3.5.2. Контролінг у діяльності органу державної влади

З функціональним обстеженням тісно пов'язаний контролінг — управлінська концепція, що виходить за межі функцій і підтримує процеси прийняття рішень і управління за допомогою цілеспрямованого забезпечення інформацією з метою досягнення кінцевих цілей і результатів діяльності1. Контролінг не можна ототожнювати з контролем. Він є способом мислення, орієнтований у майбутнє та пов'язаний з процесами, а контроль спрямований у минуле,

1 Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 6.

функціональний аналіз і контролінг діяльності...                                   305

на виявлення помилок, відхилень, прорахунків і проблем, «розподіляє» провину та орієнтується на поодинокі випадки.

До завдань контролінгу входять збір, систематизація, опрацювання і представлення даних про діяльність (процеси) установи і зовнішнє оточення для вироблення рішень.

Основними сферами завдань контролінгу є:

— планування — визначення цілей установи;

— контроль — порівняння «план — факт» та аналіз відхилень;

—  керування — здійснення зустрічних заходів.

Таким чином, контролінг можна розглядати як управлінську філософію, яка базується на такій організації управління, за якої факт не констатується, а роз'яснюється і проводяться консультації з метою досягнення поставлених цілей та запобігання помилок.

Основне завдання контролінгу — дати в руки керівництву інформацію про те, якими новими якісними методами можна досягти поставлених цілей. Контролінг має своїм завданням координацію системи планування, контролю та інформаційного забезпечення адміністративного менеджменту. Завдання контролінгу полягає в тому, щоб створювати системи автоматичного регулювання, які уможливлюють процеси керування та навчання1.

Якщо звернутись до сутності менеджменту, то у будь-якій організації можна виділити ті сфери, якими необхідно керувати. Ці функціональні сфери у своїй сукупності і взаємозв'язку утворюють систему управління. Так, стосовно органу державної влади можна виділити функціональні сфери управління кадрами, фінансами (управління ресурсами), сферу дій, пов'язаних з наданням послуг громадянам і виробленням державних рішень (операційний процес і операційна система). Окрім цього, є процеси, які забезпечують виконання функцій управління ресурсами і функцій управління операціями: маркетинговий, інформаційний та інноваційні.

Оскільки основним об'єктом контролінгу є процеси, що відбуваються в організації, його мета полягає в наданні адмі-

1 Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 8.

306                                                                                             Розділ 3.5

ністративному менеджменту сервісної послуги щодо економіки, організації та управління основною діяльністю. Для цього використовують різні форми та методи адміністративного контролінгу, які залежать від конкретних завдань конт-ролінгу. Завдання контролінгу в системі державної адміністрації такі: визначити інформаційну потребу адміністративного керівництва; з'ясувати та вдосконалювати інформаційні засади; координувати планування, контроль та інформаційне забезпечення; надавати підтримку адміністрації при визначенні інформативних (змістовних) планових параметрів; коментувати порівняння планових і фактичних показників; визначати потребу щодо прийняття рішень; вказувати керівникам на альтернативні можливості рішення1.

Контролінг є допоміжним засобом для стратегічного та оперативного управління організацією. Адміністративний менеджмент та адміністративний контролінг доповнюють одне одного при виконанні управлінських завдань: контролер відповідає за інформацію, а адміністративний менеджмент — за прийняття рішень.

Розрізняють такі форми контролінгу:

—  центральний — надає підтримку адміністративному керівництву в здійсненні загального управління та координації робіт фахових підрозділів; його слід розташовувати на верхньому управлінському рівні;

— децентралізований — надає підтримку децентралізованим фаховим підрозділам; відповідає за оперативне планування та управління робіт фахових підрозділів. Залежно від розміру фахових підрозділів може здійснюватись при керівництві або на рівень нижче.

