8.2. Документальная ревизия: задачи, организация и значение

8.2.1. Ревизия (от лат. revisio - пересмотр) как основной, наиболее полный и глубокий метод хозяйственного контроля означает документальную проверку финансово-хозяйственной

деятельности предприятия за определенный период.

Документальной ревизией называется проверка, обследование по документам и записям в учетных регистрах законности, правильности и целесообразности хозяйственной

деятельности предприятий, учреждений, организаций. В силу ряда объективных и субъективных причин термин "ревизия" в последнее время заменяется понятием

"тематическая (например, налоговая, аудиторская) проверка" и другими синонимами.

Основными задачами документальной ревизии являются:

а) проверка законности хозяйственных операций, произведенных на данном предприятии, в организации, учреждении;

б) проверка соблюдения финансовой дисциплины;

в) выявление случаев незаконного расходования и списания средств и материалов;

г) проверка правильности постановки бухгалтерского учета складского хозяйства и правильности представляемых отчетов.

100

8.2.2. Документальные ревизии проводят:

а) контрольно-ревизионное управление Минфина России и его местные органы;

б) органы внутриведомственного финансового контроля;

в) ревизионные комиссии общественных и кооперативных предприятий и организаций, акционерных обществ.

8.2.3. Все ревизии делятся:

а) по основаниям назначения - на плановые и внеплановые (внезапные);

б) в зависимости от органов, проводящих документальную ревизию, - на ведомственные и вневедомственные;

в) по объему - на полные и частичные;

г) по методу проведения - на сплошные, выборочные и комбинированные;

д) по повторности - на первичные, повторные и дополнительные;

е) по составу ревизоров - на бухгалтерские и комплексные.

8.2.4. В процессе производства ревизии уполномоченное на ее проведение лицо имеет право:

а) проверять фактическое наличие товарно-материальных ценностей и денежных средств у материально-ответственных лиц;

б) требовать от руководителей и работников ревизуемого предприятия (учреждения) предъявления бухгалтерских документов, журналов и книг, планов, смет, отчетов,

распоряжений и других документов;

в) требовать устные и письменные объяснения и справки от работников проверяемого предприятия (учреждения);

г) опечатывать или изымать подложные и сомнительные документы для обеспечения их сохранности;

д) запрашивать от различных организаций, предприятий и лиц необходимые для проведения ревизии сведения и копии документов.

8.2.5. Ревизор обязан:

а) выполнить задание на проведение ревизии качественно и в срок (не более 30 дней);

б) по выявленным нарушениям и злоупотреблениям разработать меры по их устранению и предотвращению;

в) своевременно составить акт ревизии.

101

8.2.6. При проведении ревизии могут применяться методы фактической и документальной проверки:

а) к методам фактической проверки относятся осмотр, обследования, инвентаризация, обмер выполненных работ, контрольный запуск сырья и материалов в производство

(эксперимент), анализ сырья, материалов и продукции, получение объяснений и справок.

Объектами осмотра могут быть территория, производственные помещения, оборудование, склады, продукция, помещения, где хранятся документы и т.п. При осмотре

ревизор выясняет условия деятельности ревизуемого (проверяемого) предприятия (учреждения), пригодность условий хранения материальных и денежных средств

и т. д.

В содержание обследования входит не только осмотр необходимых объектов, но и ознакомление с документами, получение объяснений от соответствующих лиц и другие

действия. Осмотр и обследование дают возможность ревизору получить общее представление о деятельности предприятия, учреждения. При обнаружении злоупотреблений

и иных нарушений, например плохой организации складского хозяйства, контрольно-пропускной системы и т.п., ревизор составляет об этом акт и приобщает его

к общему акту ревизии.

Инвентаризация - это проверка и регистрация наличия материальных и денежных средств на месте их хранения (на складе, в цехе, в кассе и т. п.) с последующим

сличением остатков с учетными данными. Инвентаризация может быть полной, охватывающей все виды средств, все права и обязанности предприятия, и частичной,

затрагивающей отдельные виды средств хозяйства. Она должна производиться комиссией в составе ревизора, материально-ответственного лица и других лиц внезапно.

До начала проверки наличия материальных и денежных средств у материально-ответственных лиц берется расписка в том, что все приходно-расходные документы

они сдали в бухгалтерию и никаких неоприходованных или списанных ценностей у них нет. Затем комиссия проверяет исправность измерительных приборов и приступает

к пересчету, взвешиванию и перемериванию инвентаризуемых ценностей в натуре. Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей

прекращаются.

