16.3. Документирование гостиничных услуг
Инструкции [8] утверждены формы первичных документов для учета гостиничных услуг, рекомендованные для предприятий, предоставляющих гостиничные услуги, независимо от формы собственности и подчинения (табл. 16.2):Таблица 16.2
При оформлении проживания в гостинице заполняют формы № 1-Г, 2-Г, 3-Г.
При поселении в гостиницу гражданин Украины при наличии паспорта или документа, который его заменяет, заполняет анкету жителя (форма № 1-Г) в одном экземпляре. В ней приводятся паспортные данные, дата прибытия и убытия. Анкета передается администратору для регистрации и сохраняется в отеле в период проживания гражданина и в течение месяца после его вибуття.
Иностранные граждане и лица без гражданства заполняют регистрационную карточку (форма № 2-Г) на основании документа, удостоверяющего личность. Регистрационные карточки хранятся в гостинице два роки.
После оформления проживания гражданину выдается визитная карточка (форма № 3-Г) гостиницы, которая придает ему право
на получение ключей от номера и обслуживание службами отеля. Визитная карточка заполняется администратором.
Для оперативного учета гостиничных услуг, получения информации о количестве проживающих в гостинице и количество мест (номеров) используются формы № б-Г, 6-Г, 9-Г, 10-Г.
Журналы 5-Г, 6-Г заполняются администратором гостиницы в одном экземпляре при поселении жителей. Журнал 5-Г применяется для учета всех лиц, проживающих в гостинице, и заполняется на основании анкет жителя и регистрационных карточек (формы № 1-Г и 2-Г). Журнал 6-Г ведется по форме, утвержденной МВД Украины, на основании регистрационных карточек, паспортов и виз.
Ведомость учета движения номеров в гостинице (форма № 9-Г) заполняется дежурным администратором ежедневно состоянию на 9 часов и используется для оперативного учета освобождение номеров (мест), заселение в номера и проведения ремонтных работ в номерах.
Журнал учета проживающих на этаже (форма № 10-Г) заполняется ежедневно дежурным на этаже и содержит сведения, необходимые горничным для уборки номерив.
При бронировании номеров администратором заполняется Журнал регистрации заявок на бронирование номеров (форма № 7-Г) на основании телефонных звонков, телеграмм, писем на бронирование, поступивших от физических или юридических лиц. Оплата за бронирование взимается в размере 50% стоимости места (номера) в сутки. В случае опоздания граждан взимается дополнительно плата за фактическое время неиспользования места, но не более, чем за сутки, при опоздании более суток броня анулюеться.
Оплата гостиничных услуг оформляется документами по формам № 4-Г и 8-Г. Плата за проживание взимается в соответствии с единым расчетным часом - 12 часов дня с использованием РРО или с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров (только в случае оплаты гостиничных услуг, при этом отдельно услуги ресторанов и т.д. оплачиваются только через РРО). При оплате гостиничных услуг администратором выписывается счет (форма № 4-Г) в двух экземплярах: первый выдается жителю, второй день сдается в бухгалтерию. В счете приводится стоимость основных и дополнительных услуг (пользование телевизором, холодильником и т.п.) с учетом НДС. Счет оформляется при любой форме обработки документа (ручной, электронной) и любого вида расчета (наличного, безналичного).
На основании составленных счетов кассир, портье или другое лицо, которое выполняет расчеты, составляет в одном экземпляре кассовый отчет (форма № 8-Г), который ежедневно сдается в бухгалтерию вместе с одним экземпляром счета и кассовой лентой РРО. В счете приводится перечень предоставляемых услуг, и за каждой из них - количество предоставленных услуг и их стоимость. Суммы НДС приводятся в целом по счету. Отдельно указывается сумма возвращенных коштив.
Возврат средств осуществляется, если уплаченная при поселении сумма не используется полностью (например, в случае досрочного отъезда), и оформляется согласно Инструкции [8] в следующем порядке:
- Администратор получает от жителя предварительные расчетные документы;
- Житель подает заявление о возврате средств на имя руководства гостиницы в произвольной форме, которая является основанием для возврата средств;
- Кассир возвращает средства после предъявления паспорта (или другого документа) с оформлением расходного кассового ордера или с регистрацией выдачи средств через РРО;
- Жителю возвращают расчетные документы за фактически полученные услуги с отметкой о возврате неиспользованной суммы.
| 16.2. Особенности налогообложения и учета гостиничных услуг | 16.4. Бухгалтерский и налоговый учет гостиничных услуг |