13.2. Система автоматизации управления проектами Microsoft Project
Общие характеристикиMicrosoft Project стал фактически стандартом среди средств автоматизации индивидуальной работы менеджеров проектов. Свою популярность он заслужил благодаря удачному сочетанию простоты использования, дружественного интерфейса и наиболее необходимых инструментов управления проектами.
Microsoft Project рассчитан, в первую очередь, на пользователей, не являющихся профессионалами в управлении проектами. Таким образом, его можно отнести к "непрофессиональных систем" управления проектами. С другой стороны, с помощью Microsoft Project можно управлять проектами с большим количеством работ и ресурсив.
Microsoft Project входит в семейство Microsoft Office, что подтверждается такими его свойствами:
построение интерфейса и справочной системы на единых с Microsoft Office принципах;
возможность сохранения данных проектов в базе данных Access;
двусторонний обмен данными с Outlook;
Подавляющее большинство менеджеров, пользующихся Microsoft Project, используют его для планирования небольших задач. По оценкам, половина пользователей планирует проекты объемом до 50 работ, и только от 10% до 20% - проекты, в которых более 100 работ. Однако современные версии Microsoft Project вполне пригодны для использования управления и крупных проектов. По мнению западных экспертов, Microsoft Project способен производить расчет расписаний и управления сложными проектами, размер которых достигает как минимум 10 000 задач. Он хорошо подходит для управления проектами, охватывающих несколько отделов, и в которых ключевым требованием является автоматическая разработка графиков работ, прогнозирования хода работ и отслеживание их виконання.
Среди преимуществ Microsoft Project можно назвать усовершенствованные средства групповой работы, которые позволяют одному менеджеру одновременно управлять несколькими проектами с большим количеством участников. По мнению Gartner Group, Microsoft Project - лучший выбор для организаций, где используется матричная схема управления, то есть проектные команды предполагают взаимодействие сотрудников из разных департаментив.
К недостаткам системы можно отнести ограниченные средства управления бюджетом и отсутствие средств для управления рисками проекту.
Для расширения функциональности системы разработаны дополнительные модули, доступные для бесплатной загрузки через Internet. Кроме того, существует web-сервис Microsoft ProjectCentral.com, предназначенный для организации совместной работы над проектами для групп, распределенных территориально. ProjectCentral.com предоставляет членам рабочей группы и всем заинтересованным лицам страницы для работы с информацией проекту.
Запуск проекту
Перед началом работы над проектом необходимо разбить проект на его задачи, описать их связи, оценить трудоемкость задач и описать ресурсы, необходимые для реализации проекта. Это является исходной информацией для работы Microsoft Project, и, как правило, эту работу выполняет менеджер. На основе этой информации система автоматически составляет подробный календарный план хода выполнения работ, определяет критические пути, выполняет расчеты бюджетных расходов, предоставляет членам команды необходимую информацию и отображает ее в удобном для анализа виде (рис. 13.1).
После того как исходный план составлен, но до того как начать разработку структуры проекта, необходимо создать файл проекта, ввести предварительные данные, а также добавить в проект документы, касающиеся его планирования (табл. 13.2).
Введение задач. Календарный план проекта в Microsoft Project составляется на основании введенных пользователем данных о проекте в целом, об отдельных его элементах - задачи, при необходимости - о ресурсах (рабочую силу, оборудование и материалы), необходимые для выполнения этих задач. Если какие-то данные по проекту изменяются после создания календарного плана, можно обновить задачи или ресурсы, после чего Microsoft Project скорректирует календарный план.
По умолчанию структура задач проекта Microsoft Project представлена в виде перечня задач и диаграммы Ганта. Для более удобной для пользователя настройки представлений используют "Мастер диаграмм Ганта" (рис. 13.2).
В Microsoft Project можно вводить задачи двух видов: задачи, которые выполняются однократно, и задачи, которые повторяются (с заданными параметрами повторения).
