3.3. Информационное обеспечение менеджмента
Содержание информации и функции внутрифирменной системы информацииВ современных условиях информационное обеспечение, состоящий из сбора и переработки информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений, стало важной отраслью. На основе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи осуществляется передача информации о состоянии и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми подразделениями фирмы (схема 14).
Передача информации - первоочередная и непременный фактор нормального функционирования фирмы, особенно ТНК. ТНК представляет собой комплекс значительного количества ежедневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в различных краинах.
Особое значение при этом приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации имеет производственный характер и решает задачи организации технологического процесу.
Прежде всего это касается процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией по внутрифирменных каналах поступает от специализированных предприятий. В этом случае информация является одним из факторов, который обеспечивает показ значение издержек производства и повышения его эффективности, и играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих ришень.
Особое значение принадлежит прогнозированию рыночных процессов. Важна также информация о возникновении в процессе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных ришень.
Научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов, играет существенную роль в принятии ришень.
Высокий уровень конкурентоспособности фирме обеспечивает практическое и своевременное использование общего фонда, непрерывно пополняется, а также потенциала знаний и технических решений. Информация - основа для подготовки предложений по выработке и принятии управленческих решений, докладов, звитив.
Потребностями управленческих звеньев в управленческих решениях, принимаемых определяется содержание каждой конкретной информации.
К информации предъявляются определенные требования относительно:
достоверности и точности - правильный отбор первичных данных, непрерывность их сбора и обработки, оптимальность систематизации;
целеустремленности - обеспечение потребностей конкретных управленцев;
объекта и качества - своевременность поступления, четкость формулировок, стислисть.
Значение внутрифирменной системы информации
Применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки текстовой и цифровой информации, объединенной с помощью системы связи в единую внутрипиньофирмову сеть, является очень характерным для современных умов.
Внутрифирменная информационная система - это совокупность информационных процессов для обеспечения потребностей в информации разных уровней принятия решений. Такая система состоит из внутренних и внешних каналов передачи (связей), собственно информации, а также компонентов ее обробки.
Принципы единства производственного процесса, информации и организации последовательно реализуют управленческие информационные системы через применение технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации наряду с использованием моделей прогнозно-аналитических расчетов и аналитических методов математической статистики. Обобщение информации «снизу-вверх», а также конкретизация информации "сверху-вниз» обеспечивается производственно-хозяйственном подразделении фирмы. В информационных системах процесс, направленный на получение учетной, аналитической, научно-технической, плановой и контрольной информации, унифицированный и основывается на электронно-вычислительной техници.
Повышение эффективности использования информационных систем достигается сквозной построением и совмещением информационных систем. Это позволяет повысить степень использования информации, уменьшить объем информационных потоков, устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показникив.
Информационное обеспечение предусматривает создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение, а также предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных завдань.
Важным фактором повышения эффективности производства являются информация, особенно ее автоматизированная обробка.
Значительную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи, производство новой числовой, графической и иной информации, систематизированное хранение и выдача информации в нужной форми.
Переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутрифирменной системы, сбора, обработки, хранения и представления информации состоялся в 80-е годы. В частности, осуществилась переориентация всей деятельности в сфере обработки информации для обеспечения ее конечной цели - на всех уровнях внутрифирменного управления удовлетворение потребностей руководителей в информации.
Основное внимание в этой связи уделяется точному формулированию вопросов, возникших в сфере оперативного управления, получению информации для принятия необходимых решений в кратчайшие строки.
Соответствующие технические средства и методы обработки информации определяются в зависимости от характера и содержания нужной информации.
В крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют информационные системы. Они обслуживают процесс подготовки и принятия управленческих решений и решающие такие задачи, как:
реализация интеллектуальной деятельности;
обработка информации;
обработка знаний;
обработка даних.
Во многих фирмах для определения эффективности внутрифирменной системы управления в учете и отчетности начали использовать такой показатель: соотношение полученной прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутрифирменной системы информации.
