал по предложениям, говорить надо не прямо в микрофон, а чуть вбик.
Диктовать необходимо четко, не проглатывая окончаний слов, изменяя тембр голоса в тех местах, где даются указания, печатать не треба.
Необходимо диктовать точку, кому, абзац и другие знаки. Все фамилии, специальные термины и выражения, тяжелые иностранные слова диктуются по буквам. Сначала слово диктуется обычно, потом вы включаете в текст служебную фразу "диктую по буквам".
Если в тексте много специальных терминов, то к диктограмы прикладывается и передается фонодрукарци рукопис.
Деловые бумаги содержат служебную часть, что также необходимо диктовать: это - дата (число, месяц, год), наименование подразделения: номер телефона инициалы и фамилия исполнителя диктограмы: вид документа и его формат; тираж (количество копий) требуемый срок выполнения; куда (кому) нужно направить машинописный оригинал и копии.
Использование диктофона и умение диктовать - это только одно из направлений работы менеджера, который помогает ему более успешно решать управленческие задачи, стоящие перед ним. Формирование устойчивой установки на использование оргтехники и приобретение квалификации в этой сфере является для менеджера составляющими успеха в его основной деятельности.
| 26.2. Подол и кооперирование труда в аппарате управления | 26.4. Проведение совещаний и заседаний |