Для всех задач нужно ввести значение длительности, зависимости задач и ограничения, после чего Microsoft Project рассчитывает дату начала и дату окончания каждой задачи. Можно ввести в проект ресурсы и назначить их задачам, чтобы указать, какой ресурс является ответственным за завершение каждого назначения, и рассчитать, какое оборудование потребуется или сколько материала будет потрачено. Если вводятся ресурсы, то календарные планы задач становятся более детальными за счет данных о затратах труда, единицы измерения и рабочее время, вводимые в календаре. На планирование могут повлиять и другие элементы, такие, как: время опережения и время запаздывания, типы задач, доступность ресурсив.
Создание структуры проекта. Для систематизации календарного плана в Microsoft Project можно использовать структуру, которую можно задавать по ходу ввода задач или проекта после того, как все задачи введены. Структурирование позволяет организовать задачи в виде иерархии суммарных задач и подзадач. По умолчанию все суммарные задачи выделяются полужирным шрифтом и располагаются с выступлением, а подзадачи отображаются под ними с видступом.
Суммарные задачи помогают выделить основные и промежуточные этапы проекта. Они суммируют данные подзадач, сгруппированных в структуре под соответствующей суммарной задачей. В структуре можно установить любое количество уровней, необходимую для воспроизведения схемы организации проекту.
Для обозначения важного события, например, завершение большого этапа в календарном плане используют вехи - задачи с нулевой тривалистю.
Кодирования задач. Структуру проекта в Microsoft Project можно задать и отобразить несколькими способами. Кроме суммарных задач и вех, для этого также используют коды структурной декомпозиции работ (СДР), или коды структури.
Структурная декомпозиция работ (СДР) - это иерархия задач в проекте, которая обозначается последовательностями цифр, букв и их комбинациями. Microsoft Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР.
Код структурной декомпозиции работ (СДР) - это буквенно-цифровой код, однозначно определяет местоположение каждой задачи в общей структуре проекта. Коды СДР можно использовать для описания календарного плана и отслеживания витрат.
В Microsoft Project применяются коды СДР двух типов. Первый тип кодов - номер в структуре. Он автоматически вычисляется для каждой задачи на основе структуры перечня задач. Номер в структуре есть только числовым, его нельзя изменить, но он автоматически корректируется при перемещении задачи вверх или вниз по списку задач или при изменении уровня задачи.
Второй тип кодов СДР - код, который настраивается вручную. Для каждого проекта можно определить один набор настраиваемых кодов СДР. Каждый уровень кода СДР является представлением определенного уровня структуры перечня задач. Но, в отличие от номеров в структуре, уровне кода могут содержать буквы, цифры и знаки (комбинации букв и цифр), в зависимости от того, как были заданы уровне маски кода при создании кода СДР. Можно задать автоматическое вычисление таких кодов для новых задач, а также позволить повторение кодов СДР в различных задачах.
Коды структуры - это настраиваемые метки задач или ресурсов. Их используют для группировки задач или ресурсов проекта нестандартными способами, например, по кодам расходов (для задач) или по кодам должностей (для ресурсов). Перед тем как группировать задачи или ресурсы по коду структуры, необходимо создать код структуры и назначить его задачам или ресурсам. Всего можно создать до 10 различных кодов структури.
Установление зависимостей между задачами. Определив, из каких задач состоит проект, необходимо установить последовательность их выполнения, связав между собой задачи, которые зависят друг от друга. Например, некоторые задачи должны быть закончены, чтобы можно было начинать другие (рис. 13.3).
Для установления связей между задачами необходимо определить зависимость между датами их начала или окончания. Существуют четыре типа зависимостей: окончание-начало, начало-начало, окончание-окончание, начало-окончание (табл. 13.3).
Оценка длительности задачи. При добавлении задач в перечень задач нужно ввести для каждой из них ее продолжительность и связи. Даты начала и окончания будут вычислены в Microsoft Project автоматически. Для достижения максимальной гибкости при планировании следует избегать жестких ограничений даты начала или окончания задачи.
