29.2.1. Організація раціонального використання робочого часу

Підвищення ефективності використання робочого часу – це найважливіше завдання, яке стоїть практично перед кожною соціальною системою, й насамперед тому, що мова йде про економію робочого часу, до якої зрештою зводиться вся економія.

Для органів внутрішніх справ економія часу виражається у здійсненні різних операцій щодо управління з найменшими втратами часу.

У самому загальному вигляді час може бути робочий та неробочий (особистий). Робочий час – це той час, котрий співробітник проводить на робочому місці, але особливістю багатьох категорій співробітників органів внутрішніх справ є те, що роботу вони можуть виконувати практично повсюди.

Дані численних досліджень доводять, що не всі співробітники органів внутрішніх вміють правильно організовувати свій робочий та особистий час. Здебільшого причиною цього є відсутність відповідних навичок і знань. Приступивши до організації раціонального використання часу, насамперед треба з'ясувати, що кожний працівник має в своєму розпорядженні такі його вимірю-

646

вачі, як робочий день; фонд робочого часу; календарний, номінальний та ефективний фонди часу; бюджет робочого часу.

Робочий день – це та частина доби, протягом якої співробітник органу внутрішніх справ виконує свої функціональні обов'язки.

Фонд робочого часу – складається із загальної кількості робочого часу одного співробітника або групи за визначений календарний проміжок (рік, півріччя, квартал, місяць, тиждень) і виражається у людино-днях, людино-годинах.

Календарний фонд часу – це кількість усіх днів даного планового періоду (тобто п році – 365 або 366 днів; в кварталі - 90, 91 або 92 дні).

Номінальний фонд – це максимальна кількість робочих днів, котра може бути використана впродовж планованого періоду.

Ефективний фонд визначається кількістю робочих днів (або часів), котрі корисно використовуються протягом планованого періоду. Щоб зробити його розрахунок у днях, необхідно із номінального фонду відняти невиходи на роботу.

Бюджет робочого часу – це розподіл фонду робочого часу на різні види робіт та форми діяльності. (Є ше поняття 'баланс робочого часу", що означає 'гой же бюджет, але для групи працівників).

Організовуючи режим праці, кожний співробітник має орієнтуватися на номінальний фонд робочого часу.

Управлінська праця в органах внутрішніх справ характеризується не тільки кількісною, але й якісною мірами, пов язаними з видами витрат часу. В діяльності державних службовців необхідно ставитись з пошаною як до свого власного, гак і до часу інших людей, скорочуючи, по можливості, його втрати. Тут мається на увазі час громадян, котрі стикуються з діяльністю органів внутрішніх справ, і час співробітників, які виконують взаємозв'язані функціональні обов'язки. Недостатньо добре організована праця співробітників органів внутрішніх справ тягне за собою невиправдане відволікання таких 'громадян від їх трудових занять, витрату ними часу, призначеного для праці та відпочинку. Нераціональне використання часу одним із співробітників створює перешкоди в роботі інших і зумовлює неможливість виконання загального завдання у встановлений строк.

Творчий характер управлінської праці багатьох категорій співробітників органів внутрішніх справ викликає необхідність в раціональній організації не тільки їх службового, але й особистого часу. Розумова праця не припиняється з закінченням робочого дня;

вона може тривати і після, навіть поза бажанням людини внаслідок збудження його нервової системи, яке зберігається. Якщо за нетворчою працею будь-який "перепочинок" є більш-менш повною зміною розумових інформаційних процесів, то при розумовій – "це завжди відпочинок наполовину з творчою роботою .

7 Див.: Воробьев Г.Г. Информационная культура управленческого труда. - М., 1971. - С. 33.

