3.5.1. Сутність функціонального аналізу діяльності органу державної влади та методика його проведення

Поняття «функція» є одним із дуже поширених понять у теорії та практиці менеджменту. В поняття «функція менеджменту» вкладають різний зміст залежно від того, який аспект розглядається: сутність і цілі менеджменту, стадії та види цієї діяльності та ін. Однак у будь-якому випадку функція менеджменту є зовнішнім виявленням управлінських відносин, тобто особливим видом діяльності, що відображає напрями або стадії здійснення цілеспрямованого впливу на відносини людей, які об'єднані в організацію. Дослідження функцій менеджменту має велике практичне значення, тому що вони значною мірою виявляють внутрішню структуру організації та її органів управління. Об'єктивна необхідність виконання цієї роботи вимагає чіткої класифікації функцій.

У наш час як за кордоном, так і в Україні проводяться широкі теоретичні дослідження в напрямку розробки наукової класифікації функцій

302_______________________________________________Розділ 3.5

менеджменту стосовно організації, що функціонує в умовах ринкової економіки, в результаті чого у вітчизняній та зарубіжній літературі з менеджменту пропонується значна кількість класифікацій функцій управління, які дуже часто суперечать одна одній. Це можна пояснити тим, що в умовах постійних змін зовнішнього середовища важко, якщо взагалі можливо, виділити універсальну класифікаційну ознаку, на основі якої згруповані функції, які найбільш повно та всебічно охарактеризували б управлінську діяльність.

Але все ж найбільш поширеною класифікацією є та, що поділяє функції на дві групи: загальні та конкретні функції менеджменту. Для таких організацій, як органи державної влади та органи місцевого самоврядування, може бути прийнятий також підхід, заснований на поєднанні суттєвих видів управлінської діяльності в невелику кількість категорій, а саме: процес управління складається з функцій планування, організації, контролю, координації, мотивації. Ці п'ять функцій менеджменту (як процес управління) утворюють управлінський цикл і поєднані сполучними процесами комунікації та прийняття рішення. Крім того, слід розрізняти поняття «функція управління» та «функції організації», «функції структурних підрозділів організації», «функції управлінського апарату» та ін. Так, у структурному підрозділі може здійснюватися не тільки одна функція управління або її частина, а й може бути поєднано декілька функцій.

Як бачимо в теорії менеджменту в наш час немає спільної думки стосовно кількості та складу конкретних функцій управління державної установи. Водночас пропонується в управлінське дослідження включати так звані функціональні зони1 або функціональні підсистеми організації2.

Так, до функціональних зон організації відносять маркетинг, фінанси/бухгалтерський облік, операції, людські ресурси, культуру та характер організації; до функціональних підсистем організації відносять маркетинг, виробництво, НДР, персонал, фінанси, менеджмент.

1 Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. — М.: Дело, 1992. — С. 273.

2 Курс для высшего управленческого персонала: Пер. с англ. / Под ред. В.И. Геращенко. — М.: Экономика, 1970. — С. 42.

функціональний аналіз і контролінг діяльності...                                   303

Кожна з цих підсистем реалізує свої цілі, що логічно випливають з місії як загальної мети організації.

Аналіз проблем управління з погляду його функцій становить основу для встановлення обсягу робіт за кожною з них, визначення кількості управлінців і, врешті-решт проектування самої структури та організації апарату управління. З метою удосконалення діяльності державних органів та підвищення ефективності їх роботи проводиться функціональний аналіз.

Функціональний аналіз органів державної влади здійснюється на основі відповідного функціонального обстеження апаратів цих органів усіх рівнів згідно з методичними рекомендаціями, схваленими Постановою Колегії Голов-держслужби (протокол № 6 від 6 липня 2000 p.). Завдання функціонального обстеження апарату конкретного органу полягають у тому, щоб визначити:

•  які конституційно та законодавчо визначені цілі поставлено перед конкретним органом виконавчої влади і чи охоплюють їх завдання, передбачені у положенні про цей орган;

•   які функції закріплено у положенні про цей орган і наскільки вони відповідають завданням, визначеним в інших актах законодавства;

•  якою мірою положення про структурні підрозділи органу виконавчої влади відповідають положенню про цей орган, чи повністю повноваження цих органів забезпечують виконання функцій, покладених на орган;

•  якою мірою посадові інструкції відповідають положенням про орган та його структурні підрозділи, професійно-кваліфікаційним характеристикам посад державних службовців, а також реально виконуваній роботі;

•  чи потребують уточнення перелік завдань і функцій даного органу, а також структура його апарату та кадровий склад1.

Здійснюючи функціональне обстеження, слід керуватися такими визначеннями цілей, завдань та функцій державного органу:

1 Методичні рекомендації з проведення функціонального обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів. — Луганськ, 2000. — С. 3.

304                                                                                             Розділ 3.5

— цілі діяльності органу виконавчої влади визначаються Конституцією та законами України, указами Президента та постановами Кабінету Міністрів України;

— завдання конкретизують цілі органу і, як правило, становлять цільову функцію структурного підрозділу. їх реалізація має забезпечити досягнення мети діяльності органу;

—  функцією слід вважати діяльність, пов'язану з отриманням чітко визначеного кінцевого результату, який прямо відображає досягнення завдань органу виконавчої влади.

Відповідно до Методичних рекомендацій з проведення функціонального обстеження апаратів органів виконавчої влади всіх рівнів функціональне обстеження здійснюється за такими етапами.

1.  Організація роботи з проведення функціонального обстеження.

2.  Функціональне обстеження апарату органу виконавчої влади.

3.  Функціональне обстеження структурних підрозділів апарату.

4.  Аналіз розподілу обов'язків між керівником та заступниками керівника органу виконавчої влади.

5.  Підсумки функціонального обстеження.