3.4. Контроль как функция менеджмента
Непременной составляющей эффективного управления является функция контроля. Контроль позволяет субъекту управления регулярно получать информацию о состоянии дел в управляемой системе, на основе чего он принимает управленческие решения, направленные или на закрепление достигнутого успеха, или на устранение причин, препятствующих его досягненню.Место контроля в системе управлиння
Контроль завершает цикл управления. Суть его заключается в своевременном выявлении отклонений в работе, обусловленных низкой исполнительской дисциплиной персонала или воздействием факторов внешней среды, внесении корректив, а следовательно, создании надлежащих условий для реализации стратегии организации.
Контроль - вид управленческой деятельности, направленный на обеспечение достижения целей организации посредством оценки и анализа результатов деятельности и внесения необходимых корректив в случае отклонения фактических результатов от запланованих.
Контроль предусматривает:
оценка результатов деятельности организации в целом и ее структурных подразделений в частности;
оценки гибкости управления, его способности адекватно реагировать на изменения внешней среды и приспосабливаться к ним;
выявление и анализ факторов, препятствующих достижению запланированных результатов; предотвращения возникновения и накоплению ошибок;
враховування конкретных вкладов каждого в обеспечение конечного результата;
формирование обратной связи для информирования и поощрения персонала;
минимизацию затрат;
преодоления проблем, связанных с ростом организации тощо.
Контроль как завершающая стадия процесса управления непосредственно влияет на эффективность осуществления других управленческих функций - планирование, организования, мотивирование. Так, даже самые лучшие планы не будут осуществлены, если не обеспечить контроль за их реализацией. Эффективное функционирование организационной структуры возможно лишь при условии надлежащего контроля за работой ее подразделений менеджерами высшего звена. Наконец, функция мотивации будет производиться при условии соответствия размера вознаграждения достигнутым результатам, для чего необходимо их оцинити.
Контроль - элемент и фактор управления экономическими субъектами, процессом, который заключается в надзоре за ними с целью проверки соответствия их состояния законодательным нормам, стратегиям, целям тощо.
Функция контроля принадлежит к тем обязанностям руководителя, которые не подлежат делегированию. На практике осуществляется контроль и третьими лицами, то есть управленцами, специализирующихся исключительно на контроле. Они решают, какие виды контроля необходимы фирме, разрабатывают и внедряют системы контроля и принимают меры, основанные на полученной информации.
Виды управленческого контролю
Для обеспечения эффективного функционирования организации контроль должен охватывать всю ее деятельность. Преимущественно сферы контроля определяют по основным видам ресурсов, которые использует фирма, - материальными, человеческими, финансовыми, информацийними.
В зависимости от признаков, взятых за основу классификации, различают несколько видов контроля (табл. 3.7).
1. По содержанию:
финансовый - ориентированный на финансовую сферу предприятия и предусматривает надзор за поступлением и использованием его финансовых ресурсов;
производственный - направлен на поддержание хода производственных процессов в запланированном режиме. Позволяет эффективно управлять запасами материалов, обеспечивать высокое качество продукции и ее производство в соответствии с плановыми заданиями;
маркетинговый - направлен на оценку уровня реализации и эффективности маркетинговой концепции предприятия и предусматривает сопоставление затрат на стимулирование сбыта товаров и поступлений от увеличения их продажу.
2. По характеру отношений между руководителями и подчиненными:
внутренний - исполнитель сам контролирует качество своей работы;
внешний - действия исполнителя контролирует непосредственный руководитель или (если речь идет о деятельности всей организации) независимый субъект управления (например, аудиторская фирма).
3. По сути задачи:
линейный - контролируется объект в целом (например, контроль со стороны владельца фирмы)
функциональный - контролируется только его часть (контроль со стороны финансового менеджера, коммерческого директора, начальника производства и т.п.).
операционный - контроль только одной отдельной характеристики состояния и поведения объекта (например, контроль размеров материальных затрат или фонда оплаты труда).
4. По качественным характеристикам:
единичный - контроль одного параметра;
множественный - контроль многих параметров;
многофункциональный - контроль данных, используемых для оценки различных управленческих функций.
5. По этапам проведения:
предварительный контроль - реализуется еще до фактического начала работы и позволяет оценить качество ресурсов, использовать организация. Внимание акцентируется на том, чтобы не допустить на предприятие такие ресурсы (сырье, оборудование, людей), которые могут помешать достижению его цилей.
Предварительный контроль может быть диагностическим или терапевтическим:
диагностический контроль определяет степень соответствия характеристик объекта контроля стандартам (проверка тканей, смотанных в рулоны, перед их подачей в цех позволяет избежать некоторых видов дефектов готовых изделий)
терапевтический контроль не только выявляет отклонения от нормативов, но и направляет на поиск способов уменьшения негативных последствий отклонения (например, изменение расположения раскройных лекал при обнаружении дефектов на ткани);
текущий контроль - осуществляется в процессе работы на определенных ее этапах. Внимание сосредоточено на качестве видов деятельности, обеспечивающих процесс преобразования входных ресурсов в готовую продукцию. В процессе текущего контроля используют систему обратной связи, которая предусматривает предоставление руководству информации о проделанной работе. Обратная связь работает в виде периодической отчетности. Текущий контроль позволяет быстро определить причины возникновения проблем. Например, на японских фирмах в процессе изготовления продукции каждый работник следующей операции проверяет качество выполнения предыдущей. Итак, проблему проявляют сразу и ликвидовують.