При введении новой задачи в Microsoft Project ему автоматически назначается продолжительность в один день. Знак у продолжительности указывает, что это лишь предварительная оценка. Задачи можно назначить астрономическую длительность. В этом случае длительность будет планироваться без учета нерабочего времени и вихидних.
Для оценки длительности задач может быть использован анализ по методу PERT. После установки оптимистической, пессимистической и ожидаемой длительности задач календарного плана выполняется расчет взвешенной величины этих трех значений (рис. 13.4). Кроме того, оптимистические, пессимистические и ожидаемые значения могут использоваться отдельно для определения наиболее ранней, поздней и вероятной даты окончания проекту.
Если вместо дат предполагаемого начала и окончания задач вводить их длительность, Microsoft Project автоматически создаст календарный план проекта. Этот план можно будет впоследствии уточнить, прерывая те или иные задачи или создавая отдельные календари задач.
Контроль за выполнением задач можно осуществлять с помощью крайних сроков для задач. Крайние сроки не являются ограничениями. При восстановлении календарного плана задача, которая не закончилась до крайнего срока, сказывается индикатором.
Перерыв в работе над задачей. Иногда, для определения характера зависимости между задачами недостаточно установления связи. Чтобы показать, что время выполнения задач перекрывается, задают время опережения задачи. Если же нужно установить задержку между выполнением задач, устанавливают время запизнення.
Время опережения - это время перекрытия задач, которые зависят друг от друга. Например, если можно запустить задачу, когда задача-предшественник закончена только наполовину, для задачи-последователя задают зависимость «окончание-начало» с временем опережения 50%. Время опережения вводится как отрицательное значение времени запизнення.
Время опоздания - это задержка между задачами, которые имеют зависимость. Например, если между окончанием одной задачи и началом другой задачи нужна задержка в два дня, между ними устанавливают зависимость «окончание-начало» и задают время опоздания в два дни.
В процессе уточнения календарного плана может возникнуть необходимость прервать выполнение задачи. Например, выполнение одной из задач проекта может требовать материалов, которые будут поставлены только через неделю, или может оказаться, что какие-то две задачи по плану выполняются одновременно и используют один ресурс. Если календарный план позволяет, можно прервать одну из задач, чтобы часть работы была выполнена до начала второй задачи, а другая часть - после окончания этой задачи. Задачу можно прерывать несколько разив.
Управление ресурсами
После того как определены объем и задачи проекта, можно создать в представлении "Письмо ресурсов" перечень ресурсов (людей, оборудования и материалов), участвующих в выполнении задач проекта (рис. 13.5).
Можно составить предварительный перечень ресурсов, который вместо конкретных названий содержит прототипы, чтобы предварительно согласовать вопрос кадрового и материально-технического обеспечения, если это необхидно.
Ресурсы Microsoft Project могут быть двух типов: трудовые и материальни.
К трудовым ресурсам относятся люди и оборудование, которые выполняют задачи, тратя на них свое время или труд. Для назначения нового трудового ресурса следует указать, сколько времени или какое максимальное число единиц он должен потратить на выполнение проекта: все свое рабочее время (полная занятость - 100%), часть рабочего времени (частичная занятость - например, 50%) или все время группы ресурсов (например, 300% для группы из трех столяров, участвующих в проекте).
К материальным ресурсам относятся сырье и материалы, используемые при выполнении задач проекта. Для каждого материального ресурса определяется единица измерения материала. При назначении материального ресурса задачи нужно указать нормы расхода материала для данного назначения. Можно также указать, меняется расход материала со временем (переменная норма расхода материала), или остается постоянной (фиксированная норма расхода).
Назначение ресурсов задачам. Подготовив все необходимые данные о ресурсах, можно назначать их задачам (рис. 13.6).
Это необходимо для того, чтобы уточнить, кто именно отвечает за выполнение задач. Назначение ресурсов также помогает определить, сколько времени будет потрачено на работу над задачей и которых это требует затрат. Ресурсом может быть конкретный сотрудник, группа людей (например, программистов), компонент оборудования (подъемный кран или компьютер) или материал, расходуется в процессе выполнения задачи.