После снятия натуральных остатков определяются расхождения между ними и учетными данными. Выявленная разница отражается в сличительных ведомостях. Учетные

данные приводятся в соответствие с натуральными остатками списанием

102

недостачи в пределах естественной убыли и сверх нее, когда виновные не установлены. Недостачи сверх норм убыли при наличии виновных списываются за их счет.

Существуют особенности инвентаризации кассы предприятия (учреждения), которые необходимо учитывать.

Перед такой проверкой кассир должен предъявить последний кассовый отчет. У него берется расписка в том, что все деньги оприходованы и документы сданы в

бухгалтерию и никаких документов не осталось. После этого проверяется денежный ящик. Все деньги пересчитываются, а документы учитываются. В случае обнаружения

в кассе денег в большей сумме, чем числится по документам, они оприходуются и сдаются в бюджет. Заявление кассира о том, что обнаруженные излишки денег

принадлежат ему, во внимание не принимается, поскольку в кассе никаких личных денег храниться не должно.

Таким образом, инвентаризация выступает основным методом проверки достоверности бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с действительностью

46.

Обмер выполненных работ - это проверка соответствия выполненных работ их документальному отражению.

Контрольный запуск сырья и материалов в производство (эксперимент) применяется для проверки норм расхода сырья и материалов, количества отходов, выхода

готовой продукции, проверки технологического процесса, производительности оборудования и т. п.

Анализ сырья, материалов и продукции осуществляется для проверки качества выпускаемой продукции, выявления фактов использования неполноценного сырья, замены

одних материалов другими, более дешевыми, недовложения каких-либо компонентов и т. п.

Получение объяснений и справок ревизор осуществляет параллельно во время осмотров, обследований от любых лиц, располагающих относящимися к ревизии сведениями;

б) к методам документальной проверки относятся:

103

осмотр документов для выяснения: составлен ли документ по установленной форме, имеются ли в нем все необходимые реквизиты, нет ли на нем подчисток, подклеек,

травления, приписок и иных изменений цифр и текста, надлежащие ли на документе штампы и печати, не вызывают ли сомнение почерк, подписи и т.д.;

арифметическая (счетная) проверка, с помощью которой выясняется правильность итоговых сумм, вычисления процентов, умножения количественных показателей на

их цену и т. д.;

нормативная проверка документов - это выяснение правильности применения цен, расценок, размера налогов, накладных расходов, норм трудовых затрат, естественной

убыли, расхода сырья и материалов, выхода продукции и т. п.;

проверка соответствия операций, отраженных в документах, установленным правилам. Речь идет о законности различных хозяйственных операций. Например, надлежащим

ли лицом выдавалась заработная плата, законно ли произведен зачет пересортицы, не передавались ли материальные ценности от одного материально ответственного

лица другому без инвентаризации, не превышался ли лимит денег в кассе и т. д.;

встречная проверка документов, т.е. сопоставление разных экземпляров одного и того же документа, находящихся в разных подразделениях ревизуемого предприятия,

учреждения или в разных организациях;

сопоставление учетных записей, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию в двух разных организациях;

сопоставление распорядительных и исполнительных документов;

сопоставление первичных и производных документов (регистров);

сопоставление документов, отражающих взаимосвязанные операции;

восстановление количественного учета товарно-материальных ценностей;

контрольно-выборочное сличение остатков товаров (контрольное сличение);

сопоставление данных о движении товара с данными о движении тары;

сопоставление данных бухгалтерского и оперативного учета;

104

сопоставление записей в книге кассира-операциониста с данными счетчиков кассового аппарата и контрольных лент;

проверка оснований для расходных денежных документов;

анализ ежедневного движения товарно-материальных и денежных средств с определением остатка после каждой операции.

8.2.7. Наличие в первичных документах дефектов вызывает сомнение в правильности (законности) оформленных ими операций. Наиболее характерными и чаще выявляемыми

дефектами являются следующие:

нарушение установленной формы документа;

наличие на документе резолюции или разрешающей подписи в неустановленном месте;

отсутствие при распорядительном документе исполнительного (и наоборот);

отсутствие всех необходимых реквизитов на документе;

несоответствие отдельных реквизитов;

суммарное несоответствие основного документа и приложения к нему;

подписание документа лицами, не имеющими на это права;

отсутствие необходимых приложений;

расхождение содержания нескольких экземпляров одного и того же документа;

подделка подписей, наличие подчисток, исправлений и т.д.

