7.3. Закон информированности и упорядоченности

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. Управленческая информация - это часть данных, несущие в себе новизну и полезность для принятия специалистом обоснованного ришення.
Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления (ИСУ). Кроме нее ИСУ включает:
информационные технические средства управления (компьютер, телефон, факс и др..)
технологии;
профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства;
общую культуру управленческих, отношений;
систему документообигу.
Уровни развития составляющих ИСУ должны взаимно соответствовать, при этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный ресурс. При большой несогласованности составляющих ИСУ друг относительно друга процесс становится неэффективным (эффект отрицательной синергии). Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинах, вычисления на калькуляторах, архивирование в папках) следует использовать простые системы передачи информации и приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.
Основная задача ИСУ - доведение до конкретного работника нужной информации в нужное час.
Если соответствие элементов в ИСУ будет нарушена, то вся система саморазрушается и начинаются трудности, доводят до отторжения информации. Информация, пришла раньше, может потеряться в течении дел, а та, что пришла поздно, уже не имеет потребительской стоимости. Организационная сторона формирования ИСУ очень важна. Кто конкретно должен заниматься вопросами управления механизмом ИСУ? Мы думаем, что им должен быть специалист по организации управления, знакомый с основами информатики, а не специалист по информатике, знакомый с элементами теорий управления или организации (как это часто и бывает).
Работа с документами без подписей и печатей, высокий престиж делового слова характеризуют высокий уровень управленческих видносин.
Задача предоставления характеристикам управленческой информации измеряемого вида еще не виришене.
Конечно информацию разделяют на два больших класса:
объективную, овеществленный в товаре;
субъективную, отраженную, организованную людьми. К объективной относится информация, полученная от объекта управления как потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, место жительства и т.д., информация о конкуренте: прайс-листы на продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. . Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управлиння.
Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективная, так как при отражении происходят прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и сам организовывать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом початку.
Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочностью, недостоверностью - это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и вирогидности.
Категория "информация" имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управляющее воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результаты деятельности объекта управления (обратная информационная связь).
Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем:
отделить ценную информацию от "шумов";
выделить из информации наиболее важную часть, что позволяет анализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение. Важное значение имеет работа со слухами. В типовой перечень тем для слухов входит следующая информация:
предстоящие сокращения;
новые дисциплинарные и экономические меры наказания;
изменения в структуре организации;
грядущие кадровые перемещения и повышения;
подробности споров руководителей;
подробности личной жизни керивникив.
Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию, вредную как для руководителей, так и для подчиненных. Для работы со слухами существует два основных метода:
воспитание лояльных сотрудников и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение несанкционированной бытовой информации;
информирование работников о вопросах, интересующих их в средствах внутренней речи, информационных бюллетенях и т.д. На ряде японских фирм введена должность информатора из бытовых и загальфирмових вопросов. Любой работник может получить в информатора ответы на свои вопросы, например, почему его коллега не вышел на работу, сколько детей в семье руководителя компании и т.д.
Управление информационным процессом, связанным со слухами, существенно улучшает микроклимат в коллективах и в компании в цилому.
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость. Рассмотрим подход к этим характеристик.
Объем информации должен рассматриваться с двух сторон - как объем символьной и воспринимаемой информации.
Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах (например, в документе есть 900 символов).
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:
информационная избыточность;
субминимальний уровень;
недостаток информации (информационный голод).
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной надмирности.
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений. Монополизация проявляется в двух направлениях:
засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статусу.
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, т.е. в широком доступе к информации через различные каналы всех заинтересованных лиц. Субминимальний уровень информации-это минимальноповний объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение. Естественно, этот уровень - величина субъективная и его следует подстраивать под конкретного человека. Технология определения этого минимума должна учитывать индивидуальность человека. В этой связи концепция построения автоматизированных рабочих мест (АРМ) может хорошо реализовать данный уровень информации.
Методика оценки уровня объема воспринимаемой человеком информации основана на экспертных методах.
Современные руководители частных организаций (они же владельцы) постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику? Считается, что утечка 20% коммерческой информации может привести организацию к краху.
Достоверность информации - это процент реальных сведений к общему объему информации (в дальнейшем под объемом информации будем понять объем воспринимаемой информации). Вероятность имеет три уровня:
абсолютный (100%)
доверительный (более 80%);
негативный (менее 80%).
Вероятность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Вероятность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанта слишком поздно, может стать ложной, например, информация о курсах акций на бирже. Достоверность может быть искусственно повышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации из эффективных методик или алгоритмов. Так, абсолютный уровень достоверности информации можно получить, обрабатывая информацию с доверительным и даже с негативным уровнем вирогидности.
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня:
нулевой;
средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%);
высокий, сокращение уровня затрат более чем в z. раза в;
сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий споживчу
стоимость. Нулевую ценность имеет информация, повторяет известные характеристики объекта управления или, представляющий ненужные для принятия решения характеристики. Средний уровень ценности имеет информация, создаваемая добросовестными специалистами, которые потеряли интерес к работе. Высокую ценность представляют имитационные модели организаций, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия реализации при различных вариантах решения. Сверхвысокую ценность представляет собой информация, связанная с инновационными технологиями, маркетинговыми исследованиями. Иногда очень ценная информация имеет криминальное джерело.
Насыщенность информации-это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:
улучшение настроения
поднятия эмоционального уровня;
предварительной настройки внимания на заданную тему. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальное и моральное стимулирование, предупреждение о предстоящей информацию, вспомогательную и входящую информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо сприймаеться.
При большом количестве фоновой информации можно пропустить или воспринять необходимый объем полезной информации частично. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много "воды". Насыщенность имеет три уровня: высокий (80-100%)
нормативный (50-80%)
низкий (менее 50%).
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока принадлежит к искусству управления. Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр). Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:
секретная (государственная тайна) - воспроизводит глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Например, информация об обороне страны. Степень секретности информации отображается в грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно;
конфиденциальная (для служебного пользования) информация отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относят информацию с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровый, технологический, научный и т.п.);
инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах, способ производства продукции и структура цены, условия соглашений и контрактов;
публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на використання.
Например, в организации, не связанной с государственными военными заказами, не должно быть секретной информации.
Рассмотрены пять характеристик информации влияют друг на друга. Корректировка одной из них влияет и на другие. Так, повышение достоверности информации вызывает необходимость увеличения ее объема и видкритости.
Процесс формирования заданных характеристик информации может идти по двум вариантам: по предупреждениями и по результатам. Формирование по предупреждением требует хорошего набора статистических данных, аналитических методов и современных информационных технологий. В единую систему перечисленные составляющие еще не зведени.
Особенности закона информированности-впорядкованости
Информационная среда в виде его важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др.. ИСУ подчиняется силу закона информированности-упорядоченности. Во упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) - коэффициентов пропорцийности.
Формулировка закона информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).
Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:
По второй формуле вычисляется производная по времени от отношения ресурсов компании к ресурсам, направленных на ее ликвидацию. Она обязывает руководителям ограничить сбор такой информации разумными рамками самосохранения. Приведенное соотношение регулирует выбор уровней характеристик информации и ее количество.
7.2. закон развития 7.4. Закон единства анализа и синтеза