647

Діяльність керівників, підлеглого їм особового складу органів внутрішніх справ пов'язана з розв'язанням різноманітних питань, що потребує високої загальної культури, універсальності знань, що набуваються і в позаслужбовий час протягом різноманітних контактів, читання, перегляду фільмів та спектаклів. Раціональне використання робочого часу сприяє поповненню знань, забезпечує необхідне відвертання від службових справ, попереджає психічні перевантаження. Можливість раціональної організації використання часу співробітниками органів внутрішніх справ визначається рядом факторів. У їх числі слід назвати рівень професійної підготовки даної людини та підлеглих їй осіб, стиль роботи вищестоящих керівників, загальний характер організації праці, ступінь свідомості при виконанні службового обов'язку всіма працівниками і т. ін. Однак головним є розуміння співробітниками необхідності аналізувати витрати свого часу та їх бажання планувати його використання.

Основу раціональної організації використання часу складає планування особистої праці. Це передбачає попереднє вивчення та облік витрат часу на окремі види робіт, виконуваних згідно з функціональними обовязками, і наступний аналіз даних обліку.

Облік витрат робочого часу може проводитись в узагальненому та деталізованому варіантах. У першому випадку визначається час, що витрачається на укрупнені види робіт, що характеризують цілий напрям діяльності по тій чи іншій посадовій категорії (наприклад, витрати часу на роботу по кримінальних справах, по розгляду заяв і т. ін.). У другому - враховуються трудові операції, що відносяться до того чи іншого виду роботи.

Витрати робочого часу доцільно враховувати на основі переліку елементів праці, що складається для певної посадової категорії. В ньому докладно вказуються .усі трудові операції та види витрат робочого часу.

Ґрупування елементів витрат робочого часу може бути проведено на різних підставах: виходячи із виду роботи, цілей та методів обліку. Об'єкт дослідження визначається в зв'язку з необхідністю підвищення продуктивності праці в якійсь підсистемі управління, а також для усунення конкретних негативних явищ (наприклад, плинність, некомплект кадрів, низька якість, порушення термінів виконання службових завдань і т. ін.).

Залежно від кількості об'єктів і цілей вивчення розрізняють дослідження локальні та загальні. Переваги перших із них полягають в тому, що вони дають швидкий ефект при незначних витратах сил та засобів. Локальні дослідження націлені насамперед на усунення окремих "вузьких місць" в організації праці. Загальні (комплексні? дослідження здійснюються по всіх напрямах вдосконалення організації діяльності. До них слід звертатися лише після використання усіх очевидних резервів.

У різних галузях управління широко використовуються різноманітні методи встановлення витрат робочого часу: інтерв ю-

648

вання, анкетування, моментні спостереження, "фотографування", "самофотографування", хронометраж, самохронометраж та ін.

При інтерв'юванні або анкетуванні співробітники в усній чи письмовій формі повідомляють про перелік виконуваних ними робіт та приблизну кількість часу, що витрачається на їх здійснення. Ці методи придатні для вивчення бюджету робочого часу тих осіб, котрі постійно виконують невелику кількість одних і тих же трудових операцій.

Метод моментних спостережень заснований на теорії імовірностей. Тут передбачається, що дані, здобуті шляхом достатньо великої кількості окремих спостережень, мають відповідати результатам безперервного спостереження. Застосування названого методу потребує значного числа кваліфікованих спостерігачів. Він може використовуватися там, де співробітники виконують свої функції на одному робочому місці. Сутність методу полягає в періодичному обході робочих місць спостерігачем та фіксуванні ним виконуваних в іании момент трудових операцій і витрат часу на них8.

"Фотографування", хронометраж відрізняються від методу моментних спостережень тим, що дослідник протягом певного періоду (впродовж повного робочого дня або його частини) фіксує всі види службової діяльності співробітників і витрати часу на їх виконання. При "самофотографуванні" та самохрономет-ражі це робить сам працівник. З організаційно-технічного, економічного та психологічного погляду метод "самофотографуваи-ня"є найбільш доступним і достатньо ефективним.

