2. информационное обеспечение государственного управления (на примере органов внутренних дел).
В процессе управления руководители и специалисты постоянно имеют дело с информацией как необходимым средством разработки управленческих решений и их реализации. С помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом, управляющей и управляемой частями системы управления.Поскольку понятие «информация» признается одним из важнейших понятий в современной философии, теоретических и прикладных науках, в науках об управлении, при проектировании и эксплуатации технических и других систем, исследователи не могут сегодня подобрать для него однозначной трактовки. Оно зависит от отрасли, в которой ведется исследование, от характера задач, для которых вводится понятие информации. Существующие определения отражают сначала философскую суть информации, а потом сами ее свойства. Вот часть из них: информация - определение содержания полученного из окружающего мира, информация - коммуникация, связь, в процессе которого устанавливается неопределенность, информация - передача разнообразия; информация - это любая совокупность сигналов, действий или сведений, которые некоторая система приобретает от окружающей среды, выдает в окружающую среду или, наконец, хранит в себе.
Под информацией понимают также полезное содержание явления факта, изъятого из данных. Поэтому на практике очень часто неправомерно устанавливают знак равенства между данными и информацией. Данные регистрируют явление и происходящие, а информация - результат переработки и анализа данных. Информация преимущественно носит сравнительный характер. Она состоит только из новых сведений, которые оцениваются пользователем как полезные знания. Из общего протокола изымаются только сведения, необходимые для определенного пользователя.
Отсутствие единодушного определения понятия информации можно считать вполне естественным. И нет необходимости искать общего определения, которое охватывало бы все особенности такого многогранного, многоаспектного понятия, как информация. Он неизбежно будет или очень общим или очень запутанным
Управления, осуществляемого органами внутренних дел в сфере охраны общественного порядка, имеет определенные особенности, поскольку управляемая система - сфера применения управляющих воздействий, как правило, находится за пределами системы органов внутренних дел, и значительная часть информации о состоянии такой системы может быть получено только в процессе активного и централизованного ее поиска. Субъект управления (управляющий субъект) не только посылает управляемом объекта информацию, но и прежде всего сам активно организует поиск и прохождения информации по каналу обратной связи. Обычные общепринятые средства и каналы получения информации (письма и сообщения граждан, общественных и государственных организаций, сообщения прессы и радио) становятся недостаточными. Так, по вопросам борьбы с преступностью для успешной организации управления деятельностью милиции, как субъекта управления, необходимо организовать активный поиск и выявление информации о совершенных преступлениях, и те, которые готовятся, о лицах, их совершивших могут совершить, а также правонарушителей , скрывающихся от правосудия.
Любое управленческое решение принимается не только на основе и в зависимости от характера соответствующей информации о управляемую систему, его выбор определяется также природой информации, содержащейся в нормах, регламентирующих деятельность органов внутренних дел. Решение о методах, средства воздействия на управляющую систему принимаются на основе информации о ней и согласно управленческой информации нормативного характера. В этой взаимозависимости заложены предпосылки и гарантии принятия оптимальных решений в рамках требований законности.
При организации информационной системы в органах внутренних дел необходимо учитывать ряд требований к информации, реализация которых обеспечивает ее эффективность. Информация должна быть минимальной, достаточной и необходимой, достоверной и надежной, современной и оперативной, которая может использоваться для машинной обработки (максимальная унификация носителей информации).
Минимальность предусматривает ограничение сбора и обработки информации только теми сообщениями, без которых нельзя управлять объектом. Достаточность означает, что информация дает исчерпывающее, полное представление о функционировании объекта, а также оптимальных или близких к ним решений. При определении потребностей в отдельных видах информации необходимо прежде всего учитывать значимость для управления каждого вида, частоту создания, взаимосвязь с другими видами информации. Сегодня руководители часто испытывают недостаток информации в связи с тем, что не любая информация полезна, представлена в необходимом виде и соответствует поставленным целям управления. Так, в ряде форм систематической отчетности содержатся не столько новые сообщения, сколько справочные и расчетные показатели. В результате складывается противоречивая ситуация. При наличии и перегруженности органов управления информацией решение очень часто принимаются в условиях неопределенности, что значительно ухудшает их качество.
Одним из главных требований, предъявляемых к информации, является обеспечение высокой достоверности. Без достоверности информации об объекте управления нельзя организовать его работу, используя наиболее усовершенствованные методы управления. Повышение достоверности информации можно достичь лишь за счет сокращения звеньев обработки, повышение ответственности за достоверность данных, более широкого внедрения современных технических средств.
