3.6.1. Інформаційне забезпечення внутрішньої організації органу державної влади

«Інформація виконує в управлінні таку ж функцію, що і фари для водія в нічний час. Фари освітлюють шлях попереду, але не знімають необхідності правильних рішень», — підкреслював Дж. О'Шенессі.

Інформацію ще називають предметом праці фахівця, менеджера та керівника (на відміну від сировини та матеріалів, які є предметом праці робітника). Зазвичай інформація завжди ототожнюється з поняттями «повідомлення», «відомості», «знання», «дані». Згідно з визначеннями, наведеними у словнику іншомовних слів, інформація — це: 1. Відомості про навколишній світ та процеси, що в ньому протікають, які сприймаються людиною або спеціальним улаштуванням. 2. Повідомлення про становище справ, про стан чого-небудь. Якщо звернутися до філософського тлумачення, то під інформацією розуміють особливий атрибут матерії, пов'язаний з її здатністю до відображення.

Інформаційне та комунікаційне забезпечення...                               311

Державний службовець повинен керуватися визначенням, наведеним в Законі України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 р. Стаття 1 цього Закону дає таке визначення інформації: «Під інформацією цей Закон розуміє документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі».

При вирішенні проблем дослідження інформації найчастіше користуються трьома підходами: синтаксичним (статистичним або кількісним); семантичним (змістовим); прагматичним (практичним, корисним).

Синтаксичний підхід — це найбільш абстрактний рівень вивчення інформації. Цей напрямок з'явився з виникненням кібернетики. Згідно з цим напрямком розвинулося статистичне розуміння інформації. Таке розуміння інформації може широко використовуватися при вирішенні питань передачі інформації. Однак для вирішення проблем обробки інформації воно не корисне.

Семантичний підхід різниться тим, що тут домінує зміст інформації, мета її використання. Кількість змістових одиниць створює тезаурус фахівця, що вирішує завдання. Вивчення інформації в семантичному аспекті особливо важливе для використання у процесах прийняття рішень. Будь-які дані, що виступають як ресурси для процесу прийняття рішення, стають інформацією.

Виходячи з цього, слід розрізняти поняття «дані» та «інформація». Дані можуть розглядатись як ознаки або зафіксовані повідомлення, що в певний момент не впливають на поведінку (процес прийняття рішення). Дані (повідомлення), що не отримали оцінки їх важливості, є потенційною інформацією, а дані, що використовуються при прийнятті рішення, — це реальна інформація.

Різні об'єкти матеріального світу мають різні форми відображення, тому й інформація може поділятися на кілька видів. Розрізняють інформацію: 1) про простий неорганічний світ — елементарна інформація; 2) про живу природу — біологічна інформація; 3) про людське суспільство — інтелектуальна інформація.

312                                                                                             Розділ 3.6

Система державного управління спирається на інтелектуальну інформацію, до якої можна віднести соціальну, демографічну, політичну, економічну та інші види інформації.

Особливістю системи державного управління є першочерговість закону, тому інформація цієї системи базується на відповідному законодавстві. Згідно зі статтею 4 Закону України «Про інформацію» законодавство України про інформацію складають Конституція України, цей Закон, законодавчі акти про окремі галузі, види, форми і засоби інформації, міжнародні договори та угоди, ратифіковані Україною, та принципи і норми міжнародного права.

Основними принципами інформаційних відносин згідно зі статтею 5 Закону України «Про інформацію» є: гаранто-ваність права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об'єктивність, вірогідність інформації; повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

В Україні згідно зі статтею 6 Закону України «Про інформацію» здійснюється державна інформаційна політика — тобто сукупність основних напрямів і способів діяльності держави з одержання, використання, поширення та зберігання інформації.

Державну інформаційну політику розробляють і здійснюють органи державної влади загальної компетенції, а також відповідні органи спеціальної компетенції.

До особливостей інформації системи державного управління можна віднести наявність суб'єктів та об'єктів інформаційних відносин. Суб'єктами інформаційних відносин згідно зі статтею 7 Закону України «Про інформацію» є: громадяни України; юридичні особи; держава. Відповідно до цього Закону суб'єктами інформаційних відносин можуть бути також інші держави, їх громадяни та юридичні особи, міжнародні організації та особи без громадянства. Об'єктами інформаційних відносин є документована або публічно оголошувана інформація про події та явища в галузі політики, економіки, культури, а також у соціальній, екологічній, міжнародній та інших сферах.

Усі громадяни України і юридичні особи мають право на інформацію. Право на інформацію за статтею 10 Закону Украї-

Інформаційне та комунікаційне забезпечення...                                313

ни «Про інформацію» забезпечується: обов'язком органів державної влади, а також органів місцевого самоврядування інформувати про свою діяльність та прийняті рішення; створенням в органах державної влади спеціальних інформаційних служб або систем, що забезпечували б у встановленому порядку доступ до інформації; вільним доступом суб'єктів інформаційних відносин до статистичних даних, архівних, бібліотечних і музейних фондів (обмеження цього доступу зумовлюються лише специфікою цінностей та особливими умовами їх схоронності, що визначаються законодавством); формуванням механізму здійснення права на інформацію; здійсненням державного контролю за додержанням законодавства про інформацію; встановленням відповідальності за порушення законодавства про інформацію.

