Прошедшие несколько лет изменили сам подход к организации рабочих процессов организациё по всему миру, придав новую форму способам ведения бизнеса — в связи с пандемией и социальным дистанцированием, в обычных функциях бизнеса произошла масштабная цифровая трансформация. Во всём мире началась цифровая эра, которая ранее считалась слишком сложной или неосуществимой для повседневной деловой деятельности. Удалённая работа или работа на дому стала частью нашей жизни.
Организациям приходилось вводить бизнес-операции в виртуальной среде, используя новейшие технологии и сетевую инфраструктуру. Однако угроза сетевой безопасности и проблемы производительности всегда оставались серьёзной проблемой. Интранет, закрытая сеть, используемая в корпоративных организациях, уже давно используется в бизнесе, но её важность в настоящее время вышла на первый план, вызванная массовой миграцией работников на удалённую работу.
Все знают об Интернете — глобальной сети, соединяющей компьютеры, сервера, дата-центры, локальные сети, обеспечивающие информационную среду и связь. Но если вы не работаете с компанией, использующей интранет, вы, возможно, даже не знакомы с этим термином. Не исключено также, если вы ежедневно пользуетесь локальной корпоративной сетью, вы не задумывались о преимуществах и недостатках этой системы. В этой статье мы обсудим некоторые плюсы и минусы использования интрасети в современной бизнес-среде.
Интранет — это сеть с ограниченным доступом, которая помогает сотрудникам компании обмениваться рабочей информацией и общаться внутри самой организации. Он функционирует строго в закрытой сетевой инфраструктуре и никому не разрешает доступ из-за пределов этой сети. Система использует корпоративные веб-серверы, которые доступны только сотрудникам организации, для конкретного делового общения и операций. Интранет может быть подключён или не подключён к Интернету. Если такое подключение существует, то меры безопасности должны быть очень строгими, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к внутренней локальной сети.
Интранет-технологии нового поколения оснащены передовыми возможностями. Теперь они более совершенны, чем предыдущая технология, и обладают большей гибкостью, а также удобными для пользователя функциями. Современная система помогает решать многие бизнес-задачи даже в критических ситуациях. Давайте посмотрим на области, которые получает выгоду от современной интрасети.
Плюсы:
• Дистанционное общение
Распределение сотрудников и привлекаемых специалистов сейчас является революционной тенденцией — люди работают онлайн из удалённого места или из дома. Интранет в наши дни совместим с большинством бизнес-процессов, что позволяет осуществлять их функционирование беспрепятственно и легко. Этот фактор играет жизненно важную роль бизнес-процессов в виртуальной среде, обеспечивая надлежащее общение и производительность.
• Вовлечённость сотрудников
Интранет обеспечивает функциональность закрытой платформы социальных сетей. Обновления компании, лента активности, отметки «Нравится», комментарии и т. д. — все эти функции являются важными частями взаимодействия сотрудников в организации. Это позволяет работникам лучше узнать культуру своей компании, повысить свою значимость и преодолеть некоторую изоляцию, если они работают из дома. Современная интрасеть обладает всеми этими функциями, позволяющими создать хорошую связь между сотрудниками и их организацией.
• Оптимизация сотрудничества и принятия решений
Постоянное подключение к частной сети через интранет означает, что даже если члены команды находятся в разных офисах, они могут легко сотрудничать в работе над одним проектом. Принятие решений, требующих участия разных сторон, а также доступ к одной и той же информации является ключевым преимуществом системы интрасети. Система позволяет различным отделам организовываться, в соответствии со своими потребностями, признавая при этом, что предоставление доступа тем, кто в ней нуждается, приводит к меньшему «искажению» информации, когда знания остаются у избранной группы.