Збирання даних про фактичні витрати часу на виконання тих чи інших видів роботи, окремих операцій дозволить виявити структуру трудового процесу. Уявлення про неї буде тим повніше та об'єктивніше, чим більша група працівників, зайнятих працею однорідного характеру, обстежується і чим триваліший період відповідного вивчення. Виконання цих умов дає можливість виключити різного роду випадковості й охопити всі трудові операції, здійснювані конкретною категорією співробітників. Облік здобутих даних можна вести у довільній формі з обов'язковим зазначенням виконуваної праці, часу її початку та закінчення, завершена вона чи ні, а також і з використанням спеціальних бланків.

Здобуті дані необхідно згрупувати (класифікувати) на підставі певних ознак. Залежно від рівня органу внутрішніх справ і категорій співробітників така класифікація має відображати специфіку їх діяльності. Різні групи можна згрупувати так: за їх видами (керівництво підлеглими, особиста праця і т. ін.); за напрямами діяльності (оперативно-розшукова, адміністративна, профілактична і т. ін.); за ініціатором її виконання; за характером трудових операцій (наради, інструктажі та ін.); за періодами діяльності (питання поточного місяця, року або подальшої перспек-

'Див.: Научная организация управленческого труда. – М., 1988. – С . 161–162.

649

гиви); за ступенем раціональності витрат службового часу. Залежно від цілей дослідження управлінська праця класифікується за однією чи декількома ознаками.

Зібрані дані про витрати часу обробляються згідно з прийнятою в даному дослідженні класифікацією видів роботи. Потім вони зводяться у таблицю, яка відображає фактичний бюджет робочого часу за тиждень (місяць). При цьому результати "фотографування" робочих днів конкретного співробітника показує фактичні витрати саме його службового часу. Результати ж подібного вивчення декількох осіб, які обіймають однакові посади, виявляють середньостатистичний бюджет робочого часу співробітників даної категорії конкретного регіону.

Аналіз бюджету робочого часу можна проводити за такими напрямами: а) вивчення фактичної структури витрат часу і порівняння її із запланованою; б) оцінка ступеня необхідності запланованих робіт і виявлення можливостей для скорочення витрат часу на їх виконання; в) порівняння організації управлінської праці ряду працівників, які обіймають однакові посади, або однойменних груп службовців різних установ; г) вивчення тенденцій змін в організації управлінської праці тощо.

Мета такого аналізу – визначення причин прямих та побічних втрат робочого часу, виявлення випадків часткового виконання або невиконання запланованих завдань, заміни намічених робіт іншими і т. ін. Результати аналізу сприяють вдосконаленню планування, більш економічному використанню робочого часу та досягненню намічених цілей у мінімальні строки.

Вивчення фактичної структури витрат робочого часу дає змогу з'ясувати, на розв'язання яких питань воно в основному витрачається. Практичний інтерес становить також аналіз видів роботи залежно від ініціативи їх виконання. Його наслідки можуть свідчити якоюсь мірою про самостійність працівника у розв'язанні питань раціоналізації праці, сприяти обєктивній оцінці ефективності діяльності співробітників певної категорії або конкретного органу внутрішніх справ у цілому. Висновки аналізу дають можливість встановити, за допомогою яких переважно форм здійснюється управлінська діяльність.

Важливішим завданням дослідження є порівняння структур фактичного та проектного бюджетів робочого часу. У першу чергу треба проаналізувати ті види роботи, по котрих спостерігається істотне розходження між витратами, що плануються, і реальними витратами часу на їх здійснення. Однією з можливих причин такого становища може бути неправильне уявлення про дійсну трудомісткість тієї чи іншої роботи.

Порівняння організації управлінської праці співробітників, які обіймають однакові посади, або однойменних груп співробітників різних установ дає змогу виявити існуючі тут хиби, впевнитися у можливості більш раціонального виконання окремих операцій, познайомитись із передовим досвідом. Дослідження витрат

650

робочого часу можна завершити кількісною оцінкою раціональності його використання.

Нераціональні витрати робочого часу зумовлюються: недосконалою структурою його бюджету: хибами або відсутністю планів діяльності; відсутністю ритмічності в роботі, великою кількістю вимушених перерв.