Существует два вида текущего контроля - направляющий и фильтрующий:
направляющий контроль длится от начала операции и до достижения результата. Он включает систематическое измерения, сопоставления и оценки состояния и поведения контролируемого объекта, а также разработки и применения корректирующих действий. Позволяет установить, насколько рационально организована работа исполнителей и насколько действенной является система его мотивации;
фильтрующий контроль имеет целью выявление бракованной продукции и ее отделение от качественной, имеет периодический (или эпизодический) характер;
итоговый (заключительный) контроль - осуществляется после завершения трудовой операции. Направлен на оценку качества работы, конечной продукции или услуг. Позволяет руководству определить, насколько реальны составленные планы, способствует формированию действенного мотивационной среды в организации, если ее руководство связывает вознаграждения с получением определенного результату.
Следовательно, контроль способствует гибкости организации, своевременному выявлению изменений в среде ее функционирования и корректировке соответствующим образом ее планов или задач, тем самым предотвращая кризисным ситуациям.
Сущность и этапы процесса контролювання
Сущность процесса контроля определяется его содержанием и технологии исполнения. Содержание указывает на то, что именно подлежит контролированию, на какие параметры объекта контроля следует обращать внимание; технология - описывает, как именно его осуществлять, кто контролирует, в которой послидовности.
Процесс контроля осуществляется в несколько етапив.
1. Установление стандартов и критериев. Стандарт - это норма, модель, которые становятся мерилом других объектов. Критерием контроля выступают конкретные цели, выбранные из планов и стратегий организации. Стандарт указывает на то, каким должен быть конечный результат, чтобы достичь поставленных целей (например, достичь определенного уровня расходов в расчете на единицу продукции, чтобы увеличить долю фирмы на рынке). Они также дают возможность руководству сравнить сделанную работу с запланованою.
Эффективное функционирование организации предполагает соблюдение не только производственных, технических, финансовых, но и этических стандартов (норм). Этические нормы - это система общих ценностей и правил, которым должны следовать работники фирмы для обеспечения ее положительного имиджа и создания предпосылок для предпринимательского успеха. В мировой практике менеджмента нарушением этических норм считают
предоставление или получение взятки;
выплату соучастнику незаконно полученных денег;
мошенничество;
разжигание конфликтов на почве столкновения интересов;
уклонение от уплаты налогов;
продажу некачественной продукции;
раскрытие тайн компании;
незаконное использование информации, полученной в доверительной беседе и ин.
Фирмы, которые дорожат своей репутацией, доводят до своих работников те этические нормы, привычные не только для собственной страны, но и для всего мира. Учет этических норм в таких организациях осуществляется еще при разработке стратегии и обеспечивается контролем этической повединки.
2. Измерения достигнутых результатов и сопоставления их со стандартами. Этот этап контроля предусматривает:
определение масштаба отклонений;
измерения результатов;
передачи информации о полученных результатах;
оценивания достигнутых результатив.
Масштаб отклонений - отклонение от заданной траектории, которое необходимо фиксировать в процессе измерения. При этом следует учитывать, что слишком большой масштаб увеличивает риск несвоевременного выявления отклонений, а слишком маленький - влечет реагирования системы контроля на незначительные отклонения и требует лишних средств на проверку их влияния на состояние контролируемого объекта. Поэтому система контроля должна срабатывать только тогда, когда имеют место существенные для объекта контроля отклонения от стандартив.
Измерение результатов - это установление фактически достигнутых результатов, характеризующих состояние объекта контроля. Система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который контролируют. Различают физический и динамический измерения. Физический измерение касается размера, формы, внешнего вида объекта контроля. Основные единицы - штуки, тонны, километры, гривны и т.д.. Динамический измерение характеризует уровень использования ресурсов по качеству или свойством (например, фондоотдача, материалоемкость, производительность). При измерении важно, чтобы скорость, повторяемость и точность контроля согласовывались с деятельностью, подлежащей контролю. Несоблюдение этого требования приводит к лишним витрат.
Передача информации - это процесс передачи полученной в процессе измерения информации лицу, принимающему решение. Информацию следует передавать в тот момент, когда это необходимо для принятия решения. Поэтому необходимо выяснить, кому передавать информацию, в какой форме, с какой регулярностью и как быстро она должна поступать: как обеспечить ее полноту и достоверность. Часто эти вопросы решают, применяя компьютерные информационные технологии.
Оценка информации - это сопоставление фактических результатов со стандартами и определения степени их достижения. Предусматривает обязательное установление достоверности полученной информации лицом, принимающим решения. Это звено в процессе контроля должна быть четко налажена, чтобы избежать принятия неэффективного решения о корректировке дий.
