7.2.2. Системний аналіз

Важливим елементом системного підходу є системний аналіз, у той же час це самостійна прикладна дисципліна, яка використовує методологію системного підходу, і це також один із спе-ціальнонаукових методів науки управління. Він є поодиноким випадком системного дослідження, оскільки має своїм об'єктом лише системи, що створені людиною, а предметом – проблеми управління цими системами. Тому системний аналіз часто трактується як сукупність методів, які використовуються для підготовки та обгрунтування рішень щодо складних проблем соціального, політичного, економічного, військового, наукового і технічного характеру. На відміну від системного підходу, який є загальною методологією і має досить широкий зміст, системний аналіз має діло з проектуванням та вдосконаленням систем і таких систем управління, котрі до свого складу включають людський (цілеспрямований) фактор, тобто штучних систем, що виникли за участю людини, причому в їхньому функціонуванні людині належить якщо не головна, то, принаймні, надзвичайно важлива роль.

Процедурною основою системного аналізу є математичне моделювання, а технічною основою – засоби обчислювальної техніки та інформаційні системи.

Самі особливості систем (як правило, складних та надскладних) визначають принципи їхнього аналізу, зміст та послідовність аналітичних та управлінських дій.

Системний аналіз характеризується упорядкованим, логічно обгрунтованим підходом до дослідження проблем і використання існуючих методів їх вирішення.

Процедуру системного аналізу можна визначити таким чином:

– визначення та обгрунтування мети або ряду цілей;

– вибір альтернативних засобів, тобто курсів дій, на підставі яких може бути досягнута мета;

– визначення витрат ресурсів (матеріальних, фінансових, трудових, часових та ін.), що потрібні для кожного курсу дій;

– розробка логіко-математичної моделі або моделей, кожна з яких відображає зв'язки між цілями, альтернативними курсами дій, засобами їх досягнення, навколишнім середовищем та потребами в ресурсах;

– визначення критеріїв та показників, за допомогою яких зіставляються в кожному конкретному випадку цілі та витрати.

Отже, елементи системного аналізу створюють логічний ланцюг: цілі – шляхи їх досягнення – потрібні ресурси.

131

Як вважає В.Г. Афанасьєв, системний аналіз дозволяє розчленувати складну систему на елементи, складне завдання – на сукупність простих, виразити їх кількісно, а значить, з більшим ступенем точності. Більш того, складне завдання може бути зведене не просто до менш складних, але саме до тих, що мають для свого вирішення відпрацьовані методи6.

Виступаючи як процес, системний аналіз має ряд етапів, важливішим, вихідним із котрих є послідовне розчленування досліджуваної проблеми на складові підпроблеми. Воно здійснюється доти, доки можливі рішення кожної з них не стануть очевидними, наочно демонстрованими та вимірними на основі прийнятого критерію оцінки. Таке членування, аналіз – річ надзвичайно складна, особливо при вивченні управління соціальними системами. Якщо відносно нескладно розчленувати технічну систему, оскільки її складові частини очевидні, то в організаціях людей поряд із формальними є чимало неформальних утворень та зв'язків, котрі нелегко чітко виділити та зафіксувати.

Структурування проблеми при системному аналізі органічно сполучається із синтезом, зведенням в єдину систему безлічі часткових рішень, які є результатом Структурування. Зрештою вони взаємопов'язуються як елементи розв'язання проблеми в цілому.

Для того щоб втілити результати аналізу та синтезу в управлінське рішення, необхідно "пов'язати" загальну мету із засобами її досягнення. Зробити це вельми непросто, оскільки в соціальних системах загальна мета нерідко дуже далека від конкретних засобів її здійснення та повязана з ними рядом підцілей. Останні досягаються конкретними засобами. Отже, для чіткого уявлення про них потрібна декомпозиція, розчленування головної мети на підцілі.

Методом декомпозиції цілей є розробка "дерева цілей". Відображаючись у формі схеми або описання, таке дерево" вміщує всю ієрархію цілей даної системи – від самих простих, нижчих, елементарних підцілей до загальної, вищої мети. Використання названого методу перетворює розв'язання складної проблеми в системний, цілісний процес.

Системний аналіз передбачає наявність достатнього обсягу необхідної інформації про сутність проблеми, її логічну структуру, зв'язки з іншими (зовнішніми щодо даної) проблемами, про потрібні ресурси, про різного роду фактори, що впливають на розв'язання проблеми, і т.д. Багато з таких факторів не піддаються кількісній оцінці, і врахувати їх можна, лише використовуючи знання, досвід та інтуїцію експертів, фахівців щодо досліджуваної та суміжної із нею проблем.