Недосконалість структури бюджету робітничого часу виявляється, наприклад, у тому, що керівники мало уваги приділяють розв'язанню поточних питань. Так, обстеження показало, що у директорів промислових підприємств (з котрими у керівників органів внутрішніх справ у витрачанні фонду робочого часу є спільне), 80% службового часу займає поточна праця9.

Окремі керівники вважають, що вирішення перспективних питань можна відкласти на більш пізній час, що негайно не потягне за собою настання небажаних наслідків, чого нібито не можна зробити щодо поточних справ. Однак із-за невирішеності перспективних питань виникають труднощі та прорахуики у щоденній роботі, усувати котрі доводиться терміново. Таким чином, на розгляд перспективних проблем у керівників залишається часу все менше і вся їхня робота перетворюється в безперервне вирішення поточних справ.

Іноді начальники органів внутрішніх справ витрачають багато часу на завдання, котрі можуть бути виконані фахівцями або нижчестояшими керівниками. При цьому їх витрати часу на виховання особового складу, самопідготовку, аналітичну роботу та інші питання, від розв'язання яких багато в чому залежить підвищення ефективності діяльності органу, незначні. Так, за результатами проведених досліджень, керівники міських й сільських органів внутрішніх справ відповідно витрачають: на організацію та проведення нарад – 12,4% та 10,8% робочого часу; на службову підготовку - 3,3% та 3,8%; на вивчення керівних документів та службової літератури - 0,5% та 0,4%; на аналіз оперативної обстановки – 2,1% та 1,4%.

Діяльність співробітників часто здійснюється поза планом як протягом робочого дня, так і у більш тривалі відрізки часу. Вона нерідко проводиться під впливом непередбачених вказівок вищестоящих керівників, приходів відвідувачів і т. ін. Як зазначають дослідники, керівники працюють за певним планом лише близько 40% свого робочого часу10. Це обумовлює відсутність ритмічності в роботі і негативно впливає на продуктивність праці, оскільки заважає формуванню динамічного стереотипу поведінки, до котрого завжди прагне людський організм.

'Див.: Научная организация управленческого труда. М., 1988. – С. 138–141, 171–184.

10 Див.: Там же. - С. 175.

651

Внаслідок вимушених перерв робочий день складається і:) великого числа дрібних відрізків часу. До цього приводять неочі-кувані виклики, доручення, візити. Співробітник, котрого відірвали від роботи, потім витрачає на "входження" в неї в 3-5 разів більше часу.

Нераціональні витрати робочого часу призводять до того, що співробітники не можуть виконати заплановані завдання впродовж робочого часу і їм доводиться працювати понад норму. За даними проведеного відповідного аналізу, середня реальна тривалість робочого тижня керівника міськрайліноргану складає 60 годин. При цьому враховано тільки той час, що використовується ним у приміщенні міськрайліноргану. А насправді середня тривалість його робочого часу і, відповідно, робочого тижня набагато більша, оскільки керівникові доводиться працювати і поза своїм безпосереднім робочим місцем.

Аналіз даних, здобутих в результаті обліку витрат робочого . часу, сприяє визначенню:

співвідношення між різними видами робіт, трудових операцій і їх порівняльної трудомісткості, що дає змогу рекомендувати найбільш правильну послідовність їх виконання протягом робочого дня, робочого тижня і т. ін.;

нормативів трудових витрат, що дає можливість обґрунтовувати пропозиції щодо "ущільнення" робочого часу, прогнозувати його витрати на ту чи іншу діяльність в майбутньому, а також встановлювати штатну чисельність відповідних категорій співробітників;

обсягу і видів невиробничих витрат часу, що допомагає підготувати та здійснити заходи по усуненню цих причин.

Результати такого вивчення дозволяють правильно розподілити робочий час та планувати його 'використання.

Планування особистої праці, яке базується на знанні витрат часу на виконання окремих трудових операцій, сприяє раціональному його використанню за рахунок правильного розподілу і чергування видів діяльності з урахуванням психофізіологічного стану працівників, виділення резерву часу для вирішення несподівано виникаючих завдань, здійснення деяких операцій в періоди можливих "простоїв" в роботі та ін.