• Централизованное управление документацией
Интрасети нового поколения необходимы для обеспечения центральной системы хранения, в которой сотрудники организации могут легко управлять, поддерживать и получать доступ к самой последней версии официальной документации. Не будет необходимости искать файлы на бумажных носителях или в архивных папках электронной почты, чтобы найти каждый документ — сотрудники знают, где искать самую свежую информацию, необходимую им для работы.
Минусы:
• Стоимость и инвестиции
Создание современной инфраструктуры интранета требует достойных инвестиций. Чаще всего, если пользоваться сторонними разработками, за подписку взимается фиксированная ежемесячная плата. Однако в некоторых системах используются различные структуры оплаты, например, стоимость за пользователя, которая колеблется в зависимости от размера бизнеса и количества пользователей.
• Сложность конфигурации и настройки
Интранет имеет репутацию сложного, в конфигурации и настройке, инструмента. Часто замечается, что ИТ-специалистам требуется много времени для отладки, внедрения и управления инфраструктурой интрасети в организациях. Это техническое бремя для многих может показаться пустой тратой времени или трудовых ресурсов.
• Ограниченность только для внутреннего использования
Как уже писалось, такая платформа имеет ограничения, а значит, сотрудники не могут легко делиться каким-либо контентом с внешними ресурсами или платформами социальных сетей. Это может стать техническим барьером для сотрудничества с внешними партнёрами. Обычно возможностью обмениваться данными из интранета за пределами компании занимаются избранные люди (например, команда маркетинга), на что они получают соответствующие разрешения. Корпоративные веб-сайты и платформы социальных сетей обычно редактируются и поддерживаются одной и той же командой. Хотя многие организации инструктируют сотрудников хранить свои личные публикации в социальных сетях полностью отдельно от корпоративных публикаций, другие хотят использовать сети сотрудников для обмена информацией в социальных сетях.
Кроме того, защита интересов сотрудников — отличный способ повысить узнаваемость бренда и привлечь потенциальных клиентов. Многие компании используют различные технологии, чтобы использовать сотрудников в качестве представителей бренда. Поскольку интранет во многом является внутренним инструментом взаимодействия, работодатели, желающие извлечь выгоду из такого рода пропаганды бренда, не могут реализовать эту возможность в своих организациях. Если вы работаете в отрасли, которая получает выгоду от распространения вашего рекламного сообщения через социальные сети сотрудников, любые дополнительные шаги в процессе обмена являются явным недостатком.
Угрозы безопасности и меры противодействия несанкционированному проникновению
Нельзя игнорировать тот факт, что риски безопасности интрасети всегда существуют и препятствуют ведению бизнеса любой организации. Из-за простых ошибок бизнес может даже рухнуть. Кроме того, культура дистанционной работы сейчас требует повышенных протоколов безопасного подключения. Отслеживание попыток взлома становится серьёзной проблемой для организаций.
Интрасети работают на веб-серверах и требуют тех же мер безопасности, что и любой другой веб-сайт, независимо от того, что они ориентированы на внутреннюю потребность. Необходимо помнить, что угрозы могут исходить и изнутри — случайно или злонамеренно. Как только хакер проникнет за барьеры ненадлежащей аутентификации сети, незащищённый интранет станет лёгкой добычей.
Удалённая работа полностью зависит от различных веб-инструментов и программного обеспечения. Приложения и данные могут ещё храниться в облачной среде, поэтому сотрудники могут легко получить к ним доступ. Некоторые пользователи могут работать удалённо и получать доступ к облачным системам. Другие работающие используют инфраструктуру виртуальных рабочих столов (VDI) через VPN-соединение и получают доступ к своим рабочим компьютерам, системам и приложениям из традиционного центра обработки данных.
В любом случае безопасность имеет первостепенное значение. Хотя эта новая культура работы решает многие проблемы, она также привлекает киберпреступников и хакеров, стремящихся проникнуть на сервера компании через возможные уязвимости в защите. Киберугрозы могут быть внутренними или внешними, но последствия представляют собой не только угрозу утечки данных для бизнеса, но могут привести к массовому выводу из строя всей инфраструктуры. На восстановление (если оно ещё будет возможно в прежнем объёме, могут понадобиться часы или дни.
