13.2. Документальное оформление туристических услуг
Основными документами являются:- Договор с клиентами;
- Договор с предприятиями, участвующими в продвижении туристического продукта;
- Туристский ваучер;
- Страховой полис и некоторые другие документы при обслуживании иностранных туристив.
Договор (соглашение, контракт) с клиентами заключается в письменной форме и содержит следующую информацию:
- Название страны, место назначения путешествия;
- Дату начала и окончания путешествия;
- Транспортные средства, которые будут использованы для путешествия, их класс и комфортность;
- Название гостиницы, в котором будут размещаться туристы, его местонахождение, классность, категорию номеров с перечнем услуг;
- Систему питание (полный пансион, полупансион, "шведский стол" или только завтрак)
- Цену туристической поездки в рублях и иностранной валюте;
- Маршрут и программу экскурсий на каждый день пребывания с определением их срока и тематики;
- Транспортно-визовые и медицинские требования в стране перебування.
Договоры с другими организациями, предприятиями, частными предпринимателями, участвующих в формировании и продвижении туристического продукта, - это договоры с туроператорами, туристическими заведениями, с поставщиками и подрядчиками - отечественными и зарубежными партнерами, обеспечивающих туристов надлежащими условиями размещения и питания, средствами транспорта , организацией экскурсий и видпочинку.
Некоторые турфирмы, не имея возможности заранее оплачивать зарубежные туры, организуют свою работу с иностранными туроператорами и украинскими туристами следующим образом:
- Заключают договоры с иностранными туроператорами о сотрудничестве, согласно которым одна сторона (иностранный туроператор) обязуется предоставить туруслуги (соответствующего качества и по цене, определенной в договоре) туристам, которые направляются украинские турфирмой, другая сторона (украинская турфирма) берет на себя обязательства по комплектации тура зарубежного туроператора, организации перевозки туристов к месту начала тура т.п.;
- Заключают договоры с украинскими туристами, которые хотят воспользоваться услугами иностранного туроператора, получая от них (туристов) денежную сумму, включающий в себя полную стоимость заграничного тура и вознаграждение украинским турфирмы;
- Перечисляют средства, полученные от украинских туриста (за вычетом своего вознаграждения) иностранному туроператору.
Туристические фирмы платят валютой за оформление виз, в случае отсутствия кассового аппарата расчеты осуществляются через сберкассу. Перечисление валюты иностранному партнеру осуществляется после получения от него счета-фактуры, на основе которого оформляется заявка на покупку валюти.
Соответствии с заключенными договорами разрабатываются программы туров и составляются калькуляции на каждую поездку. С договорами (контрактами) туристические партнеры добавляют образцы своих туристских ваучеров (на внутреннем рынке - путевок).
Туристский ваучер (путевка) [1] - документ, подтверждающий статус лица или группы лиц как туристов, оплату услуг или ее гарантию и является основанием для получения туристом или группой туристов туристических услуг. Это письменный акцепт субъекта туристической деятельности на производство и продажу туристического продукта. Он (она) является неотъемлемой частью соглашения, а также документом первичного учета у субъектов туристической дияльности.
Ваучер является финансовым документом, необходимым для осуществления расчетов между туристическими предприятиями, направляющих и принимающих туристов. Бланк ваучера производится печатным способом в трех экземплярах под единым номером на бумаге формата А5, который является единственным по форме как для туриста, путешествующего индивидуально, так и для группы туристов (с обязательным указанием списка группы). Первый и второй экземпляры ваучера выдаются под роспись туристу, который осуществляет путешествие индивидуально, или руководителю туристической группы перед началом путешествия. Третий экземпляр ваучера хранится в бухгалтерии туристической фирмы, направляющей туриста.
Информация о количестве реализованных ваучеров и направления передвижения туристов в соответствии с таких ваучеров предоставляется субъектами туристической деятельности вместе с представлением статистической отчетности по форме № 1-ТУР (годовая), по форме № 1-ТУР (к) (за полугодие и 9 месяцев) , утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 04.03.98 г. № 96.
Туристическая путевка является предметом реализации туристической фирмы. Следует отметить, что взгляды относительно даты возникновения дохода от реализации в бухгалтерском учете туристической фирмы отличаются. Противоречие сводится к двум подходам. Согласно первому, доход возникает в том отчетном периоде, в котором осуществляется продажа путевки, а не тогда, когда фактически состоялось путешествие. Претензии, которые могут быть выдвинуты туристом, не является основанием считать продукцию нереализованной. Следовательно, доход туристической фирмы возникает на дату поступления средств на его текущий счет или в кассу в оплату турпродукта. Второй подход заключается в признании дохода только за датой окончания тура, больше соответствует национальным стандартам бухгалтерского учета и чаще используется на практици.
Субъекты туристической деятельности, которые занимаются организацией и обслуживанием иностранных туристов в Украину, должны соблюдать требования Положения [11], в частности, им необходимо ежегодно оформлять референс - подтверждение Министерства иностранных дел того, что зарубежные партнеры (по соглашениям) будут иметь визовую поддержку консульских учреждений Украина за рубежом в случае их обращения для оформления туристических виз иностранцам для поездки в Украину.
Субъекты туристической деятельности, которые принимают иностранных туристов, должны вести учет всех документов по въезда, выезда и перемещения туристов в Украину, а именно:
- Договоров (контрактов) с иностранными партнерами о сотрудничестве по обслуживанию иностранных туристов в Украине;
- Аналогичных договоров с отечественными партнерами;
- Писем-заказов иностранного партнера на обслуживание иностранных туристов;
- Подтверждений субъектов туристической деятельности иностранному партнеру о готовности к приему иностранных туристов;
- Обращений субъектов туристической деятельности в государственные учреждения и согласований с регистрации и пребывания туристов в Украине;
- Документов, подтверждающих осуществление трансфера, бронирования мест в гостинице для туристов и их проживания;
- Маршрутов и программ туристических путешествий иностранных туристов, проведение экскурсий тощо.
Субъект туристической деятельности должен вести журнал учета иностранных туристов, где указывают: фамилию и имя иностранца; гражданство; страну, из которой приехал турист в Украину; серию, номер и дату выдачи национального паспорта иностранного туриста; дату въезда в Украину , дату и пункт выезда из Украины, предприятие размещения туриста; маршрут тура.
| 13.1. Характеристика туристической деятельности | 13.3. Особенности налогообложения и учета туристической деятельности |