4.2. Автоматизация расчетных и кассовых операций
Расчетные и кассовые операции относятся к основным, наиболее трудоемких и ответственных в банковской деятельности. Поэтому для выполнения этих операций всегда прежде применялась вычислительная техника. Сегодня в интегрированных банковских системах комплекс расчетных и кассовых операций составляет подсистему, главное назначение которой - автоматизировать учет, контроль и составление отчетности о движении средств на счетах клиентов банка, в том числе операции безналичного и наличного обращения коштив.Согласно назначению такой подсистемы выполняются ее функции: открытие лицевых счетов, их просмотр, дополнения и корректировки, формирование справочной финансовой и технологической информации о состоянии лицевых счетов через такие процедуры, как блокирование лицевого счета в установленный срок, исключение закрытых счетов, переназначения ответственного исполнителя, который ведет этот личный рахунок.
Лицевой счет представляет собой аналитический реестр бухгалтерского учета движения денежных средств в банке, правила выполнения операций с которыми задаются нормативными документами НБУ. Каждый лицевой счет открывается по соответствующим балансовым счетом. Номер лицевого счета состоит из следующих групп символов: четырехзначных код балансового счета - старшие разряды, ключевой разряд и не более девяти разрядов - личный номер клиента. Код балансового счета является обязательной составляющей номера лицевого счета. Это позволяет получать суммы остатков или оборотов на лицевых счетах, относящихся к заданному балансовой рахунку.
Для автоматизации расчетно-кассовых операций и контроля за их осуществлением в интегрированных банковских системах создаются такие автоматизированные рабочие места (АРМ): операциониста, контролера, технолога, бухгалтера, специалиста валютного отдела, кассира, кредитного инспектора, руководителя (отдела, банка), администратора базы данных. Каждое из перечисленных АРМ имеет разный набор функций, разный уровень доступа к базе данных. В интерфейсах администратора базы данных (БД) и главного бухгалтера предусмотрено полный перечень функций. Так, администратор использует дополнительные возможности перезакрепления лицевых счетов по ответственным исполнителям, формирования пробного баланса и т.д., а главный бухгалтер располагает полный перечень только собственных функций: открытие, закрытие и удаление лицевых счетов, внесения изменений в их реквизитов и т.п. .
Информационную базу (ИБ) расчетно-кассовых операций образует совокупность определенным образом структурированной (как документы или файлы) информации, используемой при выполнении задач подсистемы.
Всю имеющуюся ИБ делят на внешнюю и внутреннюю. Внешняя ИБ - это совокупность входящих сообщений - документов и файлов, поступающих от клиентов данного банка, других коммерческих банков, государственных структур, различных юридических и физических лиц. К ним относятся платежные поручения, денежные чеки, векселя, мемориальные ордера, объявления о внесении наличности, кассовый план, реестры платежных документов и т.п., файлы платежных поручений, поступающих от других банков через электронную почту НБУ и от клиентов банка через подсистему «Клиент-банк ».
Внутренняя ИБ как совокупность данных на машинных носителях, используемых для выполнения задач по учету и контролю расчетно-кассовых операций, включает в себя файлы справочной, оперативной и архивной информацией. К файлам справочной информации относятся справочники клиентов банка, банков, балансовых счетов и операций со средствами, справочники кассы (справочник для составления форма 747 и 748 отчетности, а также справочник кассовых символов).
Файлы оперативной информации в течение рабочего дня формируются либо на основании входящих сообщений, поступающих операционисту в виде бумажных или электронных (по сети) документов, или при обработке оперативной информации.
Например, в ОДБ «УНИТА-БАРС» это следующие файлы: OPER - оперативные документы дня по балансовым счетам в гривне; OPERV - то же в валюте; OPERN - то же по забалансовым счетам; SALDO, SALDOVI, SALDONB - остаток и движении средств на счетах соответственно в гривнах, валюте и по забалансовым рахунками.