Надёжный пароль — это самая базовая необходимость для защиты данных. Двухфакторная аутентификация или, что ещё лучше, многофакторная аутентификация просто необходима для безопасного входа в систему. Первый тип проще для конечных пользователей и не так дорога. Однако она также не вполне безопасна. Сотрудники должны менять свой пароль примерно каждые 45 дней и придерживаться политики запрещения повторного использования паролей.
Самые важные и конфиденциальные данные должны быть зашифрованы, чтобы избежать дискредитации при утечке или взломе. Шифрование данных, хранящихся на серверах — это решение, которое организация должна принимать обязательно. Это требование особенно важно для организаций, действующих в рамках строгого законодательного регулирования хранения личной конфиденциальной информации, таких как банки или медицинские учреждения.
Из-за неправильного обращения с устройствами на рабочем месте возможны нарушения безопасности интрасети. Сотрудники не должны подключать к своим рабочим компьютерам или ноутбукам любые личные электронные устройства, такие как флэш-накопители, мобильные телефоны и т. д. Такие действия — основная причина утечки данных. Чтобы предотвратить эту практику, ИТ-специалисты любой организации должны настраивать устройства, используемые только для рабочих целей, с ограничениями для защиты инфраструктуры интрасети. Доступ к USB-накопителям и другим съёмным носителям может быть заблокирован либо корпоративной антивирусной платформой, либо через объект групповой политики.
Чтобы предотвратить подключение к сети посторонних устройств, на которых не установлены последние версии исправлений, антивирусной защиты или защиты от вредоносных программ, этим устройствам можно запретить прямое подключение к сети с помощью системы контроля доступа.
Посредством мобильных гаджетов, некоторым сотрудникам иногда разрешён доступ к облачному хранилищу компании. Но если на их мобильных устройствах не установлено адекватное программное обеспечение безопасности, то такое действие также может повлиять на безопасность интрасети. Организации должны обучать своих сотрудников тому, как защитить свои мобильные устройства перед дистанционным подключением к частной сети компании.
Почти весь персонал используют для своей работы различные цифровые приложения, такие как электронная почта, мессенджеры и т. д. Хакеры могут отправлять любую вредоносную (фишинговую) ссылку или файл по электронной почте или в чате, для того чтобы взломать сеть компании — после клика сотрудником на такую ссылку (или при попытке открыть файл), злоумышленники получают доступ к сети. Следовательно, необходимо строго инструктировать работников, чтобы не загружать подозрительные веб-ссылки или файлы. Кроме того, ИТ-специалистам следует установить в сеть антифишинговое программное обеспечение для укрепления инфраструктуры интрасети, а все вложения должны проверяться средствами обнаружения вирусов и троянов. Системным администраторам следует регулярно отслеживать журналы событий, чтобы выявлять необычную активность или подозрительные действия в интрасети и быстро устранять проблемы.
Помимо виртуальных атак на интрасеть, сотрудники должны проявлять осторожность в отношении физической кражи любых своих устройств, имеющих подключение к корпоративной сети. Они не должны оставлять свои портативные рабочие устройства незапертыми или без присмотра в незащищённом/публичном месте. Важно ещё надёжно шифровать вход на мобильные телефоны, ноутбуки, планшеты, чтобы максимально затруднить доступ вора к вашим данным.
Эффективное решения защиты, инструктаж и обучение сотрудников, соблюдение правил и протоколов взаимодействия – все эти меры могут оказать глубокое благотворное влияние на производительность в организации, взаимодействие и управление данными. Благодаря доступным ресурсам и инструментам удалённого управления рабочим столом своего офисного компьютера, каждый сотрудник может легко получить доступ ко всему, что ему нужно для выполнения своей работы.