4.3. Механизм выработки системы целей организации
Разнообразие целей и задач менеджмента настолько велика, что без комплексного, системного подхода к определению их состава не может обойтись ни одна организация, независимо от ее размеров, специализации, вида, формы власности.Процесс определения целей в зависимости от особенностей организации может происходить как централизованно, так и децентрализованно. В первом случае обеспечивается единая ориентация всех целей в рамках организации, но для низших уровней управления они окажутся навязанными, а потому могут вызвать сопротивление исполнителей. В противном случае эти проблемы снимаются, но усложняется процесс координации целей, направления их в единое русло. Децентрализованное установление целей может осуществляться двояко: сверху вниз - как конкретизация на низших уровнях управления целей, сформулированных высшим; снизу вверх - как обобщение верхними уровнями всей палитры целей, произведенных на низших уровнях. Однако в любом случае все эти процессы направляются и контролируются высшим руководством организации.
Постоянные изменения во внешней и внутренней среде организации приводят к тому, что цели приходится корректировать или пересматривать. Например, сначала разрабатывается долгосрочная цель, а на ее основе - краткосрочная. При достижении последней новая долгосрочная цель разрабатывается с учетом изменений, которые произошли, а на ее основе - очередная краткосрочная, в результате чего в организации разрабатывается конкретная система целей, а также механизм ее постоянного обновления. В рамках этой системы цели, как правило, находятся в заведомо заранее определенной взаемозалежности.
Во-первых, цели могут следовать друг из друга, образуя своеобразное дерево, от ствола которого, соответствует миссии организации, отходит несколько крупных ветвей, каждая из которых символизирует общеорганизационных цель, остальные разветвляется на мелкие ветви, каждая из которых соответствует специфической цели, а и, В свою очередь, тоже может быть конкретизирована (рис. 9).
Сущность этого метода заключается в структуризации целей путем выявления связей между ними и средствами достижения их согласно принципам дедуктивной логики и применение некоторых эвристических процедур. "Дерево целей" позволяет увидеть полную картину взаимосвязей будущих событий, вплоть до получения перечня конкретных задач, и получить информацию об относительной важности их. Оно является система целей нескольких иерархических уровней. Достижение главной цели основывается на реализации ряда более низкого уровня, выступают средством по первому и т. д.
С установлением подцелей, для реализации которых не требуется дополнительных согласований "цели - средства", достигается максимальная конкретизация основных параметров цили.
Вместе с тем следует обратить внимание и на ограниченность этого метода, в частности на определенную статичность иерархии целей. На довольно значительном временном интервале состав целей, субординация, конкретные характеристики меняются. Практически это приводит к необходимости построения динамического ряда "деревьев целей", что резко увеличивает и без того сложную процедуру.
Во-вторых, цели могут иерархически подчиняться друг другу, то есть цели высшего уровня оказываются более важными и широкими по охвату и времени существования, чем цели низшего уровня. В то же время на последовательность реализации их это обстоятельство не влияет. В этом случае изображать их структуру в виде дерева не можна.
Цели можно ранжировать по таким критериям, как вклад в реализацию миссии организации; по возможности достижения их в срок в условиях ограниченности ресурсов; по величине выгоды, которую может быть получено в процессе реализации, за числом проблем, которые нужно параллельно решать, или , наоборот, - неблагоприятных последствий, виникають.
Направленность управленческой деятельности на достижение целей организации нашла свое научное обоснование в концепции "управления по целям", разработанной П. Друкером в книге "Практика менеджмента", которая основывается на двух передумовах.
Во-первых, на понимании того, что главным назначением менеджера является организация хозяйственных операций. Позже П. Друкер в работе "Эффективный менеджер" обосновал, что выражения "быть эффективным" и "управлять бизнесом" является синоними.
Во-вторых, на идее двойственности задач управления: менеджеры всегда имеют, с одной стороны, заботиться об экономических результатах, а с другой - думать о долгосрочных последствиях решений, которые принимаются, поскольку погоня за сегодняшней выгодой может подорвать позиции фирмы в майбутньому.
Отсюда главной проблемой является выяснение того, как лучше управлять бизнесом, стремясь не столько к постоянной максимизации прибыли, сколько к одновременного обеспечения не только его, но и долгосрочного успеха фирмы. Поэтому задача рационального менеджера-сбалансировать различные цели организации. На вопрос о том, какими должны быть цели, П. Друкер отвечает: "Целевые установки необходимы для каждой сферы управленческой деятельности, так как осуществление и результаты последней значительно влияют на выживание и процветание конкретной фирмы".
Определенность целей для ключевых сфер деятельности менеджера позволяет, во-первых, объяснить всю совокупность хозяйственных явлений несколькими обобщающими формулировками, во-вторых, осуществлять проверку этих суждений на практике, в-третьих, предсказать поведение фирмы; в-четвертых, проверять правильность решений в процессе принятия, а не после их реализации; в-пятых, улучшать будущую деятельность на основе анализа прошлого досвиду.