Кроме того, о неблагополучии учета могут свидетельствовать и потому требуют тщательной проверки по первичным документам следующие признаки счетных регистров:

отсутствие необходимых записей в карточках аналитического учета и других регистрах;

кредитовое сальдо по активным и дебетовое по пассивным счетам;

записи в счетных регистрах, не обоснованные первичными документами;

несоответствие записей одних и тех же операций в разных счетных регистрах;

отсутствие аналитического учета по балансовым счетам;

необоснованное свертывание сальдо по активно-пассивным счетам;

необоснованные и неоговоренные исправления в регистрах;

открытие и ведение счетов, не предусмотренных счетным планом;

105

неправильные итоговые записи и переносы с одной стороны регистра на другую;

отсутствие имевшихся ранее счетных регистров.

8.2.8. Для документов бухгалтерского оформления характерными могут являться следующие основные нарушения правил учета:

составление бухгалтерских проводок и внесение записей, не основанных на первичных документах, в накопительные ведомости;

составление бухгалтерских проводок с нарушением корреспонденции счетов;

исправление бухгалтерских проводок без документальных оснований и действительной необходимости;

запоздалое составление бухгалтерских проводок (не во время обработки документа, а через некоторое время).

8.2.9. Результаты ревизии оформляются актом, имеющим важное юридическое значение документа, а в ряде случаев - и вещественного доказательства.

Акт документальной ревизии должен содержать все относящиеся к делу факты, обнаруженные ревизором. В нем подробно описывается каждый конкретный случай нарушения

и поведение ответственных лиц; его описание должно основываться на документах. Акт должен быть написан (отпечатан) четко, ясно, грамотно, без исправлений;

он подписывается ревизором, руководителем и главным бухгалтером проверяемой (обревизованной) организации.

В случае несогласия с актом ревизии или отдельными его положениями руководитель организации и главный бухгалтер прилагают к акту свои возражения.

К акту ревизии должны быть приложены:

а) объяснения или возражения руководителя и главного бухгалтера организации (предприятия, учреждения);

б) объяснения, полученные ревизором в ходе проверки, от определенных лиц;

в) промежуточные (частные) акты, которые составляются по результатам проверки отдельных участков работы организации в период ревизии;

г) справки (таблицы), полученные ревизором;

д) составленные ревизором в ходе ревизии расчеты и таблицы;

е) изъятые ревизором документы;

ж) заключение ревизора по представленным возражениям на акт ревизии.

106

Кроме оформленного акта, ревизор представляет руководителю, назначившему ревизию, свои письменные предложения и выводы по устранению причин и условий, способствующих

правонарушениям.

По поступившим материалам руководитель (если речь идет о ведомственных ревизорах) принимает решение, утверждает акт ревизии. Для иных ревизоров такого утверждения

не требуется.

Предложения и выводы ревизора использует и следователь для внесения представления об устранении причин и условий, способствовавших совершению выявленных

правонарушений.

8.2.10. Акт ревизии структурно должен состоять из трех частей:

а) вводной части, включающей в себя основания для назначения документальной ревизии; наименование ревизуемой организации; фамилию, имя и отчество ревизора;

краткое изложение обстоятельств дела; перечень проверенных документов; задание ревизору и место проведения ревизии; список присутствовавших при ревизии

лиц; дату начала и окончания ревизии;

б) констатирующей (проверочной) части, состоящей из данных бухгалтерского учета; методов ревизии; установленных фактов нарушений; наименования нормативного

акта, регулирующего деятельность лиц по проверяемым вопросам; сведения об использовании заключений специалистов других областей знаний;

в) выводов (итоговой части), т.е. мотивированных ответов ревизора на поставленные перед ним вопросы.

107

46

См.: Приказ Минфина России от 13.06.95 г. ? 49 "Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" // Финансовая газета. 1995.

? 28; Приказ Минфина России ? 20н и МНС России ? ГБ-3-04/39 от 10.03.99 г. "Положение о порядке проведения инвентаризации имущества налогоплательщика при

налоговой проверке" // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 1999. ? 27. 5 июля.