Архивные файлы - это файлы исходной информации, сформированные после составления баланса и записаны в архив. С помощью файлов справочной, оперативной и архивной информации выполняются задачи по учету и контролю расчетных и кассовых операций.
Автоматизация расчетных операций выполняется с помощью программного комплекса ОДБ, позволяющий в любой момент его функционирования получить информацию о движении средств на расчетных, текущих, кредитных, депозитных и других счетах. В зависимости от конструктивных характеристик программного комплекса ОДБ учет и контроль за расчетными операциями осуществляются в национальной валюте и валюте других стран в одном ОДБ. В большинстве программных пакетов ОДБ предполагается, что главными исполнителями автоматизации расчетных операций операционисты, контроллеры, технологи. Для них в банковской системе создаются соответствующие АРМ (рабочее место контролера есть не во всех банках). Конкретный перечень операций для каждого АРМ зависит от введенного технологического процесса, наличия технических средств, объема документооборота и т.д., но некоторые работы жестко привязаны к виконавцив.
Технологический процесс автоматизации расчетных операций осуществляется с помощью программ, которые объединены в модуль под названием «Лицевые счета». Этот модуль перед его запуском налаживают, выполняя следующие действия:
определяют корректируемые параметры лицевых счетов, такие как срок хранения закрытых лицевых счетов, предоставление разрешения на корректировку входящих остатков на лицевых счетах и т.д.;
устанавливают полномочия относительно допуска сотрудников банка к лицевым счетам;
определяют типы лицевых счетов, необходимых для налоговой администрации;
закрепляют по лицевым счетам процентные ставки.
Базовой функцией при автоматизации расчетных операций является открытие новых лицевых счетов. Выполняет ее главный бухгалтер или по его поручению ведущий технолог через меню системы ОДБ. Войдя в меню «Лицевые счета», переходят к пункту «Открытие лицевых счетов». При этом отмечают следующие реквизиты: тип лицевого счета, который выбирается из списка, открывшегося с помощью функционального клавиша, уровень секретности счета, задается ограничениями доступа к нему; вид валюты счета, который выбирается курсором с освещенного на экране списка; регистрационный номер клиента в банка, номер балансового счета, номер лицевого счета клиента; название лицевого счета, дата открытия; основание для открытия счета, тип лицевого счета для налоговой администрации; признаки отчетности; признаки для расчета платежей за расчетно-кассовое обслуживание; код ответственного исполнителя, операциониста; начисления процентов за залишки.
Сопровождение лицевых счетов выполняется на рабочих местах ответственных исполнителей операционистов и технолога. Кроме ответственных исполнителей доступ к лицевым счетам с разными полномочиями обладают работники валютного отдела, кассы, главный бухгалтер и руководители служб банка. Всем указанным работникам доступна функция просмотра лицевых счетов, выполнять которую можно по-ризному.
Чаще пересматривается отдельный лицевой счет, для чего прежде всего входят в меню второго уровня (пункт «Просмотр личных счетов»). Прежде чем войти в этот режим, необходимо в экранном окне набрать номер счета.
Функция просмотра лицевых счетов позволяет:
просмотреть реквизиты счета, в частности номер балансового счета, номер лицевого счета, тип счета, его назначение и другие справочные признаки;
определить оперативное состояние лицевого счета, а именно: входной остаток, текущие обороты средств, исходное сальдо рахунку.
Для работы с отдельным лицевым счетом в меню второго уровня включен пункт корректировки, предоставляет следующие возможности:
изменить ответственного исполнителя, ведущего счет;
установить или снять блокировку с лицевого счета;
изменить тип счета при изменении статей плана счетов или кода валюты;
закрыть лицевой счет, отметив дату и основания для закрытия рахунку.
