§ 2. Хранение документов

 ГК РФ не устанавливает обязанности обществ с ограниченной ответственностью, связанные с хранением документов. В то же время в законодательстве Российской Федерации об отдельных видах юридических лиц, в частности, в акционерном законодательстве, подобные нормы имеются. Например, правила о хранении документов акционерного общества содержатся в ст. 89 ФЗ "Об акционерных обществах". Перечень основных документов, которые обязано хранить акционерное общество, в основном совпадает с перечнем, установленным в ст. 50 Закона. Акционерное общество обязано также хранить документы, связанные с выпуском акций. Кроме того, в ст. 89 ФЗ "Об акционерных обществах" в качестве объекта хранения отдельно выделены документы бухгалтерского учета.

 В целях достоверного и полного отражения деятельности общества с ограниченной ответственностью, ее сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере Закон в императивных нормах возлагает на общество обязанность хранить следующие документы:

 учредительные документы общества, а также внесенные в учредительные документы общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;

 протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;

 документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;

 документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

 внутренние документы общества;

 положения о филиалах и представительствах общества;

 документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;

 протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;

 списки аффилированных лиц общества;

 заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;

 иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

 Документы и документооборот обеспечивают само существование соответствующей корпорации как юридического лица и всю юридически значимую деятельность общества с ограниченной ответственностью. Поэтому порядок хранения документов общества обязательно должен быть недвусмысленно определен в его уставе (см. п. 2 ст. 12 Закона).

 Общество с ограниченной ответственностью является обладателем информации в контексте ФЗ от 27.07.2006 г. "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" *(92), т.е. лицом, самостоятельно создавшим информацию либо получившим на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам. В ст. 50 Закона речь идет о документированной информации, обладателем которой является общество. При этом документированной является зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (ст. 2 ФЗ от "Об информации, информационных технологиях и о защите информации").

 Как обладатель документированной информации, общество с ограниченной ответственностью, согласно общему правилу ст. 6 указанного Федерального закона, вправе: разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа; использовать информацию, в том числе распространять ее, по своему усмотрению; передавать информацию другим лицам по договору или на ином установленном законом основании; защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами; осуществлять иные действия с информацией или разрешать осуществление таких действий.

 Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан: соблюдать права и законные интересы иных лиц; принимать меры по защите информации; ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

 Документированная информация, о которой идет речь в ст. 50 Закона, в обществе с ограниченной ответственностью представлена в виде архивных документов, т.е. материальных носителей с зафиксированной на них информацией, которые имеют реквизиты, позволяющие их идентифицировать, и подлежат хранению в силу значимости указанных носителей и информации для граждан, общества и государства. В соответствии со ст. 9 ФЗ от 22.10.2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" *(93) архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными, находятся в частной собственности. Право собственности на архивные документы охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается (см. ст. 12 указанного Федерального закона).

 Общество с ограниченной ответственностью обязано обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

 В соответствии со ст. 23 указанного Федерального закона негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством РФ, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления.

 При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

 При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

 Обратим внимание, что в п. 1 ст. 50 Закона приводится достаточно подробный перечень документов, которые подлежат обязательному хранению. Однако этот перечень не является исчерпывающим. В соответствии с указанным пунктом общество с ограниченной ответственностью обязано хранить и иные документы. Понятие "иные документы" включает в себя:

 а) документы, предусмотренные федеральными законами (например, ФЗ от 22.05.2003 г. "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" *(94));

 б) документы, предусмотренные другими правовыми актами (например, постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 г. N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" *(95));

 в) документы, предусмотренные уставом и внутренними документами корпорации (положениями о филиалах, о ревизионной комиссии, о выпуске облигаций, о персонале, о правлении и др.);

 г) документы, предусмотренные решениями органов управления общества.

 Особое внимание должно быть уделено хранению бухгалтерских документов общества с ограниченной ответственностью. В соответствии со ст. 17 ФЗ от 21.11.1996 г. "О бухгалтерском учете", регулирующей хранение документов бухгалтерского учета, все организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

 Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (т.е. руководитель исполнительного органа либо лицо, ответственное за ведение дел организации).

 Хранение документов бухгалтерского учета и отчетности призвано обеспечивать граждан, государственные органы и заинтересованные организации ретроспективной документальной информацией. Кроме того, хранение указанных документов осуществляется в целях достоверного и полного отражения деятельности общества, ее сопоставления с деятельностью других хозяйствующих субъектов, оценки, а также для обеспечения государственного регулирования и контроля в финансово-экономической сфере.

 При выборе способов хранения бухгалтерских документов целесообразно исходить из того, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

 Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

 Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

 Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

 Отдельные виды документов (например, наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться в непереплетенном виде, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

 Выдача первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться по распоряжению главного бухгалтера.

 В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе такой комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

 Целесообразно обратить внимание на то, что ФЗ "О бухгалтерском учете" (п. 3 ст. 10) предусмотрены особые требования к хранению регистров бухгалтерского учета. При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

 Сроки хранения документов бухгалтерского учета должны быть установлены в правилах документооборота, утверждаемых в соответствующей организации при принятии учетной политики. Документооборот (правила создания или получения документов от других организаций, принятие документов к учету, их обработка, хранение и передача в архивы) может регулироваться соответствующим локальным актом, при подготовке которого целесообразно руководствоваться приказом МНС РФ от 21.04.2004 г. N САЭ-3-18/297@ "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения" *(96).

 Организации налоговой системы применяют указанные в Перечне сроки хранения документов в установленном порядке при отборе документов на хранение в соответствующие государственные, муниципальные архивы и при организации экспертизы ценности документов для дальнейшего ведомственного хранения и к уничтожению. Организации налоговой системы, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, применяют постоянный срок хранения по Перечню к своим документам до ликвидации организации. В случае ликвидации организации социально значимые документы по личному составу передаются на хранение в соответствующие государственные, муниципальные или ведомственные архивы (архив организации) в установленном порядке.

 Особенности хранения бухгалтерских и иных документов кредитных и страховых организаций определяются также специальными федеральными законами (см. п. 2 ст. 1 Закона) и другими нормативными правовыми актами.

 Пункт 2 ст. 50 Закона предусматривает хранение указанных в п. 1 документов общества с ограниченной ответственностью в определенном месте: общество хранит документы, предусмотренные п. 1 ст. 50, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

 Таким образом, установлены два вида признаков для характеристики места хранения. Во-первых, массив документов общества хранится по месту его нахождения, которым считается место государственной регистрации общества как юридического лица (см. п. 2 ст. 4 Закона). Во-вторых, в учредительных документах общества или в его внутренних документах может быть определено иное место хранения документов (например, в специально арендуемом здании, в помещении филиала или представительства общества). При этом должны быть соблюдены два условия - известность всем участникам общества места хранения, а также доступность его для ознакомления с документацией и получения справок, копий документов, иной информации.