Как организовать хранение документов дома?

С самого рождения человек начинает обрастать бумагами. С годами их становится так много, что если вовремя не привести их в порядок, случится настоящий коллапс. В какой-то момент вам просто не удастся найти необходимое, а на восстановление утраченных бумаг придется потратить слишком много сил, времени и денег.

В профессиональном делопроизводстве есть тщательно отлаженные механизмы упорядочивания и хранения бумаг. Ознакомиться с особенностями хранения вы можете на этой странице: http://pga-spb.ru/hranenie_dokumentov. Некоторые из этих требований можно легко перенести и на домашний архив. В данной статье мы приведем несколько полезных советов о том, как привести бумаги в порядок.

Сортировка и отбор необходимого

Все люди делятся на две группы: первые крайне равнодушно относятся к бумагам, могут потерять что-то или не хранить то, что по правилам хранить необходимо. А другие, наоборот, собирают все бумажки, даже те, которые вовсе не нуждаются в хранении.

И тем, и другим очень важно начать процедуру создания домашнего архива с сортировки. Первым, скорее всего, придется восстанавливать какие-то документы, а вторым — избавляться от лишнего.

Кроме того, в процессе такой обработки очень важно сразу же раскладывать бумаги на категории. Какими будут эти категории? Решайте сами. Но, как правило, люди выделяют следующие группы:

  • личные документы каждого члена семьи;
  • медицинские бумаги;
  • все, связанное с недвижимостью, автомобилями и другой собственностью — желательно завести отдельную папку для каждого объекта;
  • банковские документы;
  • чеки и гарантийные талоны.

Систематизация

ДЛя каждой категории нужно завести отдельную папку, ее нужно обязательно подписать снаружи — на обложке и на корешке, особенно если вы используете папки одинакового цвета. Для удобства можно купить разные по цвету папки, тогда вам будет проще ориентироваться. в них.

Все, что вы только что обработали, важно разделить на бумаги бессрочного хранения и то, от чего со временем нужно будет избавиться. На каждой папке с содержимым, у которого однажды истечет срок годности, подпишите, когда все нужно выбросить.

Удобно покупать папки с файлами и помещать каждый документ в отдельный файл, тогда вам не придется каждый раз доставать их, если нужно будет посмотреть какие-то сведения.

При желании особо ценные документы можно поместить в сейф. Он защитит не только от кражи, но и от детских шалостей. Обычные папки размещают на полках, а с тех, которыми приходится пользоваться регулярно, можно снять копии и положить их в специальную корзину или короб на рабочем столе.

Оставьте комментарий