Лука Пачоли. Трактат о счетах и записях > Глава 32. Как следует составлять баланс Главной книги, и о способе перенесения статей из одной книги в другую, т.е. из старой Главной книги в новую; далее о том, как следует привести в согласие Главную книгу с Журналом, Мемориалом и другими книгами помимо Главной1.

Изучив все сказанное выше, следует ознакомиться со способом переноса данных из одной Главной книги в другую, когда первую нужно заменить новой, потому ли, что она вся исписана, или ради порядка в годах, как это водится в известных местах и у именитых купцов. Работа эта вместе с последующими действиями называется балансом книги2.

В этом деле следует поступать с большой осторожностью и согласно следующему правилу. Пригласи себе помощника, потому что тебе одному трудно будет справиться, и дай ему в руки для большей предосторожности Журнал, а сам возьми Главную книгу. Скажи ему, чтобы он, начиная с первой статьи Журнала, громко произносил страницы твоей Главной книги, на которые все статьи внесены сперва в «Дать», а потом в «Иметь», и, слушая его, ты всякий раз станешь отыскивать указываемые им счета. Помощник твой тебе скажет, из чего статья состоит, для кого она составлялась и какая величина однородных сумм ее, а ты в надлежащем месте справишься, действительно ли такое содержание, то же лицо и такая же сумма. Если твоя статья согласуется со статьей в Журнале, то первую отметишь черточкой (наконечником) 3 или же каким-либо другим знаком над буквой L4 или на другом месте так, однако, чтобы ты не мог сбиваться Такой же знак или такую же черточку, как другие называют, обязан твой помощник проставить в Журнале у той же статьи и внимательно следить за тем, чтобы ты без него и он без тебя ни одной статьи не отмечали; иначе могут возникнуть крупные ошибки, так как метки статей означают, что от находятся в должном порядке.

Точно так же ты поступишь, когда сделаешь выписку со счета для должника, и, прежде чем вручить ей ты должен провести проверку ее со счетами Главной книги и статьями Журнала, а также с другими документами, где об этих статьях упоминается, как об этом была речь в главе 30.

Таким образом сверишь Журнал и Главную книгу по порядку с начала до конца, и если при этом все статьи, как в «Дать», так и в «Иметь», найдешь в совершенном порядке, ты должен помнить еще и то, что твоему помощнику следует отмечать статьи в Журнале черточкой или точкой два раза, ты же сделаешь отметки на статьях только по одному разу по той причине, что из каждой статьи в Журнале образуются две в Главной книге.

Точно так же, устанавливая баланс5, хорошо отмечать статьи Журнала двумя точками, одну под другой, при лирах или двумя черточками таким же порядком. Это означало бы, что статья в Главной книги находится как в «Дать», так и в «Иметь».

Некоторые делают черточку в Журнале в «Даты перед буквой Р6, а в «Иметь» — за лирами. И то, и другое хорошо. Впрочем, и одна только отметка в Журнале была бы достаточна, а именно в «Дать», и ты мог бы сам сравнить отмеченную статью с такой же в «Иметь» твоей Главной книги и таким образом получил бы и номера страниц, на которых помещена сумма в «Иметь», хотя бы таковые не выкликивались по Журналу7. Удобнее, однако же, проводить проверку с помощником по указанному выше способу.

Если проверка Журнала доведена до конца и по Главной книге оказывается, что в «Дать» или в «Иметь» какая-либо статья осталась неотмеченной, то это доказывает, что в Главную книгу вкралась ошибка, а именно, что статья эта в «Дать» или в «Иметь» лишняя, и поэтому немедленно ее исправишь, поставив такую же сумму на противоположную страницу. Это значит, что, если сумма лишней статьи найдена в «Дать», занесешь ее в «Иметь», и наоборот. О том, как это делается, ты читал в предыдущей главе, и таким образом устранишь всякую ошибку.

Точно так же следует поступать, если бы твой помощник встретил в Журнале статью, которая у тебя в Главной книге под «Дать» или «Иметь» отсутствует; это указало бы на то, что в Главной книге существует ошибка, которую следует исправить противоположно тому случаю, когда статья была лишней, а именно: незамедлительно следует эту статью внести как в «Дать», так и в «Иметь» Главной книги8, заметив при этом о происшедшей разнице в числах, так как статья занесена уже после действительного возникновения ее. Хороший бухгалтер обязан всегда упомянуть о причинах происхождения таковых разниц, чтобы относительно Главной книги не могло быть никакого подозрения, а нотариус, который не вправе что-либо прибавлять или пропускать, не смог бы делать какие-либо замечания о найденных им приписках или пропусках. Об этом бухгалтер должен твердо помнить, дабы купеческая репутация не пострадала.

Если же означенная статья пропущена в «Датъ» или в «Иметь», то нужно занести ее только один раз на надлежащее место, куда она не попала, и добавить, что это произошло вследствие ошибки.

Так приведешь в порядок все статьи, и если они при сравнении окажутся налицо, то из этого можешь заключить, что Главная книга твоя ведется правильно и содержится исправно.

Еще заметь себе и то, что иногда встретишь в Главной книге много статей, не отмеченных в Журнале, а именно те, которые в «Дать» или «Иметь» показаны остатками, подлежащими дальнейшему перенесению, как об этом говорилось в главе 28. Сличение этих остатков можешь проводить в Главной книге сам, а именно в «Дать» и в «Иметь», руководствуясь при этом номерами страниц, которые указаны при упомянутых статьях. И если противоположная статья находится на том месте, где она и быть должна, то из этого также можно вывести заключение, что Главная книга исправна.

Все то, что сказано было до сих пор о сравнении Главной книги с Журналом, относится также и к сравнению Мемориала с Журналом, и так день за днем, если ты ведешь Мемориал по тому способу, который я тебе объяснил в начале этого трактата. Если есть у тебя другие книги, то сделай с ними то же самое; последней, однако же, всегда должна быть Главная книга, а предпоследней — Журнал.

Примечания

1. Речь идет о книгах дополнительных, т.е. о книгах оперативного или управленческого учета.

2. Под балансом автор понимает процедуру, связанную с установлением тождества оборотов по дебету и кредиту счетов Главной книги. Впоследствии это положение А. П. Рудановский назовет аксиомой Пачоли.

3. В дальнейшем эта отметка получила название «крыжа»

4. Обозначение лир.

5. Речь идет о пробном балансе (балансе оборотов).

6. Р (Per—На), т. е. перед словом дебет. Процесс составления баланса сводится автором к выявлению отклонений в записях по учетным книгам и к исправлению выявленных ошибок.

7. Обороты по дебету связывались с Журналом, который открыживал помощник, но после этого помощник не нужен, так как сам бухгалтер или купец мог по дебетовым оборотам сверить кредитовые записи (Примечание Л.А. Кесаревой).

8. Джейсбик приводит и такой случай, когда в Главной книге пропущен счет, упомянутый в Журнале. В этом случае предлагается открыть счет и записать оборот (ы) (Примечание Л.А. Кесаревой).