8 Див.: Афанасьєв В.Г. Общество: системиость, познание й управ-ление. - М., 1981. - С. 159.

132

Разом із тим системний аналіз сприяє упорядкуванню цієї вихідної, часто вельми різнорідної та суперечливої "інформації. Він служить також засобом здобування нових відомостей про стан системи, тенденції її розвитку, альтернативи, різні шляхи досягнення мети системи, про можливі її стани в майбутньому, тобто прогнозуючої інформації.

При системному аналізі використовується специфічний науковий інструментарій. Він складається з таких методів: неформальні евристичні (методи сценаріїв, експертних оцінок, діагностика, "перехресні" порівняння); графічні ('дерево цілей", сітьові, матричні методи); кількісні (економічний аналіз, аналіз витрат та ефективності, статистичні методи, морфологічний аналіз, метод агрегуванпя перемінних у комплексні фактори). По суті, на всіх етапах системного аналізу використовується такий універсальний метод пізнання, як моделювання.

Приблизна схема (логічна структура) системного аналізу:

і. Вихідним пунктом будь-якого системного аналізу та розробки альтернативних варіантів управлінських рішень є уявлення про цілісність системи. Із цього уявлення випливають два основних висновки. По-перше, система може бути зрозуміла і реконструйована (створена у випадку проектування нової системи) як дещо ціле лише в тому випадку, якщо вона як система протистоїть своєму оточенню – середовищу. По-друге, розчленування системи приводить до поняття елемента-одиниці, властивості та функції якої визначаються її місцем у рамках цілого. При цьому не слід забувати про відносну самостійність та специфічні властивості елементів, які можуть та вступають у певні відносини між собою. Крім того, необхідно пам'ятати, що система як ціле, в свою чергу, завжди являє собою елемент більш складної системи в ієрархії.

2. Цілісність системи конкретизується та здійснюється через зв'язки. Природно, в системах головне місце посідають "системоутворюючі" зв'язки, що виражають закономірні відносини та визначають організацію системи. Але слід мати на увазі, що, наприклад, соціальна організація як відкрита система взаємодіє із середовищем, обмінюється із ним матеріалами, енергією, людьми, інформацією і т.д. Середовище впливає на систему, зв'язки із середовищем можуть впливати на внутрішню структуру організації.

а. Сукупність зв'язків приводить до поняття структури і організації системи. Структура, організація матеріальних елементів (компонентів), їхні зв'язки додають системі той чи інший ступінь сталості, стабільності, здатності витримувати певний вплив з боку середовища, не втрачаючи своєї якісної визначеності.

4. Структура може характеризуватися як "по горизонталі", так і "по вертикалі". Вертикальна структура приводить до поняття рівнів, їхньої підпорядкованості та ієрархії.

133

5. Наявність управління в системі створює необхідність постановки в процесі аналізу та розробки систем поняття мети, доцільності характеру їхніх зв'язків та поведінки.

6. В зв'язку з управлінням та необхідністю доцільного характеру поведінки систем здебільшого виникає проблема співвідношення функціонування та розвитку, стабільності та інновацій з урахуванням факторів часу, простору та екології.

Системний аналіз щодо управління дає можливість:

1) з урахуванням усієї сукупності економічних та соціально-політичних умов чітко сформулювати цілі соціальної системи і з'ясувати їхню ієрархію до початку будь-якої діяльності, пов'язаної з прийняттям рішень, особливо стратегічного характеру;

2) встановити конкретні взаємопов'язані завдання для кожного рівня та ланки управління, виходячи з його внеску в досягнення загальної мети, що планується, з погодженням строків, потрібних та наявних ресурсів на єдиній інформаційній, методичній та процедурній основі;

3) підготувати та всебічно оцінити альтернативні варіанти управлінських рішень за критерієм одержання максимального ефекту в досягненні поставлених цілей з мінімальними витратами;

4) здійснити виділення та розподіл матеріальних, фінансових і людських ресурсів з урахуванням пріоритетності цілей та напрямів діяльності, їх взаємозв'язку та фактора часу;

5) оцінити управлінський потенціал системи, з'ясувати необхідність та можливості делегування відповідальності і повноважень по рівнях ієрархії управління.

Хотілося б ще раз підкреслити важливість оволодіння співробітниками органів внутрішніх справ системним мисленням, котре дозволить кваліфіковано виконувати різнорідні завдання оперативно-службової діяльності.

Для зручності ознайомлення із системним підходом та системним аналізом вони розглядалися разом, тобто автор свідомо пішов на деяке порушення послідовності (ієрархічності) викладення методів управління порівняно з їх наданою класифікацією.