Облік і аналіз витрат робочого часу створює можливість їх нормування. Під нормами часу тут розуміються необхідні його витрати на виконання якоїсь роботи однією людиною або групою осіб відповідної кваліфікації за певних організаційно-технічних умов. Норма часу встановлюється в хвилинах, годинах. Вона, як правило, служить вихідною величиною при нормуванні однотипної праці.

Нормування витрат часу є однією з основних вимог його економії та раціонального використання. Це відноситься і до управлінської праці. Як зазначалось, у формалізуванні його зу-

652

стрічаються відомі труднощі, що дає привід висловити думку про можливість його нормувати, а отже, й планувати. Безсумнівно, прагнення ввести жорсткі норми, що регламентують виконання творчої праці, слід визнати нереальним. Однак деякі управлінські операції, особливо ті, що часто повторюються, можна й необхідно регламентувати на основі обліку та аналізу фактичних витрат на них робочого часу.

Багато елементів управлінської роботи із впровадженням технічних засобів, типізацією завдань та методів їх вирішення певною мірою втрачають творчий характер і можуть бути нормовані. Передбачається, наприклад, ось така умовна типізація управлінських рішень, спрямована на раціоналізацію праці: стандартні рішення, що приймаються періодично; рішення, що приймаються "автоматично" згідно з вимогами законодавства; творчі рішення, що приймаються в нових та складних умовах. Природно, що підхід до нормування витрат часу на ці види рішень мають бути різними.

Як на теперішні дні найбільш повно досліджено робочий час слідчих. В слідчих апаратах органів внутрішніх справ і прокуратури були визначені витрати часу на провадження розслідування в цілому по кримінальних справах різних видів, окремих слідчих дій та інших трудових операцій, здійснюваних цією категорією працівників. Характерно, що незважаючи на незалежність проведених досліджень одне від одного, їх результати майже повністю збіглись. Це свідчить про об'єктивність одержаних висновків. Однак на сучасному рівні розвитку НОУП праця основних категорій працівників органів внутрішніх справ прямому нормуванню не піддається. В результаті визначення оптимальної кількості штатних співробітників грунтується не на врахуванні витрат часу на трудові процеси, а на даних, які характеризують фактичні умови діяльності органу внутрішніх справ або його структурних підрозділів. Так, для служб кримінальної міліції, міліції громадської безпеки, слідчих апаратів мають враховуватися такі фактори: рівень злочинності; чисельність, густота, структура населення Сміське, сільське, його статево-віковий склад);

економічна характеристика, площа, географічні та кліматичні особливості обслуговуваної території.

Нормування праці співробітників органів внутрішніх справ, спрямоване на раціональне використання робочого часу й виконання службових завдань, здійснюється шляхом:

обгрунтування нормативів штатної чисельності окремих категорій працівників з урахуванням факторів, що впливають на характер та трудомісткість виконуваних ними функцій;

впровадження науково обгрунтованих норм "обслуговування" (тобто числа громадян, котрих на певному рівні має обслужити даний працівник);

встановлення норм керованості для керівників виходячи із науково визначеної кількості безпосередньо підлеглих їм осіб.

653

Характер праці співробітників органів внутрішніх справ багато в чому залежить від стану оперативної обстановки. Тому доцільно якоюсь мірою надавати досвідченим співробітникам можливість самим розподіляти свій час залежно від особливостей їх діяльності на конкретній ділянці, від індивідуальної працездатності. Так, раціональній організації службового часу окремих категорій співробітників (наприклад, керівників міськрайорганів внутрішніх справ, дільничних інспекторів та ін.) багато в чому сприяє введення вільного розпису праці або гнучкого графіка робочого дня.

Праця співробітників органів внутрішніх справ пов'язана з засвоєнням великої кількості інформації, зокрема, змісту різних документів. Для економії часу та раціонального його використання корисно оволодіти їм методом швидкого читання".