После этого задачи планируются к выполнению в соответствии с величиной затрат труда ресурса, числа единиц назначения и календарей ресурсов, что позволяет составить более точное расписание роботи.
Выравнивание загрузки ресурсов. После составления и корректировки плана проекта можно проверить, насколько оптимально используются ресурсы. Для некоторых ресурсов может наблюдаться превышение доступности или запланированные большие затраты труда чем позволяет свободное время. Другие могут быть недостаточно загружены или работать время от времени с неполным завантаженням.
Выравнивание загрузки ресурсов - это способ решения конфликтных ситуаций, связанных с тем, что ресурсам назначается трудоемко, такое состояние называется превышением доступности ресурсив.
Загрузка ресурсов можно выравнивать двумя способами:
задержать задачу, пока в назначенного ресурса не зьявиться
время для работы над ней;> - прервать задачу так, чтобы часть ее была выполнена в запланированное время, а часть, которая осталась, позже, когда назначенный ресурс освободится. Выравнивать загрузку ресурсов можно вручную или автоматически. Если Microsoft Project выполняет автоматическое выравнивание загрузки, при выборе задач, подлежащих задержке или прерыванию, анализируются такие факторы (рис. 13.7):
идентификатор задачи; имеющийся резерв времени; приоритет задачи; зависимости задачи; ограничения задачи; плановые дати.
Когда Microsoft Project выравнивает загрузку ресурсов, он оставляет без изменений назначения ресурсов и данные о задачах. Microsoft Project только задерживает или прерывает задачи. При выравнивании загрузки вручную можно задержать задачу или назначить ей дополнительные ресурси.
Если необходимо контролировать, в каком порядке для задач будет проводиться автоматическое выравнивание загрузки, задачам нужно установить приоритеты. Приоритет задается в диапазоне от 0 до 1000 (1000 - самой приоритет). Задачи с приоритетом 1000 не включаются в выравнивание, т.е. при выравнивании они ни при каких условиях не могут быть задержаны или прерваны. Значение приоритета по умолчанию равно 500.
Управление витратами
Начисление расходов. Начисление расходов проекта в Microsoft Project можно выполнить несколькими способами (табл. 13.4):
Таблицы норм расходов и их использование. Расходы на ресурсы в Microsoft Project рассчитываются на основе обычных ставок и ставок сверхурочных работ, введенных расходов на использование, или указанных единовременных затрат для призначення.
Таблица норм затрат - это набор данных о нормах и ставки для материальных и трудовых ресурсов, включая стандартную ставку, ставку сверхурочных работ, любые затраты на использование, а также дату, когда ставка оплаты вступает в действие (рис. 13.8).
Для каждого ресурса можно задать и использовать пять разных таблиц норм затрат (например, одну таблицу норм затрат - для обычных задач, другую - для стандартных и сверхурочных ставок опасных работ).
Момент начисления расходов. При назначении расходов задачам и ресурсам можно указать, в какой момент их нужно начислить. По умолчанию расходы распределяются пропорционально, а начисление расходов рассчитывается на основе процента выполненной работы и распределяется в течение всего выполнения задачи.
Можно насчитать расходы в начале задачи, если общая сумма выплачивается в начале, или после окончания задачи, если оплата осуществляется после завершення.
Исключением являются расходы на использование, всегда начисляются в начале задачи.
Оценка издержек. Оценка затрат - это процесс расчета приблизительных расходов на ресурсы и задачи, необходимых для выполнения проекта. Существует несколько методов оценки затрат. Выбор конкретного метода зависит от широты охвата проекта, уровня необходимой точности и вида деятельности организации.
Для методов, в которых используются простые расчеты, такие, как расчет затрат на квадратный метр, можно воспользоваться средствами создания формул Microsoft Project.
| 13.1. Общая характеристика систем управления проектами | 13.3. Управление проектами с помощью Microsoft ProjectCentral.com |