5.1. Поняття та сутність функцій управління

Вдосконалення системи та механізму управління тісно пов'язане з глибокою раціоналізацією діяльності його апаратів. Активна праця по боротьбі з елементами бюрократизму та іншими недоліками не означає заперечення самого апарату управління, як якоїсь сили, що протидіє процесам суспільства. Навпаки, мова йде про укріплення апарату управління шляхом усунення перекручень, які в ньому є і які суперечать самій природі держави.

Вдосконалення праці апарату управління включає комплекс заходів, що передбачають: уточнення функцій даних апаратів;

зміну методів та форм управління, зокрема, звуження сфери оперативного втручання вищестоящих його суб'єктів у працю підлеглих органів; вдосконалення структур; впровадження науково обгрунтованих штатних нормативів; упорядкування управлінських процедур; підвищення продуктивності праці і т.ін. Здійснення цих заходів дозволяє значно скоротити апарат управління, а головне – створити найбільш сприятливі умови для ефективної праці основних виробничих ланок.

В комплексі заходів по вдосконаленню праці апарату управління особливе місце посідають наукове обгрунтування та чітке визначення його функцій, їх правильне уявлення, знання форм виявлення та методів виконання сприятиме успішному вирішенню керівниками органів внутрішніх справ питань організації роботи підлеглих служб та співробітників, що спрямована на укріплення правопорядку та законності.

В самому загальному розумінні "функція" означає обов'язок, призначення, коло діяльності, працю, виконання, діяльність і т.ін.'

Використання цього поняття щодо управління характеризує саме цю діяльність, її різновиди та напрями. В такому розумінні управління має виразний зміст, котрий створює система функцій, тобто окремих, відносно самостійних, але взаємопов'язаних видів відповідної діяльності.

Треба підкреслити дуже важливе значення поняття функції в механізмі управління і в управлінні взагалі. Це поняття в зарубіжній науці управління є одним із найголовніших. Воно є основним в процесному підході (про який йшла мова в главі З цього підручника). Концепція процесного підходу свого часу була значним кроком в розвитку управлінської думки, і досить

' Див.: Словарь иностраннмх слов. – М., 1988. – С. 557; Оже-гов С.И. Словарь русского язьпса. – М., 1952. – С. 794; Советский знциклопедический словарь. – М., 1990. – С. 1453.

86

широко використовується і тепер. Процесний підхід був вперше запропонований прихильниками школи адміністративного управління при розгляді функцій управлінця. Однак ці автори були схильні розглядати такого роду функції як незалежні одна від одної. Процесний підхід, навпаки, розглядає функції управління як взаємопов'язані.

Управління розглядається як процес, тому що робота по досягненню цілей – це не є якась одноразова дія, а серія безперервних взаємопов'язаних дій. Ці дії, кожна із яких. сама по собі є процесом, дуже важливі для успіху системи, їх називають управлінськими функціями. Процес управління є загальною сумою усіх функцій.

Анрі Файоль, якому приписують початкову розробку цієї концепції, вважав, що на підприємстві існують шість основних груп функцій: технічні, комерційні, фінансові, охоронні, облікові та адміністративні. Управляти, за словами Файоля, означає вести підприємство до мети, намагаючись щонайкраще використати його ресурси. Управляти – означає забезпечувати правильне використання шести основних функцій.

Адміністрування – лише одна із шести функцій, якими управління повинно забезпечувати правильний хід виробництва. Але йому належить настільки багато місця серед обов'язків, які покладені на керівника підприємства, що іноді здається, ніби роль останнього виключно адміністративна.

Адміністративна функція має своїм предметом передбачення, організацію, розпорядництво, погодження і контроль2.

Інші автори розробили також переліки функцій. Аналіз сучасної літератури з управління дозволяє виявити низку ось таких функцій: прогнозування, планування, аналіз, інформація, організація, розпорядництво (або командування), керування, комунікація, контроль, мотивація, дослідження, оцінка, координація, прийняття рішень, підбір персоналу та деякі інші. Практично в кожній праці з управління міститься перелік управлінських функцій, який обов'язково буде хоч трохи відрізнятися від інших.

Треба підкреслити, що вперше на функціональний зміст управління виробництвом указав ще К. Маркс. Він відмітив, що управління виконує загальні функції, які з розширенням, диференціацією виробництва розвиваються3.

Важливе значення для більш глибокого уявлення про сутність та зміст функцій управління має їх класифікація. На жаль, наука і в цьому плані не має категоричної позиції. Функції поділяють на загальні та приватні; загальні та особливі; загальні та спеціальні (спеціалізовані, специфічні); загальні та

2 Див.: Наука управляти: з історії менеджменту. Хрестоматія:

Навч. посібник / Упоряд. 1.0. Слєпов; пер. з рос. Л.І. Козій, М.І. Матрохіяа, П.Л. Пироженко. - К.: Либідь, 1993. - С. 140.