Просмотр списка лицевых счетов, закрепленных за данным балансовому счету как режим меню, позволяет:
получить упорядоченный по заданному признаку список лицевых счетов, в котором указан номер счета, имя клиента, текущее сальдо и обороты средств;
главному бухгалтеру банка получить информацию о состоянии балансового счета (входящий остаток, текущие обороты, выходной остаток), а также дату последней модификации счета;
вывести на печать или занести в файл список личных рахункив.
В режиме просмотра списка лицевых счетов является возможность просмотреть список лицевых счетов, на которых учитывается валюта. При этом программные средства обеспечивают получение списка лицевых счетов, упорядоченных по заданным ключевым признакам, а также выбор отдельного счета и выдачу к нему всей текущей информации.
Просмотр истории лицевых счетов осуществляется после вхождения в меню с таким же названием. Следующий уровень меню позволяет пользователю выбрать балансовый или забалансовый счет. Войдя в меню «Вид счета», пользователь может последовательно задать с клавиатуры номера балансового и лицевого счетов, по которым он получает на экране расшифровки движения средств. Такое расшифровки можно получить за указанный день.
Перезакрепления лицевых счетов - замена одного ответственного исполнителя на другого - осуществляется на АРМ администратора БД и главного бухгалтера. Здесь можно передать один или несколько лицевых счетов, некоторую группу или все балансовые рахунки.
Расчет процентов по остаткам на основных счетах и сумм для уплаты клиентами по расчетно-кассовое обслуживание осуществляется по двум вариантам технологий.
Вариант 1-й предполагает, что процентные ставки фиксируются в файле-справочнике типов основных счетов и не зависят от размера остатков средств на рахунках.
Сумму процентов для уплаты j-м клиенту по р-й расчетный период вычисляют согласно следующему алгоритму:
Входная информация для машинного выполнения алгоритма (4.1) выбирается соответственно: сумма остатка - из файла лицевых счетов, а процентная ставка задается в справочнике типов лицевых счетов или в специальном файле, созданном для этого розрахунку.
Вариант 2-й технологии машинного расчета процентов также выполняется по алгоритму (4.1), но процентная ставка выбирается из справочника соответствии с диапазоном сумм остатков средств на счете. При таком подходе проценты определяются среднесуточный остаток денежных средств на лицевом рахунку.
По результатам расчета составляется мемориальный ордер, на основании которого информация заносится в БД, а затем передается клиентам в форме выписки из расчетного рахунку.
Аналогично расчета процентов по остаткам на лицевых счетах определяются суммы, которые должны заплатить клиенты за расчетно-кассовое или другое обслуживание. Общая методика и алгоритмы остаются неизменными, но информационная база формируется по другим признакам.
Например, базовая сумма Sjpd для расчета за кассовое обслуживание формируется как сумма кассовых оборотов на основании записей в соответствии с файла. Процентная ставка, как и для расчета процентов по остаткам сумм на лицевых счетах, выбирается из файла-справочника или задается користувачем.
Для выполнения технологии расчета процентов нужные программы объединяются в программный модуль, пидимкнення которого осуществляется через соответствующий пункт меню, который раскрывается такими подпунктами: «История процентов», «Ввод из файла», «Изменение процентов по балансовым счетам», «Начисление процентов» , «Формирование ведомости начисления процентов», «Календарь расчетно-кассовых операций».
С помощью первого пункта меню «История процентов» пидмикаються программы, которые выполняют ввод и корректировку процентных ставок. Входя в этот режим, следует указать номер счета, для которого устанавливается или корректируется процентная ставка; тип валюты (иностранная / национальная), диапазон дат ввода (просмотра, корректировки) процентной ставки. Изменение вносится в поле «Тип процентной ставки» справочника типов лицевых счетов. Форма документа на экране позволяет вводить одну процентную ставку или диапазон сумм. Чтобы удалить отдельную запись с процентной ставкой, эту запись следует обозначить, а затем удалить с помощью клавиш, указанных в инструкции користувачеви.