Ефективний адміністративний контролінг організовується стосовно різних сфер управління організацією. До тих сфер, де абсолютно необхідним є набуття контролінгом активної ролі, належать ресурсний контролінг (фінанси та кадри), інвестиційний контролінг, проектний контролінг, контролінг управління портфелем акцій і контролінг якості2.

1 Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 12.

2  Там само. — С 13.

Функціональний аналіз і контролінг діяльності...                                   307

Зростаюча швидкість змін соціально-економічного оточення і необхідність своєчасного розпізнавання й врахування шансів і ризиків у далекому майбутньому привели до появи стратегічного контролінгу і переосмислення масштабів планування.

Стратегічний контролінг надає політично-адміністративній системі здатність систематично враховувати процеси суспільного розвитку для того, щоб керівництво та політики могли якомога раніше адаптувати свої політичні цілі, програми та плани до нових або змінених умов, розробляти довгострокові плани та включати в ці плани майбутні процеси, що розвиваються. Стратегічний контролінг надає підтримку керівництву та політикам у формулюванні й перевірці цілей та стратегій на довший строк для різних адміністративних підрозділів1. Стратегічний контролінг переводить стратегічні планувальні проекти в категорію оперативних планувальних розробок і допомагає керівникам визначити етапні цілі та реалізувати їх відповідно до планів.

Оперативний контролінг надає підтримку адміністративному керівництву при короткостроковому управлінні адміністрацією. Оперативний контролінг стосується вже визначених сфер завдань, цілей та програмних заходів. Оперативний контролінг забезпечує інформацією та методами, які необхідні для винайдення рішень, і розробляє інструменти, які дають змогу здійснювати поточну перевірку економічності та працездатності (потужності) адміністрації.

Контролінгова система може бути впроваджена в системі державної адміністрації за умови того, що будуть виконані такі передумови: завдання та цілі мають плануватися стратегічно; цілі щодо результатів визначаються як цілі щодо видатків, часу та якості; продуктивність планується з орієнтацією на результат; для створення результату задається певний бюджет; керівники безперервно забезпечуються інформацією стосовно ступеня досягнення цілей2.

1 Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 13. 3 Там само. — С 14.

308

Розділ 3.5

Найважливіші передумови для систематичного адміністративного контролінгу наведено на рис. 3.13.

Впровадження контролінгу в сфері управління необхідно проводити такими шляхами:

•   визначення цілей щодо продуктивності управління;

•  надання послуг у системі управління в умовах ринкової економіки (за принципом конкуренції у виробництві, створення ринку управлінської праці, вивчення попиту клієнтів);

•   вибір ефективних шляхів досягнення цілей;

•   визначення кінцевого продукту управлінської діяльності;

•   впровадження пов'язаної з розрахунком витрат на ці продукти калькуляції видатків та надходжень, або калькуляції витрат і результатів;

Орієнтований на процеси менеджмент витрат, часу і якості

Орієнтовані на надання послуг

організаційні структури та процеси

Однозначні адміністративні цілі за допомогою контрактного менеджменту

Систематичний

адміністративний

контролінг

«Спільне» навчання за допомогою організованого трансферу ноу-хау

Прозоре

та координоване

бюджетне

планування

і  складання

бюджету

з орієнтацією

на підсумкові

показники

Децентралізована відповідальність за результати та ресурси

Рис. 3.13. Найважливіші передумови для система! го контролінгу

функціональний аналіз і контролінг діяльності...                                   309

•  упорядкування бюджету;

•  сучасний кадровий менеджмент. Мотивація працівників. Робота з персоналом (кадри — найважливіший ресурс держави);

•  створення команд із співпрацівників, які пройшли підвищення кваліфікації;

•  деталізація завдань;

•  делегування відповідальності. Розподіл зобов'язань та повноважень1.

У зв'язку з тим, що контролінг означає управління через інформацію, необхідно розпочинати контролінг з побудови та розбудови інформаційної системи менеджменту організації.

1 Методичні матеріали до семінару з контролінгу в системі державної служби. — Луганськ, 2000. — С 15.

310