Система «Барроуз» может быть примером интегрированной системы информации, включающей терминальные устройства для обработки данных, и рядом с ними - терминальные устройства, которые могут выбирать нужную информацию из базы данных и печатать тексты контрактов, распоряжения, письма, доклады тощо.
Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации
Основные принципы и цели внутрифирменной системы информации (ВСЕ) предусматривают:
определение потребностей в технических средствах, в том числе в компьютерной технике, в каждом хозяйственном подразделении и по фирме в целом;
установление требований к содержанию информации и ее характер в зависимости от целенаправленности;
автоматизация административно-управленческой деятельности на основе использования компьютерной техники;
автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникациями в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
определение системы хранения, использования и предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
осуществления многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, сбора и обработки цифровой информации, планирования, контроля, создание и использование банков данных, разработка программного забезпечення.
Важнейшие задачи ВСЕ следующие:
определение основных направлений развития технологии обработки информации, а также в системе сбора, обработки и хранения первичных данных
координация деятельности по сбору и обработки данных финансовых отчетов в производственных отделениях и на высшем уровне управления с целью обеспечения качества и своевременного поступления финансовой информации в целом по фирми.
Определить, какая конкретно информация нужна руководителю, - сложная задача. Вот почему успешное решение его зависит от полномочий руководителя по принятию управленческих решений, его функций и досвиду.
На основе быстрой обработки информации автоматизированные управленческие информационные системы должны выдавать информацию об отклонениях от запланированных показникив.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
определение потребности в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения нужной информацией;
обеспечения надлежащего уровня сбора, хранения и представления информации;
разработка приложений, программных средств;
определение потребностей каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
вычисления затрат на использование технических средств в системе информации (затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и др..)
централизованное планирование всех затрат на приобретение, а также аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации.
Материально-техническая база информационной дияльности
Развитие материально-технической базы информационной деятельности можно разделить на несколько етапив.
Первый этап - период 50-х-60-х годов. Он характеризуется:
созданием и использованием больших и сверхбольших ЭВМ;
созданием и распространением терминальных устройств, что обеспечивает наиболее удобную форму представления информации, в том числе и в диалоговом режиме;
формированием целевых информационных банков;
созданием и совершенствованием техники, специализированных систем связи (сети передачи данных), в том числе с помощью средств космической техники;
появлением и быстрым развитием техники, которая накапливает, систематизирует, обрабатывает и выдает информацию.
Базой информационных систем управления в так называемой макроелектронний форме стали крупные и сверхкрупные ЕОМ.
Второй этап - 70-е годы. Этот этап отличается созданием и использованием микропроцессоров в более разнообразных транспортных, производственных, информационных и других пристроях.
Такое направление развития электроники дало толчок созданию и быстрому распространению миниатюрных видов вычислительной техники: мини-, микро-, персональных ЕОМ.
Это дало возможность накопления и выдачи информации различного назначения и в разных формах.
Информационные технологии 80 - начале 90-х годов становятся все более эффективными, глубоко охватывают как управляемые производственные процессы, так и процессы самого управления, обеспечивают также формирования интегрированных и автономных компьютерных систем.
Обязательную организацию в рамках всей производственной системы унифицированного информационного потока, увязывается планированием в единое целое научные исследования и разработки, производство и другие отрасли хозяйственной деятельности фирмы, предусматривают интегрированные компьютерные системи.
В 1992 г. общая стоимость электронно-вычислительной техники, что тогда выпускалась, составляла: в ФРГ - 3,7 млрд. дол., Японии - 6,2, США - 24,1 млрд. дол.
На международном рынке объем продаж электронно-вычислительной техники составил в 1994 p. более 320 млрд. дол., в том числе в странах Западной Европы - 80, в Японии - 75, в США - 163 млрд. дол.
В США в 1994 p. было продано персональных ЭВМ на 12,2 млрд. дол. (7,5 млн. штук), а количество их в обращении составляла 17 млн. штук, или на ЗО млрд. дол.
Эффективное применение ЭВМ зависит прежде всего от подготовленности области применения, создания собственно вычислительных машин и программного обеспечения для них.