Изменить процентные ставки по данному счету можно, не вводя информацию с клавиатуры, а используя соответствующий файл. Эта процедура выполняется с помощью пункта меню «Ввод из файла». При этом на мониторе отображается диапазон дат для начисления процентов. Когда выяснится, что для какого-то лицевого счета уже введены процентные ставки в этом диапазоне, то изменения в базе данных не выполняются, а все обнаруженные ошибки выводятся в протокол.
Сформировав входные данные, выполняют процедуры по начислению процентов. При этом режим расчета процентов позволяет вычислять проценты по остаткам по лицевому счету или по группе балансовых счетов, имеют процентные ставки за указанный период времени; сформировать журнал расчетных процентов, используемые далее для составления проводок о выплате процентов; составить ведомость расчета процентов (за одним или группой счетов). На экране заполняются следующие поля: интервал дат, расчет по одному или нескольким балансовым счетам, тип валюты, диапазон номеров балансовых счетов, номер лицевого рахунку.
После заполнения всех названных полей в нижней части экрана появляются информационные сообщения о ходе выполнения процедур. Результаты выполнения расчетов заносятся в ведомость начисления процентов, которая является основой для составления соответствующих проводок о выплате процентов по остаткам на счетах. Некоторые пакеты программ ОБД позволяют вычислять проценты по остаткам на лицевых счетах в пакетном и интерактивном режимах. При использовании интерактивного режима можно имитировать расчетный процесс. Полученные результаты анализируют ответственные исполнители, которые принимают решение о выплате процентов по остаткам на лицевых рахунках.
В интегрированных банковских информационных системах выделяют подсистему автоматизированного учета вкладных операций, которая должна обеспечить автоматизацию оперативного и бухгалтерского учета операций о вкладах физических лиц, коммунальных, таможенных и других платежей населения. Эти операции осуществляются на АРМ операциониста, бухгалтера, технолога, а также на удаленных рабочих местах. Технологический процесс учета вкладных операций включает следующие этапы: ведение справочников видов вкладов, типов лицевых счетов, вкладчиков, банков, предприятий, контрагентов, операций; ввод информации о движении средств вкладчиков (зачисление и списание); ведение лицевых счетов вкладчиков, принятие коммунальных, таможенных и других платежей от населения, составление расходно-приходных кассовых ордеров. Выполняются эти операции по тем же принципам, что и учет операций на расчетных счетах. Кроме того, в режиме «Отправка документов» информация передается в БД ОДБ с удаленного отделения или рабочего места с помощью подсистемы «Клиент-банк».
Завершающей функцией модуля автоматизации расчетных операций составления отчетности, которая может выдаваться на экран, в печать или поступать в канал связи для передачи в НБУ. Отчетная информация формируется в виде утвержденных структур отчетов, аналитических таблиц регламентированной формы и справок, которые являются ответами на запити.
В меню «Оперативные отчеты» входят функции формирования, просмотра и печати исходной информации по следующим формам ежедневной бухгалтерской отчетности банка: выписка из лицевого счета клиента и оборотно-сальдовая ведомость. Выписка из расчетного счета выдается в двух экземплярах. Первый передается клиенту как информация о фактическом движении денежных средств, а второй остается в банке как архивный документ. На старте режима получения выписок необходимо указать период и тип отчета, то есть уточнить, чего именно касается отчет: заданного лицевого счета или всех лицевых счетов, закрепленных за соответствующим виконавцем.
При формировании выходного документа остаток средств на счетах определяется согласно алгоритму:
Финансовое состояние банка отражают оборотно-сальдовая ведомость и оборотно-сальдовый баланс. Сведения формируются и выдаются по лицевым счетам, закрепленными за ответственным исполнителем или по всем лицевым счетам банка на указанную дату.
К ним относятся:
1. 2. 3. 4.
| 4.1. Структура и концепция функционирования банковской информационной системы | 4.3. Автоматизация управления кредитами и депозитами |