Мова інформації визначається Законом «Про мови в Україні», іншими законодавчими актами України в цій галузі, міжнародними договорами та угодами, ратифікованими Україною.

У сфері органів державної влади та органів місцевого самоврядування користуються класифікацією інформації, наведеною в Законі України «Про інформацію», розд. З якого відображає галузі, види інформації та режим доступу до неї.

Галузі інформації — це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про відносно самостійні сфери життя і діяльності суспільства та держави.

Основними галузями інформації є: політична, економічна, духовна, науково-технічна, соціальна, екологічна, міжнародна. Статтею 18 цього Закону визначено основні види інформації, а саме: статистична інформація; масова інформація; інформація про діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування; правова інформація; інформація про особу; інформація довідниково-енциклопе-дичного характеру; соціологічна інформація.

Ефективне інформаційне забезпечення залежить від відповідної інформаційної системи органу державної влади і органу місцевого самоврядування.

У наш час термін «інформаційна система» використовується у двох трактуваннях. У вузькому розумінні «інформаційна система» використовується для визначення системи процедур при роботі з даними, тобто характеризує технологіч-

314                                                                                    Розділ 3.6

ний процес, що включає виконання таких функцій: збір первинних даних (спостереження); підготовка даних до обробки; контроль; обробка даних; зберігання та пошук даних; випуск даних; переказ даних. Сукупність усіх перелічених функцій утворює процес обробки даних.

У більш широкому значенні термін «інформаційна система» використовується для позначення системи, завданням якої є продукування інформації, що необхідна для цілей управління. Ціль побудови інформаційних систем полягає в наданні підтримки в процесі прийняття рішень.

Еволюцію інформаційних систем багато спеціалістів пов'язують з використанням комп'ютерів у менеджменті. Спочатку були мейнфрейми (mainframe) — великі ЕОМ, в яких інформація, що народжувалася в організації, зберігалася та оброблялася централізовано. У 80-ті роки сталася революція: з'явився персональний комп'ютер. Він не тільки довів потоки інформації до кожного робочого місця, а й дав змогу, не відходячи від нього, обробляти інформацію за комп'ютерними правилами. Інформаційні системи почали будуватися за принципом так званої архітектури клієнт — сервер. У цій архітектурі центр (сервер) та периферія (клієнт) розподіляють між собою функції з переробки інформації. Інформаційні системи набули гнучкості, але керувати та тримати їх під контролем стало складніше. Тому почав розвиватися ще один підхід до створення інформаційних систем, який поєднував ідеологію «мейнфрейм» та ідеологію «клієнт — сервер». Програмні засоби, що надали змогу реалізувати цей підхід, з'явилися в системі Інтернет. Тому — перенесені на внутріорганізацій-ний рівень — вони дістали співзвучну назву Інтранет.

Загальними характеристиками інформаційних систем і організацій є такі.

1.  Будь-яка інформаційна система й організація є системою, яка може бути піддана аналізу, побудована і керована на підставі загальних принципів побудови систем.

2. Подібні системи більш динамічні, ніж статичні, у зв'язку з чим треба враховувати їх динамічну природу.

3.  Елементи кожної системи з'єднані функціонально. Будь-яка організація або інформаційна система видає вихідну продукцію, яка є ціллю системи. Вихідною продукцією

Інформаційне та комунікаційне забезпечення...                                315

інформаційної системи є інформація, на підставі якої приймається певне рішення. Основна частка зусиль, що скеровані на побудову інформаційної системи, присвячена програмуванню цих рішень.

Таким чином, під інформаційною системою розуміють сукупність видів діяльності, що забезпечують збір, переказ, зберігання, відбір, обробку, видачу та подання інформації на запит управління. Завданням інформаційної системи є забезпечення достатньої кількості правильних та докладних даних у потрібний час для підготовки рішення.

Інформаційна система може бути ручною, механізованою чи автоматизованою залежно від того, які засоби використовуються для виконання завдань, що стоять перед нею. Управлінські інформаційні системи в державному управлінні належать до класу управлінських інформаційних систем (Management Information System — MIS).

Технологічною основою управлінської інформаційної системи є інформаційний процес. Він складається з таких процедур:

•  збір даних, реєстрація — метою є одержання точного, своєчасного, достовірного і повного відображення всієї інформації про діяльність необхідних об'єктів;

•   передача даних — здійснюється доставка необхідної інформації з різних носіїв інформації, наприклад, пошти, можливо кур'єром чи ін.;

•   збереження інформації — ця процедура пов'язана з багаторазовістю, тривалістю використання умовно-постійної інформації в обробці, необхідністю накопичення інформації у зв'язку з розривом у часі її збору й обробки;

•   обробка інформації — послідовність арифметичних і логічних операцій з одержання результативної інформації, наприклад, розрахунок відносних показників фінансової діяльності підприємства, установи, організації на основі первинних даних;

•   передача результатної інформації — здійснюється передача інформації переважно у вигляді файлів;

•  споживання результатної інформації — використання результатів обробки інформації для діяльності безпосередньо органів державного управління.