Согласно данной концепции выделяется 8 ключевых сфер управления, для которых целью является совершенствование: положение фирмы на рынке, ее инновационная деятельность; производительность труда; материальные и финансовые ресурсы; показатели доходности, деятельность менеджеров и развитие их способностей, деятельность работников и их отношение к труду , ответственность фирмы перед суспильством.
Новаторство ученого состояла в том, что к целям фирм он отнес развитие "неуловимых" (иррациональных) факторов, или активов фирмы. Нестандартность таких взглядов вытекала из концепции менеджмента как научной дисциплины, для которой непригодно одномерное трактовки управленческих завдань.
Управление по целям - это философия менеджмента, ориентированная на результаты, которая предусматривает разработку системы измерений и реалистичных временных параметров. При этом следует учитывать, что в большинстве сфер бизнеса измерение будущих результатов весьма приблизительный. Временной аспект целей всегда зависит от особенностей конкретного бизнеса. Поэтому управление по целям не является набором универсальных рецептов рационализации деловых операций - это прежде всего инструмент поиска управленческих решений, адекватных соответствующим умовам.
Использование механизма управления по целям как метода повышения эффективности организации позволяет объединить планирование и контроль; расширить вовлеченность руководителей всех уровней в процесс разработки целей; стимулировать процессы обратной связи и т.п.. Другим важным преимуществом этой концепции является сочетание задач, стоящих перед каждым менеджером, с общими целями организации. Управление по целям предполагает, что руководство организацией является не привилегией одного человека, а функцией менеджмента организации. В таком случае главной проблемой высшего руководства (руководителя) является формирование наиболее адекватной задачам его фирмы команды профессионалов. Поскольку составной частью управления по целям является широкое участие в нем подчиненных, высшие менеджеры должны признавать и поддерживать сотрудничество с ними и их участие в разработке ришень.
Несмотря на определенные проблемы, которые иногда возникают при использовании принципов управления по целям, и необходимость значительного времени - от 3 до 5 лет - для полноценного внедрения их, эта концепция в 80-х годах XX в. широко использовалась в процессах организационных изменений. Сегодня управление по целям применяется компаниями не только по необходимости, оно превратилось в элемент организационной культури.
Адаптация идеологии управления по целям для украинских фирм-достаточно перспективное дело. Типичный пока для отечественного предпринимательства абсолютный приоритет краткосрочной максимизации прибыли может стать одним из решающих факторов еще большему ослаблению его международной конкурентоспроможності.
Практическое значение управления по целям состоит в том, что система официально обезличенных целей организации или подразделения дополняется, уточняется, корректируется в процессе внутриорганизационного диалога между деловыми уровнями управления и в конечном итоге трансформируется в индивидуализированные цели коллектива или отдельных его членов - как исполнителей, так и руководителей. Именно на эти цели прежде ориентирована деятельность людей, и достижение их стимулируется в первую чергу.
Менеджмент как целостная система управления ориентируется на достижение всей совокупности целей и задач, стоящих перед организацией. Поэтому каждый руководитель, от высшего до низшего звена, должен иметь четкие цели в рамках возложенных на него обязанностей. Соответствующую целевую ориентацию работы своего подразделения он должен обеспечивать в течение планового периода. Цели и задачи менеджмента не только доводятся, но и согласуются (путем предварительного обсуждения) с менеджерами всех уровней, направляют свои усилия, ресурсы и энергию на достижение их. Процесс управления по целям можно представить в виде четырех етапив.
Определяется круг полномочий и обязанностей всех руководителей пидприемства.
Разрабатываются цели менеджмента в рамках установленных обязанностей.
Складываются реальные планы достижения поставленных цилей.
Осуществляются контроль, измерение, оценка работы и полученных каждым руководителем результатов. Итак, если определение целей является началом любой управленческой деятельности, то ее обязательным продолжением является определение видов работ, необходимых для достижения целей. Менеджеры не только составляют планы, но и организуют выполнение их путем формирования структурных подразделений, процессов и методов, с помощью которых организуется совместная эффективная работа. Важную роль в деятельности менеджеров играет разработка системы показателей, с помощью которых измеряются и оцениваются результаты труда каждого отдельного работника, подразделения, службы и предприятия в целом. Выполняя все перечисленные виды работ, менеджеры создают необходимые предпосылки для продуктивной и эффективной работы всех сотрудников предприятия и всех его подсистем. Поэтому нередко их называют людьми, которые умеют добиваться поставленных целей путем использования труда, интеллекта и мотивов поведения других людей. И это одна из причин того, что к их профессионализму, личных качеств предъявляются высокие вимоги.
Как пример развития концепции управления по целям рассмотрим разработанную финскими специалистами и учеными концепцию управления по результатам. Сущность этой концепции состоит в том, что система управления фирмой ориентированная на конечные результаты и основывается на использовании творческого потенциала трудового колективу.
Основные положения концепции: результаты являются основой деятельности, для достижения результатов необходимо иметь сильную волю.
Основные понятия: цели - это те ключевые результаты, к которым организация стремится в своей деятельности в течение длительного периода. Нормативная численность - от 4 до 6.