3 Див.: Маркс К., Зшельс Ф. - Соч. - Т. 25. - Ч. 1. С. 481.

87

конкретні; основні (важливіші) та додаткові (допоміжні, обслуговуючі) та ін.

Подальші дослідження в сфері управління підвищили увагу до проблем визначення його функцій. В працях багатьох юристів, економістів вказана проблема тісно пов'язана з розумінням сутності, змісту та обсягу комплексу економічних, сощально-політич-них та інших функцій держави, її органів.

Однак було 6 неправильно ототожнювати функції держави з окремими видами безпосередньої управлінської діяльності, яка здійснюється для досягнення узгодженості в роботі будь-якого соціального утворення. Кожен державний орган виконує згідно з покладеними на нього завданнями певну частку функцій держави. Наприклад, діяльність органів внутрішніх справ спрямована на вирішення завдань: охорони громадського порядку; охорони власності, прав і законних інтересів громадян, установ, підприємств від злочинних посягань; попередження та припинення правопорушень; розкриття та розслідування злочинів; дотримання паспортного режиму; забезпечення безпеки дорожнього руху; забезпечення дозвільної системи; забезпечення пожежної безпеки;

виконання покарань.

Будь-яке з цих завдань передбачає здійснення власного набору функцій. Так, безпека дорожнього руху забезпечується за допомогою виконання органами внутрішніх справ ряду функцій. До їх числа належать: розробка та пропаганда правил руху;

прийом іспитів на право водіння певних видів транспортних засобів та видача відповідних посвідчень; нагляд за технічним станом авто- і мототранспорту та придатністю його до експлуатації; регулювання вуличного руху та контроль за виконанням діючих тут правил.

Функції, які відповідають призначенню тієї чи іншої соціальної системи, називаються основними (об'єктними) функціями. Вони індивідуальні для конкретної системи, що визначається своєрідністю об'єкта впливу, особливостями суспільних відносин, що ними регулюються, це – функції системи управління.

На відміну від них загальні функції управління призначені для упорядкування діяльності самої системи державного органу. Вони передбачають різні види управлінської діяльності, яка здійснюється з метою заоезпечення успішного виконання основних функцій. Щодо останніх загальні функції управління носять вторинний, допоміжний характер. Будь-яка з них є відособленою, відносно самостійною часткою управлінської діяльності, продуктом процесу розподілу праці та спеціалізації в управлінні4. Інакше кажучи, це – функції процесу управління.

4 Див.: Попов Г.Х. Проблемм теории управлення. - М., 1974. -С. 129.

88

Віднесення до загальних функцій управління того чи іншого виду діяльності грунтується на використанні ряду критеріїв. Ними є: безпосередня спрямованість даної діяльності на вирішення завдань управління; неможливість здійснення без неї управління; складність її змісту, яка передбачає виділення ряду спеціальних для конкретної функції підвидів управлінської діяльності; наявність власної методології здійснення; відносна її самостійність.

Використання вказаних критеріїв дозволяє віднести до загальних функцій управління такі види управлінської діяльності, як аналіз, прогнозування, планування, організація, регулювання, контроль.

В рамках єдиної для управління безпосередньої мети (забезпечення упорядкованості, узгодженості функціонування елементів системл) кожна із названих функцій має власне призначення, зміст та методи реалізації.

Так, аналіз є важливою функцією управління, яка здійснюється на різних рівнях управління, обов'язковою умовою розробки об'єктивних управлінських рішень, неодмінною умовою досягнення успіху системою в сфері її діяльності.

Прогнозування дає керівнику інформацію про майбутній стан системи та керованих об'єктів, передбачає вивчення їх стану в минулому та теперішньому.

За допомогою планування забезпечується послідовний розвиток даної системи. В зв'язку з цим планування передбачає такі види управлінської діяльності, як визначення стратегії системи, конкретних цілей наступної діяльності та засобів їх досягнення.

Організація спрямована на формування в системі відповідних відносин і підтримання їх на потрібному рівні. Вона здійснюється за допомогою проектування організаційних структур, створення системи інформації, підбору, розстановки, навчання та виховання кадрів, координування діяльності, матеріально-господарчого, технічного, фінансового та інших видів забезпечення.

Регулювання – цс забезпечення оперативності управління, ефективності функціонування системи в умовах постійних зовнішніх та внутрішніх впливів на неї. Воно передбачає розробку та організацію виконання оперативних управлінських рішені», їх корегування, навчання особового складу до дій в конкретних ситуаціях.