3. Принятие решений о корректировке действий. От правильности действий на этом этапе зависит эффективность функционирования организации. Учитывая это менеджер может выбрать три линии поведения:
а) не вмешиваться в ход процесса (когда фактические результаты соответствуют установленным стандартам)
б) корректировать действия, найдя причины, по которым стандартов не достигнуто. Существует два вида корректирую чего влияния - ликвидация причин отклонения (если они могут быть устранены силами фирмы) или поиски лучших способов приспособления к новым внешним условиям (например, снижение объема продаж продукции свидетельствует или об окончании жизненного цикла продукта, поэтому его необходимо снимать с производства , или о неэффективности тактики сбыта, поэтому ее следует изменить в соответствии с новыми тенденциями рынка)
в) пересмотреть стандарты, цели, если они нереальны. Такие случаи чаще всего встречаются, когда руководитель идеализирует деловые и профессиональные качества своих подчиненных, слишком оптимистично оценивает ситуацию, за неожиданности изменения внешней среды в нежелательном для организации направлении (например, отмена льгот, которыми пользовалась фирма). Часто изменение стандартов связана с изменением требований потребителей к продукту, который выпускает фирма.
Модель процесса контроля показано на рис. 3.25.
Эта модель отражает не только последовательность этапов контроля, но и его двофункциональнисть:
устранение недостатков и причин, которые предопределяют;
подкрепление достигнутого успиху.
Следовательно, контроль является эффективным инструментом менеджеров в обеспечении реализации выбранной стратегии.
Система контроля и условия ее эффективного функционування
Система контроля состоит из элементов, которые взаимодействуют между собой, образуя единое циле.
Система контроля - система, в которую входят субъект, объект и средства контроля, взаимодействующих как единое целое в процессе определения задач, их выполнения, измерения, оценки состояния объекта контроля и достигнутых результат / в, разработка мероприятий корректирующего воздействия .
Каждую систему контроля следует проектировать таким образом, чтобы она выполняла не только информационно-измерительные функции, но и аналитикокоригуючи. Проектирование системы контроля предусматривает: - определение задачи контроля (достижение целей через мониторинг состояния объекта управления)
определение объекта и предмета контроля (который будут контролировать и по каким параметрам)
определение субъекта контроля (кто контролирует и какие полномочия он имеет для принятия корректирующих действий);
выбор типа контроля (линейный, функциональный, операционный)
выбор средств контроля (каким образом оценивают состояние объекта контроля и как информируют об этом субъекта контроля);
определение границы отклонений, учитывая которую следует осуществлять корректирующие действия;
определение типичных корректирующих действий, которые могут быть применены к объекту контроля в случае его отклонения от заданных параметров (особенно если система контроля автоматизированная).
Эффективная система контроля позволяет успешно управлять фирмой и регулировать ее деятельность. Характеристиками эффективной системы контроля являются: точность и достоверность, своевременность, экономичность, гибкость, обоснованность критериев и их множественность, объективность, стратегическая направленность, связь с вознаграждением, ориентированность на человеческий фактор.
Достоверность и точность информации. Часто менеджеры принимают решения, основанные на недостоверной или неточной информации, которая обычно поступает от подчиненных и является способом сокрытия недостатков собственной работы и избежания наказаний. Такое явление имеет место при отсутствии взаимопонимания между руководителем и подчиненными. Эффективная система контроля должна предотвращать поступление недостоверной информации, используя для этого как систему наказаний, так и альтернативные информационные каналы. Однако лучшим способом решения этой проблемы является формирование соответствующей организационной культури.
Своевременность контроля. По своевременного выявления недостатков в работе проблему можно ликвидировать, не допустив кризисных ситуаций. Но своевременность не означает поспешность. В зависимости от характера проблем контроль можно успешно осуществлять и на основе информации, поступающей с установленной периодичностью. Важно определить, какие интервалы времени являются допустимыми для обеспечения управляемости процесса. Опытный менеджер всегда знает, как определить промежуточные точки, на которых он сосредоточит контрольные действия. Протяженность во времени между этими точками целесообразно выбирать с таким расчетом, чтобы выявить возможные отклонения на ранней стадии. Для менеджеров низшего уровня этот интервал является меньшим, для высшего - больше. Но в случае резких отклонений информацию следует мгновенно передавать лицу, уполномоченному принимать решения о корректировке процесу.
Экономичность контроля. Означает, что расходы на создание и внедрение системы контроля должны быть меньше, чем выгода от ее применения. Значительные затраты на приобретение технических средств контроля, увеличение количества лиц, которые контролируют, и числа проверок не является гарантией того, что эффективность контроля вырастет. Более того, службы контроля, исправно сообщая о результатах проверок, отвлекают руководителя от насущных задач и даже могут иметь обратный эффект - сформировать у работников фирмы мнению, что им не доверяют, и вызвать у них противодействие, которое негативно повлияет на эффективность управлиння.
Гибкость системы контроля.
| 3.3. Мотивировка как функция менеджмента | 4. Социально-психологические аспекты коллективного труда |