Оснащение электронной техникой позволяет:
обеспечить эффективное внутрифирменное планирование;
значительно повысить эффективность проектно-конструкторских работ;
экономить административные и накладные витрати.
Использование электронной техники чрезвычайно характерно для современных условий. Так, ЭВМ применяют для составления письменных финансовых документов, осуществления безкасових связей с банками и финансовыми учреждениями (в бухгалтерии) для замещения секретарей-машинисток, делопроизводителя (в конторской делу).
Виды технических средств, используемых в внутрифирменной системы информации
Во внутрифирменной системе информации используются такие виды вычислительной техники микропроцессоры;
крупногабаритные и персональные ЭВМ, средства автоматизированной обработки текстовой информации;
электронные пишущие машинки, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;
средства телекомуникаций.
Для обработки данных и решения задач учета применяют прежде ЕОМ.
Сегодня ЭВМ все чаще стали использовать для обработки нецифровой информации (графической, текстовой), поэтому термин «вычислительная техника» не соответствует характеру задач, которые решают с помощью компьютера. Современные ЭВМ способны обрабатывать различную информацию: графическую, текстовую, цифрову.
В крупных промышленных фирмах объем цифровой информации, которая обрабатывалась в начале 80-х годов, составил почти 10 процентов всей внутрифирменной информации, которая обрабатывалась. Другая информация была текстовой. Однако обрабатывали их с применением технических средств, основанных на использовании встроенных микроЕОМ.
В системе оперативного управления производством миниЭВМ используют для:
разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;
ведение отчетности и учета;
анализа данных о сбыте продукции;
регистрации поступления платежей;
расчета заработной платы;
контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
контроля за поступлением замовлень.
Большое значение имеет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных отметках ЭВМ проверяют качество частей и деталей, поступающих на сборку (сверка веса, размеров допуска согласно действующим стандартам).
В настоящее время широкое развитие получило применение ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки. В начале 70-х годов первую такую ЭВМ выпустила фирма «ИБМ». Потом ее начали выпускать американские фирмы, входящие в «Екссен Энтерпрайс», «Перифоникс», «Интерстейелектроника», «Трегихолд техно-Лодж». Использование таких ЭВМ позволяет на 60-70 процентов сократить расходы на ввод информации. Кроме того, их применяют для передачи информации голосом между руководителями различных уровней управления. Особенно это касается терминальных устройств, воспринимающих информацию голосом.
Объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему стало возможным благодаря развитию систем телекомуникации.
Система, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации, объединенных в одну систему, является эффективной системой информации.
Для хранения большого количества различных документов и облегчения работы по использованию создаются автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации.
С учетом специфических особенностей функционирования фирмы служба осуществляет выбор оптимальной системи.
Средствами повышенного уровня автоматизации административно-управленческого труда является раскладка копий документов по соответствующим досье, а также осуществление записей, поиск материалов и документив.
Новые технические средства автоматизированной контрольной работы - это:
информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов с целью сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов;
копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процессов копирования и рассылки документов;
телекоммуникационный внутрифирменный связь, систематически обеспечивает тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений;
компьютеры для автоматизации процессов перепечатка материалов и документов;
диктофонной почта;
фотонаборные техника;
комплексная система, объединяющая ЭВМ с микрофильмирования;
электронная почта;
устройства оптической личби.
Высокоэффективные внутрифирменные системы связи созданы и действуют в некоторых фирмах. Они объединяют все имеющиеся технические средства обработки цифровой и текстовой информации. В некоторых крупных промышленных фирмах получила развитие система для внутрифирменной обработки информации, что позволяет контролировать и планировать процесс внедрения в управленческую деятельность новой техники.
Административная система офиса является важной составной частью управленческой деятельности. Эта система автоматизации административно-конторской деятельности предлагает специализацию конторских служащих, направленную на выполнение конкретных функций, как:
выполнение всех видов конторской и технической работы;
| 3.2. Менеджмент в крупных промышленных фирмах | ГЛАВА 4. УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ РЕШЕНИЯ - ОСНОВА МЕНЕДЖМЕНТА |