316                                                                                             Розділ 3.6

При побудові управлінської інформаційної системи важливим є питання про джерела інформації. Законом передбачено або встановлено носії інформації: документи та інші носії, які є матеріальними об'єктами, що зберігають інформацію, а також повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи. Документ — це встановлена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. Первинний документ — це документ, що містить у собі вихідну інформацію. Вторинний документ — це документ, що є результатом аналітико-син-тетичної та іншої переробки одного чи кількох документів.

Основними джерелами інформації органів державної влади та органів місцевого самоврядування є: законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, нормативні акти державних органів, акти органів місцевого самоврядування. Інформація державних органів та органів місцевого самоврядування доводиться до відома зацікавлених осіб шляхом: опублікування її в офіційних друкованих виданнях або поширення інформаційними службами відповідних державних органів і організацій; опублікування її в друкованих засобах масової інформації або публічного оголошення через аудіо- та аудіовізуальні засоби масової інформації; безпосереднього доведення її до заінтересованих осіб (усно, письмово чи іншими способами); надання можливості ознайомлення з архівними матеріалами; оголошення її під час публічних виступів посадових осіб.

Джерела і порядок одержання, використання, поширення та зберігання офіційної інформації державних органів та органів місцевого самоврядування визначаються законодавчими актами про ці органи.

Джерелами правової інформації є Конституція України, інші законодавчі та підзаконні нормативні правові акти, міжнародні договори та угоди, норми і принципи міжнародного права, а також ненормативні правові акти, повідомлення засобів масової інформації, публічні виступи, інші джерела інформації з правових питань. Джерелами документованої інформації про особу є видані на її ім'я документи, а

Інформаційне та комунікаційне забезпечення...                                317

також відомості про особу, зібрані державними органами влади та органами місцевого самоврядування в межах своїх повноважень. Основними джерелами інформації довідни-ково-енциклопедичного характеру є енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення та оголошення, путівки, картографічні матеріали тощо, а також довідки, що даються уповноваженими на те державними органами та органами місцевого самоврядування, громадськими об'єднаннями, організаціями, їх службовими особами та автоматизованими інформаційними системами. Основними джерелами соціологічної інформації є документовані або публічно оголошені відомості, у яких відображено результати соціологічних опитувань, спостережень та інших соціологічних досліджень.

Збір інформації залежить від управлінських завдань та потреб. Від цього визначаються і відповідні методи збору інформації. Тому передусім визначається мета збору інформації, тобто треба усвідомити, яка інформація (за змістом), кому (якій категорії користувачів), коли (до якого терміну або на якому етапі роботи) та в якій формі (на якому рівні згортання) потрібна.

Державним службовцям, тобто адміністративно-управлінському персоналу, потрібна різна за змістом і формою інформація, якій притаманні такі складові: поточна та ретроспективна інформація; вузькотематична та широкотематична інформація; галузева (спеціалізована) та міжгалузева (не-спеціалізована, суміжна) інформація; фактографічна та концептуальна інформація.

Чим вищий статус державного службовця, тим сильніше виявляються специфічні особливості його інформаційних потреб. Можна виділити 3 категорії державних службовців.

1. Відповідальні за стратегічні рішення (керівники органів державної влади).

2.  Відповідальні за прийняття тактичних рішень (керівники управлінь, відділів).

3. Відповідальні за прийняття оперативних рішень (керівники низових ланок).

Залежно від методів вивчення інформаційних потреб спеціалістів (державних службовців) можна вести мову про дві групи методів виявлення інформації: засновані на аналізі

318                                                                                    Розділ 3.6

проблемних ситуацій; засновані на аналізі функціонально-посадових обов'язків державних службовців. Нині є два підходи до обробки інформації: кількісна обробка; якісний аналіз.

У свою чергу кількісна обробка поділяється на первинну та вторинну обробку. Первинна обробка інформації базується на обробці первинної інформації, що отримується безпосередньо від різних джерел інформації (наприклад, населення, підприємств, тощо). Роботу з отримання первинної інформації називають польовими дослідженнями. Вторинна обробка базується на даних, отриманих у результаті первинної обробки, і має назву кабінетних досліджень.

Якісний аналіз базується на результатах кількісної обробки інформації та виконується спеціалістами — державними службовцями (адміністративними менеджерами, економістами, юристами та ін.). Але є деякі загальні прийоми, які можна порекомендувати, наприклад логічний аналіз, ділові ігри, розгляд конкретних ситуацій, проведення семінарів, нарад, конференцій, мозковий штурм та ін.