Контроль дає можливість оцінити зроблену роботу та визначити шляхи підвищення її ефективності. Він включає спостереження за діяльністю, зіставлення її результатів з встановленими нормативами, вжиття заходів, які спрямовані на усунення недоліків.

89

Як і основні, загальні функції управління є об'єктивно необхідними видами діяльності. Вони не можуть бути вибрані довільно, оскільки виходять із мети управління, із можливостей її досягнення шляхом здійснення цілком певних видів робіт. Разом з тим на відміну від основних функцій, склад та зміст яких повністю залежить від об'єктів впливу, тому вони настільки ж різнорідні, як і об'єкти реального світу, загальні функції управління за своїм складом універсальні.

Загальні функції управління виконуються (хоча в самому різному обсязі) будь-яким його суб'єктом незалежно від особливостей завдань, котрі вирішуються даною організацією, від її рівня та напряму діяльності. Звичайно, на конкретний зміст вказаних функцій впливає специфіка об'єкта впливу. Однак такий вплив виявляється лише в частковостях; він не змінює складу та основного змісту загальних функцій управління, які за всіх умов у цілому лишаються незмінними.

Зміст, управління нерідко розкривається в науковій літературі як сукупність окремих етапів (стадій) управлінського циклу. При цьому назва етапів та деяких стадій збігається з позначенням окремих загальних функцій управління (організація, регулювання, контроль та деякі інші). Тут має місце лише термінологічна схожість. Поняття "управлінський цикл" виникло із прагнення чітко визначити технологію управлінської діяльності, склад та послідовність робочих операцій, які виконуються в її процесі. Як правило, до таких операцій відносять: встановлення мети; збирання, обробку та аналіз інформації; підготовку та прийняття управлінського рішення; організацію його виконання; контроль та облік; корегування рішення; регулювання системи управління. Залежно від ступеня деталізації праці кількість операцій може бути різною.

В цілому ж управлінський цикл являє собою просторово-часову форму вияву загальних функцій управління. Здійснення кожної з них передбачає, безумовно, обидва етапи і практично всі стадії управлінського циклу, оскільки будь-який вид управлінської діяльності включає і встановлення мети, і прийняття і організацію виконання відповідних рішень. Сам функціональний аналіз управління, тобто його розкладання на ряд складових елементів (функцій), не означає, однак, відсутності на практиці їхнього тісного взаємозв'язку.

Таким чином, загальна функція управління – це об'єктивно необхідна, відносно самостійна частка управлінської діяльності, яка характеризується специфічним змістом, особливою просторово-часовою формою виразу.

Загальні функції управління, як і основні функції соціальних систем, потребують організаційного забезпечення, тобто формування для їхнього існування апаратів (виділення окремих посадових осіб). В органах внутрішніх справ для виконання основних функцій створені відповідні структурні підрозділи –

90

галузеві служби: карного розшуку, боротьби з економічними злочинами, охорони громадського порядку, забезпечення безпеки дорожнього руху, забезпечення пожежної безпеки, виконання покарань та інші. Для виконання ж загальних функцій управління в кожному органі, підрозділі є відповідний апарат на чолі з керівником.

Зміст управлінської діяльності пов'язаний з місцем даного органу в загальній системі органів держави. Із збільшенням обсягів та ускладненням діяльності об'єктивно виникла потреба в спеціалізації окремих посадових осіб та підрозділів на виконання однієї чи декількох функцій управління. В органах внутрішніх справ апарат управління включає ряд підрозділів: штабних, кадрових, інформаційних, матеріально-технічних і т.д. Ці функціональні підрозділи та їх співробітники в межах власної компетенції ведуть підготовчу, допоміжну, технічну роботу по здійсненню окремих функцій. В цілому ж їх реалізація досягається спільними зусиллями всього апарату управління.

МВС України приділяє серйозну увагу цим питанням. Так, за останні роки иидапі накази, прийняті рішення колегії МВС України, присвячені поліпшенню роботи з кадрами; удосконаленню системи оперативної інформації та обліково-рсєстраційної роботи; скороченню статистичної та іншої звітності, нарад та засідань; підвищенню рівня виховної роботи з особовим складом та інші. Одночасно проводяться заходи щодо вдосконалення організаційного забезпечення функцій управління. З цією метою розроблена та схвалена постановою Кабінету Міністрів України Концепція розвитку системи Міністерства внутрішніх справ України.

Розкриваючи більш детально функції управління, слід підкреслити ту обставину, що управління, як і будь-яка свідома діяльність, включає елементи пізнання та перетворення дійсності. Перевага тих чи інших названих елементів у загальних функціях управління є підставами для класифікації останніх. Такий підхід дозволяє виділити дві основні групи загальних функцій управління:   пізнавально-програмуючі   та   організаціино-регулюючі.