Несоблюдения требований вероятности может привести к тому, что нормально функционирующая техника перерабатывать неправильную входную информацию, давая на выходе тоже неправильную информацию,
Важным элементом системы является своевременность поступления информации. От этого во многом зависит своевременность и качество принимаемых управленческих решений. Ведь известно, что задержания информации часто приводит просто к ее потере и до высших уровней управления доходит лишь часть той информации, которая непрерывно рождается в низовых звеньях. На основании неполной информации могут приниматься лишь весьма приближенные, интуитивные решения. Существует и другая опасность. При задержании информации сообщения, содержащиеся в ней могут устареть. Принятые на их основе управленческих решений оказывают негативное воздействие на ход управляемого процесса и приводят к негативным последствиям.
От своевременно принятой информации зависит точность оценки оперативной обстановки, полнота и правильность соответствующих решений, направленность планирования оперативно-розыскных мероприятий, четкость постановки задач исполнителям, эффективность контроля и достижения конечного результата раскрытия и предупреждения преступления.
В связи с широким внедрением в правовое регулирование и управление информационных технологий главным препятствием является приспособление большинства документов, статистических и других материалов к машинной обработки.
Все виды информации составляют информационную систему управления (ИС) - организационно оформленную совокупность информационных потоков, документов, каналов связи и технических средств, обеспечивающих взаимосвязь между элементами систем управления с целью ее эффективного функционирования и развития. Это характерно для функционирования системы МВД разных стран.
Например, основные задачи, которые должны выполняться с помощью ИС в Германии, сформулированы следующим образом: регистрация и обработка оперативных данных, поступающих в служб и подразделений управления в виде полицейских протоколов, письменных доказательств, телетайпограмм и радиосообщений;
сбор, обработка и регистрация сообщений о правонарушениях и уголовные преступления, расследование которых находится в компетенции полицейского управления, передача в земельный уголовный розыск оперативных сообщений об уголовных преступлениях, регистрация и передача в соответствующее главное управление полиции сообщений об оформлении удостоверений водителя и дорожно-транспортных происшествий для дальнейшей их обработки на ЭВМ, проведение информационного поиска по запросам сотрудников управления.
С научной точки зрения ИС характеризуется следующими параметрами: объемом информации в звеньях ее группировки или массивах информации; объемом поступления информации, величиной ее потоков; пропускной способностью каналов информационной системы, которая проявляется в безотказности его труда;
своевременностью нахождения и передачи информации, оперативностью в информационной работе
Зависимости от уровня механизации и автоматизации процесса переработки информации можно выделить следующие классы ИС.
Простые ИС - весь цикл сбора и обработки информации производится вручную.
Смешанные ИС - сбор и проработка информации с помощью механизированных и автоматизированных устройств.
Информационно-поисковые (или справочно-информационные) системы. Такие системы базируются на ЭВМ. Они способны накапливать информацию в той или иной области и выдавать ее на заказ, часто поступают дистанционных пультов каналам связи. Например, на основе ЭВМ реорганизован учет с применением многоаспектного описания людей позволяет обрабатывать версии относительно вариантов совершения преступления, расследуется.
Информационно-справочные системы позволяют не только выдавать информацию о состоянии управляемого объекта, но и разрабатывать определенные рекомендации по формированию управленческого воздействия.
Системы, информационно развивающихся сами настраиваются, управляют своими информационными потоками и вместе с тем создают новую информацию. Они способны при изменении внешних условий в ситуациях, которые не соответствуют ранее заданной программе, автоматически изменять алгоритм принятия управленческих решений.
Самонавчаючи системы способны анализировать полученные результаты с целью приспособления алгоритма разработки решения до сменяющих условий.
Информационно-управленческие системы способствуют управленческим действиям, направленным на оптимизацию управляемого объекта, на основе разработанных руководством алгоритмов.
ИС классифицируются и по другим признакам: по степени централизации - на централизованные и децентрализованные; по степени охоплювання информации - на комплексные и локальные; по степени сложности перерабатываемой информации-на простые и сложные информационные системы.
Все ИС состоят из трех частей. Первая - это определенные накопленные знания (информация), которые дают представление о создаваемые управленческие операции и процессы. Все объекты хранят информацию в определенной определенной форме. Они должны подвергаться записи, хранению, поиска и выдачи по требованию для принятия управленческих решений.
Вторая часть - технические средства хранения, обработки, поиска информации (для регистрации первичной информации, запоминание большого объема информации, быстродействия обработки данных, связи ввода и получения информации}.
