14.2. предмет контроля

Наличие плана не является достаточным условием успешного достижения целей. В процессе планирования и при выполнении принятых решений могут иметь место неточности и ошибки, кроме того, при выполнении плана возникают непредвиденные обстоятельства. Чтобы эти неточности и отклонения не выходили за допустимые пределы, планы следует регулярно контролировать. Подчеркивая важность такого элемента процесса планирования, как корректировка в зависимости от изменений внешней среды, президент США Д. Эйзенхауэр отмечал: «План - это ничто, планирование - это все».
Планировать - значит принимать решения о определенных действий или воздержанию от любых действий. Заключается в оценке решений (в том числе и решений о бездеятельности) после того, как они уже воплощены в життя.
Контроль как одна из главных функций управления - это процесс определения качества и корректировки выполняемой подчиненными работы, с тем чтобы обеспечить выполнение планов, направленных на достижение целей предприятия. Контроль входит в обязанности каждого управленца - от руководителя предприятия до руководителя небольшого подразделения. Четкое определение контроля дал А. Файоль: «На предприятии суть его состоит в том, чтобы проверить, выполняется в соответствии с утвержденными планами, разработанными инструкциями и установленными принципами. Его цель - выявить слабые места и ошибки, своевременно исправить их и не допустить повторения. Контролируется все: предметы, люди, действия »[84].
Главными задачами контроля выполнения плана как составной части управленческого труда является обеспечение выполнения плана, выявления различий плановых и фактических показателей, оценка этих различий, изучение причин и установления ответственного за эти различия, поиск путей исправления становища.
Для того, чтобы руководитель любого уровня мог создать и поддерживать систему контроля, необходимо наличие двух предварительных условий:
- Наличие планов, на которые может опираться контроль;
- Наличие организационной структуры. Нужно четко знать, кто на предприятии несет ответственность за отклонения от планов и принятия корректирующих мер. Чем четче, полнее и интегрироваться планы и организационные структуры, тем эффективнее контроль.
Контроль, связанный с планированием, возможно и необходимо осуществлять по двум линиям:
- Контроль над процессом самого планирования;
- Контроль за выполнением плану.
Зависимости от содержания и цели планирования главное внимание уделяют или управления процессом планирования, или за выполнением плана. Так, при перспективном планировании предпочтение отдают контроля за процессом самого планирования, а при текущем - за выполнением планив.
Контроль за процессом планирования связан непосредственно только с составлением плана, с поиском возможностей повышения его качества (см. подразделе. 2.5). Такой контроль предусматривает две группы задач:
- Проверка выходных данных плана, т.е. анализ тех предпосылок и прогнозов, которые лежат в его основе. Такая проверка необходима для своевременного приспособления к изменению условий;
- Наблюдение за процессом планирования с целью своевременного выявления ложных и несоответствующих решений, которые могут быть несмотря на правильность исходных даних.
Различают два вида контроля за выполнением плана: сравнение плановых данных с фактическими показателями в конце планового периода и в течение выполнения плана. Эффективнее второй вид контроля, результаты которого можно немедленно использовать для достижения плановых показателей. Такому контролю способствует разработка перспективных планов с годовой разбивкой, а годовых - с квартальной и мисячною.
В свою очередь контроль протяжении выполнения плана подразделяют на: контроль после завершения определенного действия и опережающее контроль. Недостатком первого является то, что он напоминает анатомическое вскрытие для определения причин смерти, а еще никому не удавалось найти способ избежать того, что имело место в прошлом. Опережающий контроль позволяет выполнять корректирующие действия, имеющие предотвратить возможные помилкам.
Объем и структура контроля зависят от:
- Размеров и организационной структуры предприятия. Крупные коллективные сельскохозяйственные предприятия и акционерные общества имеют структурно большие планы, что обусловлено наличием планов внутрихозяйственных подразделений и многоотраслевой структурой производства. Малые же предприятия, преимущественно частные и с более четкой специализацией, разрабатывают значительно проще планы (см. раздел 4);
- Экономических критериев. Контроль будет эффективным только тогда, когда затраты на его проведение компенсируются эффектом от мер, принятых после осуществления контроля. В значительной степени это зависит от умения управленца определить главные показатели, свидетельствующие об уровне исполнения плана пидприемства.
В каждой структурной части плана можно определить ключевые параметры, на которых должна сосредоточить внимание контроль. Таким образом, предметом контроля являются:
- Производство (посевные площади, урожайность, поголовье скота и птицы, их производительность, балансы кормов)
- Реализация (объемы, сроки и каналы реализации продукции, реализационные цены, условия реализации)
- Использование трудовых ресурсов (состав работников и привлечения их к труду, затраты труда, уровень его оплаты, мотивация к труду)
- Материальные затраты (приобретение и использование материалов, энергии, удобрений, семян, кормов; цены купленных и собственных материалов)
- Инвестиции (размер и источники их финансирования инвестиций, подготовка объектов к эксплуатации);
- Финансы (доходы и расходы, прибыли и убытки, движение наличности, валовой доход и прибыль и распределение).
Контроль выполнения плана осуществляется через обобщение и анализ отчетных, плановых и других материалов как в целом по предприятию, так и в отделах, цехах, бригадах, фермах, промышленных и обслуживающих производствах, других подразделениях хозяйства. Проверка работы отдельных участков производства дает возможность полнее изучить причины недостатков и ошибок, выявить резервы и возможности, наметить конкретные меры по их использованию и быстро ликвидировать недостатки и ошибки в работе по выполнению плану.
Особое внимание при контроле выполнения плана обращают на изучение, обобщение и освоения достижений науки и передового опыта новаторов производства, отдельных предприятий, бригад, ферм. Большая роль в выявлении резервов производства и обоснованном планировании принадлежит общественным бюро экономического анализа, в состав которых наряду с руководителями и специалистами хозяйства входят и передовые производственники.
14.1. Организация выполнения планов 14.3. методы контроля