Плануванню діяльності співробітників і раціональному використанню ними свого службового часу значно сприяють типові плани та графіки розподілу робіт на той чи інший період. Зокрема, доцільно широке використання графіків: погодження видів ' праці для різних посадових категорій; здійснення основних трудових операцій, процесів і т. ін. У ряді органів внутрішніх справ використовуються приблизні (типові) графіки роботи начальників міськрайлінорганів, які погоджуються з відповідними графіками їх заступників по лініях служб. Ці графіки складаються на день, тиждень, місяць і передбачають усі види робіт та їх чергування, час перерв і резерв часу для розв'язання раптово виникаючих завдань.

Типовий графік складається на основі виявленої шляхом "фотографування" робочого дня періодичності видів діяльності. При цьому слід розрізняти роботи, що повторюються щоденно, щотижневе і щомісячно. Вони е опорними елементами типового графіка. При підготовці особистого графіка треба додержувати таких правил: виділити головні роботи, для котрих необхідно відвести найбільш сприятливі для трудової діяльності години, дні тижня;

визначити для кожної повторюваної роботи "свій" день у тижні або тиждень, місяць; передбачити резерв часу для виконання непередбачених завдань; погодити свій графік з графіком керівника та співробітників-суміжників; врахувати особливості діяльності органу та специфіку обстановки, яка склалася і яка прогнозується, а також психофізіологічні якості. Керівник повинен ознайомити зі своїм графіком роботи всіх співробітників органу.

В органах внутрішніх справ питанням використання робочого часу приділяється серйозна увага. Приписано ввести його в практику діяльності всіх співробітників з урахуванням відповідних методичних рекомендацій. Особисте планування роботи розглядається при цьому як важливий засіб підвищення продуктивності праці, який забезпечує його ритмічність, виконання поточних

" Див.: Кузнецов О. А.. Хромов Л.Н. Техника бмстрого чте-ния. - М., 1977.

654

завдань при збереженні перспективного погляду на завдання службової діяльності працівника.

Співробітниками органів внутрішніх справ особисті плани мають складатися на день, тиждень і місяць. Основою даного планування є функціональні обов'язки. Особисте (індивідуальне) планування дозволяє забезпечити: виконання цих обов'язків, планових заклань та доручень керівництва; раціональне використання робочого часу; рівномірність навантаження протягом дня, тижня, місяця; необхідну черговість здійснення доручених робіт та їх облік; аналіз здобутих результатів. В особистому плануванні необхідна акуратна реєстрація всіх завдань.

Протягом підготовки особистого плану роботи необхідно: згрупувати завдання і доручення за їх призначенням, змістом, обсягом, пос.'іідоішістю виконання, часом завершення; намітити строки початку та закінчення тривалих намічених заходів; врахувати строки роботи по окремих дорученнях. Після цього перелік робіт, що підлягають виконанню, зводиться в особистий план діяльності співробітника.

Особисті плани на місяць складаються з урахуванням плану роботи підрозділу, термінів виконання заходів, які доручені співробітнику, систематично повторюваних завдань, а також необхідності виділення часу для розв'язання непередбачених питань.

При плануванні роботи на тиждень слід виходити із плану роботи на місяць та позачергових завдань. Тут треба враховувати заздалегідь відомі заходи (наради, службові виїзди, професійну підготовку, прийом відвідувачів, вивчення інформаційних матеріалів) і необхідність мати резерв часу для виконання інших робіт та доручень. На основі тижневого плану визначаються заходи на черговий робочий день, котрі можуть фіксуватися в оргблокно-тах, настільних календарях. Тепер існують типові графіки робочого дня для начальників міськрайлінорганів, їх заступників та інших категорій співробітників. Однак особисте планування не замінює планів роботи по кримінальних справах, справах оперативного обліку та інших матеріалах, що знаходяться у провадженні даного співробітника.

Теорією НОП і НОУП рекомендовано безліч забезпечуючих раціональну організацію робочого часу форм та засобів планування, описання котрих дано в ряді наукових праць12.