Третья часть - система управления информацией. Эффективность управления традиционными производственными ресурсами на любом уровне определяется тем, насколько полно осуществляется управление информацией, которая является катализатором, «нервным» центром объектов управления всех уровней. Если информация рассматривается как один из важнейших ресурсов, то процессами накопления, хранения, распространения и использования, особенно в условиях централизованной обработки данных, следует управлять
Можно назвать ряд моментов, которые составляют понятие «управление информацией». Среди них важнее - определение необходимых условий для конкретного уровня управления обеспечением информационных потребностей.
Потребности изучаются многими науками: философией, экономикой, психологией , социологией, биологией. Каждая наука подходит к определению потребностей, исходя из предмета своего исследования. Отсюда много противоречивых попыток определить это понятие.
Анализ информационных потребностей - основа построения рациональной системы информационного обслуживания. Наиболее рельефно это можно показать на специфике информационных потребностей руководителей структурных подразделений органов внутренних дел. Строгая иерархичность и субординация структурных подразделений находит четкое отражение в приоритетности принципов неуклонной единоначалия, что обусловлено специфичностью выполняемых задач, и условий их деятельности (принятие ответственных решений, выполнение которых часто связано с большим риском, быстрая и радикальная смена обстановки , которая требует повышенной мобильности, и др..). Практически это выражается прежде всего в том, что управляющая информация (команды управления, а более широко - управленческие решения) поступает сверху вниз, строго последовательно, по ступеням иерархии управления. Система прямых связей в органах внутренних дел - жесткая система, при которой каждый случай передачи команды управления, по системе должен быть четкий и последовательный.
Положение руководителя отличается от положения исполнителей, прежде всего, широтой тематических рамок профессиональных интересов. Но, кроме этой количественной характеристики многообразие интересов руководителей , существует качественное различие функциональной структуры органов управления (прогнозирование и планирование, внедрение новой техники, стандартизация и унификация, социальное развитие коллективов, научная организация труда, совершенствование технико-экономических показателей деятельности соответствующих коллективов). Важной особенностью информационных потребностей руководителя является то, что по мере рост его административного уровня возрастает потребность в информации межотраслевого характера. С повышением уровня руководства увеличивается значение внешних факторов, их влияние на принятие определенных решений.
Говоря об особенностях информационных потребностей руководителей, следует подчеркнуть, что они имеют меньше времени на изучение информации чем рядовые сотрудники . Это лишний раз подчеркивает необходимость строгого учета конкретных информационных потребностей руководителей, овладение методов массива информации в соответствии с содержанием и уровнем выполняемых руководителем задач.
Удовлетворение информационных потребностей может быть обеспечено как за счет относительно небольшого увеличения объема массива данных, так и за счет существенного повышения комплексности обработки и использования данных, от предприятий и организаций, министерств и ведомств, органов регионального управления, а также создание эффективных систем хранения, поиска и обработки данных на основе современных информационных технологий.
Многолетний опыт и теоретические разработки свидетельствуют, что на долю сбора и передачи информации в сфере управления принадлежит наибольший удельный вес в управлении. Так, сбора и обработки информации о ходе производства (регистрация первичных данных и др.). составляет 30-40%: передача информации (связь, сигнализация) - 10-15% ; заполнения и размножения документации - 20-35%. Итак, наиболее сложные и трудоемкие процессы - сбор и передача информации - составляют часто более 50% общей трудоемкости ее обработки.
В этой связи по составу информационного обеспечения у исследователей еще нет единого мысли. частности, представители теории информации понимают информационное обеспечение как совокупность методов и средств, обеспечивающих функционирование информационных процессов. Разработчики в области проектирования и эксплуатации современных многопроцессорных и многомашинных вычислительных систем понятие информационного обеспечения интерпретируют как совокупность единой системы классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированной системы документации и определенным средством организованным и описанным с помощью технических средств, используемых для обслуживания пользователей различной ведомственной принадлежности.
Говоря об информационном обеспечении, необходимо выяснить, что должно быть обеспечено. Если речь идет об обеспечении системы управления как совокупности информации , то оно исчерпывается, завершается, становится реальным с появлением такой. Если же имеется в виду обеспечение организованности системы управления, упорядоченности взаимодействия, функционирования ее компонентов, то под обеспечением следует понимать деятельность.
В научной литературе достаточно полное определение информационного обеспечения в управлении органами внутренних дел заключается в том, что это понятие отражает комплекс взаимосвязанных методов, мер и средств (научно-методического, социально-политического, технико-экономического и организационно-правового характера), которые реализуют создания и функционирования технологии процесса сбора, передачи, переработки , хранения и выдачи (отображения), а также использование информации с целью осуществления эффективной деятельности органов внутренних дел в сфере охраны общественного порядка и борьбы с преступностью.
Понятие «информационное обеспечение» больше соответствует пониманию обеспечения, как создание поддержки соответствующих организационно-функциональных характеристик