Ключевые результаты могут быть трех типов: по коммерческой деятельности (оборот, покрытие расходов, переменные и постоянные затраты, доля на рынках сбыта, рентабельность, платежеспособность, использование капитала и др..), По функциональной деятельности подразделений (количество и качество производимой продукции, использования производственных мощностей, сырья, материалов, энергии и др..), по коммерческой деятельности, способствующей достижению непосредственных функциональных целей (эффективность работы персонала, мотивации работающих, атмосфера в организации, использования рабочего времени, сотрудничество с другими организациями, имидж предприятия, творчество, опыт) .
Цели и приоритеты не являются постоянными, они время от времени пересматриваются в связи с изменением внутренних и внешних условий, при достижении целей или вследствие признания их ошибочности. Применяются следующие критерии отбора задач, определяемых после определения целей: согласованность, одобрение, реалистичность, гибкость, измеримость, привлекательность. Это обеспечивает мотивирования дияльности.
Целевое управление начинается с анализа того, что сделано на данный момент, по определению желаемых характеристик будущего результата, по детализации того, что, почему и как должно быть сделано, которые корректирующие действия и в какой срок необходимо сделать, чтобы достичь поставленных целей. Все необходимые для этого материалы есть в плане и других официальных документах организации.
Следующий шаг - создание так называемой декларации - документа, содержащего систему индивидуальных и коллективных целей работников организации или подразделения. Цели, представленные в декларации, как правило, группируются по соответствующим направленности и аранжируются по приоритетности. В последнем случае выделяют: необходимые цели, достижение которых решающим образом влияет на положение организации, подразделения или отдельного работника; желательны, реализация которых позволяет в некоторой степени улучшить положение дел и создать дополнительные гарантии стабильного существования организации; возможные цели, принципиально ничего не меняют.
Все сформулированные в декларации цели могут иметь такую направленность: на конечный результат, например выпуск соответствующего объема продукции и услуг, на осуществление той или иной деятельности, скажем, совершенствования того или иного технологического процесса, на достижение определенного состояния объекта управления - предсказуемости, стабильности . Конкретную формулировку этих целей во многом зависит от ситуации, должностных обязанностей исполнителя, его потребностей, характера, типа особистости.
Декларация позволяет определить конкретных лиц, ответственных за то или иное дело; обязанности каждого из них в процессе реализации поставленных целей; положить персональную (административную, экономическую) ответственность за выполнение добровольно взятых на себя обязательств; усилить связь между официальными и личными целями, создать необходимую основу для персонифицированного морального и материального поощрения в соответствии с вклада в общее дело, который каждый собирался зробити.
Для того чтобы право успешно работала, она должна быть широкой по содержанию, т.е. охватывать все основные аспекты деятельности работников и трудовых коллективов, а также действовать достаточно длительное время. Однако, поскольку в процессе ее реализации могут возникнуть различные неожиданности, дополнительные возможности, цели, содержащиеся в декларации, регулярно несколько раз в год уточнюються.
Нужно иметь в виду, что формулировка целей в декларации связано с трудностями. Прежде всего это требует очень большой подготовительной работы и соответственно немалых затрат времени, иногда и средств. Кроме того, не все цели могут быть выражены количественно, что в этом случае весьма важно, потому что их достижение является основой стимулирования. Наконец, здесь есть сильный субъективный фактор, потому что декларации попадают прежде красивые или престижные, а не важны цили.
Для того чтобы цели реально повышали трудовую активность персонала, они должны соответствовать основным принципам и методам работы, принятым в организации, интересам персонала, быть достаточно сложными и захватывающими, вызывать в людях азарт и стремление проявить себе.
Цели, записанные в декларации, не является чисто формальным, навязанными сверху. Это уже во многом цели работников, а потому они обычно реализуются с гораздо большей заинтересованностью, чем официйни.
Скоординированные по горизонтали и вертикали списки индивидуальных и групповых целей утверждаются высшим руководством организации, а их экземпляры хранятся у исполнителей и руководителей, а также специально назначенных лиц к очередному корректировки или подведение пидсумкив.
В многочисленных исследованиях концепции управления по целям отмечают ряд ее преимуществ: повышение эффективности работы за счет того, что каждый руководитель имеет четкое представление о своих целях и о целях организации в целом, усиление мотивации к работе как результат непосредственного участия всех руководителей в разработке и согласовании целей . Каждый руководитель в этих условиях чувствует личную заинтересованность в их достижении. Немаловажное значение имеет и возможность продвижения к конечному результату малыми шагами, потому что планами устанавливаются временные рамки и четко сформулирован конкретный конечный результат. Как правило, при реализации этой концепции улучшаются взаимоотношения между руководителями и подчиненными, совершенствуются системы контроля и оценки работы каждого члена организации в соответствии с достигнутыми результатив.
Вместе с тем практика менеджмента выявила некоторые ограничения эффективного применения управления по целям. Контрольные вопросы и завдання
| 4.2. Формирование и классификация целей организации | ГЛАВА 5. ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА |