14.1. Інформація та інформаційна структура

Управління органічно пов'язане з інформацією, з перебігом інформаційних процесів. Безперервна циркуляція інформації між компонентами системи, між системою в цілому та оточуючим її середовищем є неодмінним атрибутом управління. Саме завдяки інформаційним процесам система здатна здійснювати доцільну взаємодію з оточуючими умовами, координувати та субординува-ти відносини власних компонентів, спрямовувати їхній рух на досягнення запрограмованої мети. Внаслідок цього самокерована система здатна зберігати свою цілісність, якісну специфіку, а часто (мова йде насамперед про соціальні системи) не тільки зберігатися, але й вдосконалюватися, розвиватися.

Будь-який управлінський цикл починається зі збирання, обробки інформації і закінчується здобуванням інформації, яка є вихідною для нового управлінського циклу. Розробка стратегії управління (перспективних цілей і завдань), вироблення і вибір управлінських рішень, організація їхнього виконання, регулювання та контроль, підбиття підсумків виходять із споживання здобутої інформації і закінчуються видачею нової інформації.

Іншими словами, управління суспільством невіддільно від безперервного процесу виробництва та відтворення соціальної інформації. Цей процес передбачає:

збирання та зберігання інформації, набутої попередніми поколіннями;

засвоєння нинішніми поколіннями набутої інформації (навчання, освіта);

прогнозування, планування виробництва і власне виробництво інформації (наукові дослідження, винаходи, відкриття, узагальнення практичного досвіду в галузі виробництва, соціально-політичних відносин, духовного життя і т. д.);

збирання та відбір інформації, потрібної для управління, її оцінка;

аналітико-синтетичну переробку інформації (бібліографічне описання, класифікація, предметизація, анотування, реферування, переклад, кодування);

зберігання та пошук інформації;

фотографування, електрофотографування, розмноження;

поширення, пропаганду, передачу інформації споживачу;

використання інформації;

309

контроль за ефективністю використання інформації.

Отже, управління нерозривно пов'язане з інформацією. Без інформації немислимо ефективно керувати системою, забезпечувати її раціональне функціонування та успішний розвиток, неможливо досягти поставлених цілей. При цьому інформація виконує в управлінні три класи завдань:

є специфічною формою взаємозв'язку, взаємодії компонентів системи, а також системи в цілому з оточуючими умовами;

обслуговує всі рівні, функції управління – від підготовки та прийняття рішення до підбиття підсумків його виконання;

е безпосередньою причиною, яка визначає вибір системою того чи іншого варіанту, поведінки, переводу системи в новий стан, що забезпечує її рух до заданої мети.

Відсутність надійної інформації – джерело суб'єктивізму, чисто вольових, необгрунтованих рішень і дій, не сумісних з науковим управлінням. Тому природно, що збирання і переробка інформації, її ефективне використання є необхідною, істотною рисою управління, яка пронизує всі його рівні, всі функції. Щоб кожна ланка системи управління успішно здійснювала свої функції, необхідно забезпечити кожну з них відповідною інформацією. Потреба в інформації різних ланок, суб'єктів управління неоднакова і визначається насамперед тими завданнями, які розв'язує в процесі управління той чи інший суб'єкт, той чи інший керівник, працівник управлінського апарату, тими функціями, котрі він виконує. Потреба завжди конкретна, оскільки конкретні завдання, що виконуються в управлінні.

Обсяг і зміст інформації, яка потрібна різним суб'єктам управління, залежить також:

від масштабу і важливості рішень, що приймаються (чим масштабніше, важливіше рішення, тим більша за обсягом та різноманітна за змістом інформація» необхідна для його підготовки та прийняття);

від кількості та характеру керованих, регульованих параметрів (чим більше число параметрів, чим вони складніші, бага-тофакторніші, тим більша за обсягом, різноманітніша інформація, яка потрібна для їх регуляції);

від тривалості й частоти управлінського циклу, частоти кроку регулювання;

від кількості варіантів можливих станів і поведінки системи;

від величини та різноманітності збурюючих систему внутрішніх та зовнішніх впливів;

від кількості та якості показників, що характеризують підсумки роботи системи.

Г нарешті, обсяг і зміст інформації багато в чому залежать від структури управління, від співвідношення централізації та децентралізації. Саме це співвідношення визначає число ступенів свободи при прийнятті рішень на різних рівнях управління. Чим

310

вищий ступінь централізації, тим більший обсяг інформації потрібний вищим рівням управління.

Інформація розвивається слідом за розвитком системи і процесів управління. Нові принципи, способи, форми і методи управління викликають зміни в інформації, в її змісті, напрямах, потоках і масивах, формах здобування, переробки, передачі й використання. Змінюється програма управління – змінюється й інформація.

Відповідно до структури системи (суб'єкта) управління здійснюється і рух інформаційних потоків. Різні організаційні структури потребують і певних систем організації інформації, які, в свою чергу, повинні відповідати положенням кібернетики як науки про найбільш загальні закономірності управління, як науки про перебіг інформаційних процесів про загальні закони перетворення інформації у складних управляючих системах. Виходячи з цього, академік В.М. Глушков уявляв собі управляючу систему як устрій, котрий здійснює упорядковану передачу та перетворення інформації з тим, щоб вона набула форми, необхідної для управління", тим самим він визнавав необхідність існування не тільки організаційної, але й інформаційної структури управляючої системи2.

Що ж таке інформація? Інформація (від латинського слова – іп^огтаііо – роз'яснення, викладення) – це відомості (або їх сукупність) про предмети, явища та процеси оточуючого нас світу3.

У соціальних відносинах, у тому числі й управлінні, поняття "інформація" ототожнюють з поняттями "дані", "відомості", "повідомлення", "знання" тощо, воно тлумачиться виходячи з потреб конкретної соціальної галузі, з концентрацією уваги на окремих аспектах його змісту.

Особлива увага до тлумачення поняття "інформація" виявилась у зв'язку з розвитком технічних засобів передавання, сприйняття і аналізу різних за походженням (природою) відомостей (даних). У сучасній науці існує уособлена теорія інформації. її зародження пов'язують з кібернетикою та її дітищем – елект-ронно-обчислювальними машинами (ЕОМ). Поняття "інформація" стало об'єктом спеціального і різнобічного дослідження. На сьогодні існує ціла "родина" теорій інформації, кожна з яких дає своє визначення цього поняття.

Основні ідеї однієї з перших таких теорій, що дістала назву "статистична теорія інформації", були розроблені К.Шенноном і викладені в серії його праць у 1948 році4.

' Див.: Глушков В.М. О кибернетике как науке // Кибернетика, ммшление, жизнь. – М.: Ммсль, 1964. – С. 53.

2 Доповнення автора.

3 Див.: Словник іншомовних слів / За ред. О.С. Мельничука. – К„ 1985. - С. ЗЄЗ.

4 Див.: Шеннон К. Работм по теории информации й кибернетике / Пер. с англ. - М., 1963.

311

Одне з перших сучасних визначень інформації, що відноситься до становлення сучасного "кібернетичного" періоду суспільства належить Н. Вінеру: "Інформація – це визначення змісту, одержаного із зовнішнього світу в процесі нашого пристосування до нього та пристосування до нього наших відчуттів. Процес отримання і використання інформації є процесом нашого пристосування до випадковостей зовнішнього середовища і нашої життєдіяльності в цьому середовищі"5.

На сьогоднішній день поки що відсутнє стале поняття інформації. У різних науках в нього вкладається різний зміст, що не збігається із повсякденним. Тому для усунення багатозначності можна навести два визначення із Енциклопедичного словника. По-перше, інформація – це "відомості, що передаються людьми усним, письмовим або іншим способом", а по-друге, інформація – це "загальнонаукове поняття, яке включає обмін відомостями між людьми, людиною і автоматом, автоматом і автоматом;

обмін сигналами в тваринному й рослинному світі; передавання ознак від клітини до клітини, від організму до організму".

Існує багато визначень інформації і з точки зору соціально-правового її аспекту.

В Україні певний акцент у дискусії про поняття інформації у визначеному аспекті зроблено прийнятим Верховною Радою в 1992 р. Законом "Про інформацію". "Під інформацією цей Закон розуміє документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються в суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі"6.

Будь-яка соціальна інформація характеризується загальними якостями: вона тією чи іншою мірою зображає процеси, явища, зв'язки тощо в соціальних відносинах; існує як засіб комунікації (спілкування) між людьми.

Соціальна інформація в суспільних відносинах характеризується рядом особливостей: вона виступає як продукт соціальних відносин на конкретно визначеному етапі соціального управління, а на наступному етапі вона виступає як предмет праці; має якості довготривалого і багаторазового використання; при використанні не втрачає своїх споживних якостей та має здатність накопичуватись.

Інформація характеризується і за діалектичним змістом:

вона має здатність, за певних умов, втрачати значимість з надходженням нових відомостей, поглиблених знань; корисні, ціннісні якості її виявляються лише у конкретного споживача і залежать не тільки від кількості показників (даних), довгостроковості ви-

5 Вимер Н. Кибернетика й общество. – М., 1958. – С. 31.

6 Закон України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992р. // Відомості Верховної Ради. - 1992. - № 48. - Ст. 650.

312

користання^ але й від кваліфікації, рівня загальної та інформаційної культури, навичок її споживача, його психофізіологічної здатності сприймати інформацію. За певних умов інформація може втрачатися, губитися, особливо, коли відсутня надійна технологія (система) її обробки, зберігання та передачі або коли ця технологія не відповідає обсягу (кількості) інформації, що циркулює в соціальній системі, та потребам її швидкого пошуку, відновлення, передавання, виходячи з умов потрібного часу.

Інформація має здатність копіюватись, розмножуватись, поширюватись, або інакше, тиражуватись, і одночасно використовуватись у багатьох місцях і з різною метою.

Все це характеризує соціальну інформацію як своєрідний предмет і продукт праці, що відрізняє її від інших продуктів й предметів праці людини і природного буття.

Проте в інформаційному продукті відбивається жива і раніше за частинами реалізована матеріально-речова праця у вигляді пристроїв, • електронно-обчислювальних засобів, різноманітних носіїв інформації тощо. В ній визначається соціальна вартість інформації. Поряд з цим, інформація має також і споживну вартість, що визначається ефективністю співвідношення вартості витрат на її виробництво і потребами ринку, а також економічного ефекту, що отримується в процесі використання інформації, впровадження нової техніки і технологій її збирання, обробки, зберігання, передавання.'

В "інформаційній сфері" зайняті люди самих різних професій – це службовці установ, наукові працівники й спеціалісти, керівники всіх рангів. Відомому вченому, академіку А.І. Бергу належить образне висловлення про те, що інформація проникає в усі пори житгя людей і суспільства, а життя неможливе у інформаційному вакуумі. "Прямим досвідом доведено, – писав він, – що людина може нормально мислити тривалий час тільки за умови безперервного спілкування із зовнішнім світом. Повна інформаційна ізоляція від зовнішнього світу – це початок божевілля. Інформаційний зв'язок із зовнішнім світом, який стимулює мислення, так само необхідний, як їжа і тепло, мало того – як наявність енергетичних полів, у яких здійснюється вся життєдіяльність людей"7.

Інформація – основа управлінської діяльності. Не випадково одне із визначень поняття "управління" формулюється як "обмін інформацією між суб'єктом і об'єктом управління". Образно кажучи, інформація – це "хліб" управління. Академік А.І. Берг зауважував, що для функціонування будь-якої системи необхідно:

зібрати інформацію про стан системи та оточуючого її середовища;

7 Берг А. Й. Кибернетика й общественньїе науки // Методологи-ческие проблеми науки. - М.,1964. - С. 259-260.

313

передати цю інформацію по каналах зв'язку в місце її переробки;

здійснити переробку цієї інформації з метою вироблення команд управління;

здійснити відповідні дії та контроль8.

У соціальному управлінні інформація відображає умови, якості, закономірності, особливості функціонування як об'єкта, так і суб'єкта, а також і системи управління в цілому.

За метою-завданням управління інформація визначається як комплекс необхідних відомостей (даних, знань) для успішно го проведення аналізу, вироблення, формулювання, прийняття та організації виконання управлінських рішень, контролю, прогнозування, а також інших функцій соціального управління.

Виходячи з наведеного визначення, інформація є необхідним елементом ефективного управління соціальними процесами. Використання інформації значною мірою визначає рівень і темпи розвитку системи соціального управління, її економічність, соці-• альний ефект, а зрештою – здатність до життєдіяльності всього суспільства."

Вимоги, що ставляться до інформації в органах внутрішніх справ, випливають з основних принципів інформаційних відносин, визначених у законодавстві. Зокрема, Закон України "Про інформацію" визначає такі основні принципи інформаційних відносин: гарантованість права на інформацію; відкритість, доступність інформації та свобода її обміну; об'єктивність, вірогідність інформації; повнота і точність інформації; законність одержання, використання, поширення та зберігання інформації9.

Нині інформація, подібно до корисних копалин, таких як вугілля, нафта, газ, стає одним із важливіших національних ресурсів. За оцінками фахівців, "наприкінці цього сторіччя інформаційні ресурси стануть основним національним багатством, а ефективність їхньої промислової експлуатації все більшою мірою буде визначати економічну могутність країни в цілому"10.

Хоча обсяг, зміст, спрямованість потоків, строки, інтервали циркуляції інформації в різних соціальних системах не є однаковими, існують загальні правила організації інформації, котрі передбачають розв'язання таких питань:

яка вихідна інформація необхідна для прийняття рішення;

в яких інформаційних документах оформлюється рішення;

якими засобами доводиться вихідна директивна інформація до об'єкта управління, виконавців;

'Див.: Б ерг А. Й. Философские вопросм кибернетики. – М., 1961. - С. 157.

9 Див.: Закон України "Про інформацію" від 2 жовтня 1992 р. // Відомості Верховної Ради. - 1992. - № 48. - Ст. 5.

10 Див.: Громов Г.Р. Национальнме информационнме ресурси:

проблемм промьппленной зксплуатации. – М., І985.

314

яка інформація про хід та підсумки виконання рішення має подаватися органу управління з різних ділянок керованого об'єкта;

хто зобов'язаний подавати цю інформацію, в який час чи за яких умов;

яким чином оформлюється інформація, якими засобами передається, якими каналами;

кому призначена інформація, в якому обсязі і асортименті вона передається для різних лапок суб'єкта управління, керівників різних рівнів;

шляхи та засоби забезпечення своєчасного здобування і надійності інформації, контролю за її проходженням, перевірки вірогідності;

місце, методи і технічні засоби, люди, призначені для роботи з інформацією, що надходить від об'єкта управління, способи її зберігання, переробки та використання; хто використовує інформацію;

особи, які на основі здобутої інформації приймають нові рішення або корегують попередні;

форми директивної або регулюючої інформації, періодичність її передачі, здобу вачі та виконавці, строки доведення до виконавців".

Для того щоб інформація могла бути з успіхом використана в управлінні, вона має бути комунікативною, тобто зрозумілою, придатною для інформанта. Як правило, комунікагивність передбачається вже в самому повідомленні. Проте нерідко вона актуалізується вже після того, як повідомлення прийняте. Керівник, наприклад, часто сам роз'яснює свої вказівки, рішення. В цьому суть комунікативної переробки інформації по вертикалі, котра, однак, доповнюється комунікативною переробкою по горизонталі. Члени колективу в цьому разі самі беруть участь в обговоренні та уточненні інформації. Внаслідок цього здійснюється "привласнення" інформації тими, кому вона призначена. Тільки тоді, коли інформація 'привласнена", вона стає керівництвом до дії для керованої підсистеми.

Завдання суб'єкта управління полягає в тому, щоб забезпечити найбільший ступінь засвоєння інформації виконавцями. В цьому – запорука успіху, неодмінна умова досягнення відповідності між поведінкою, справами та вчинками виконавців та установленнями (наказами, директивами, правилами і т. д.) керівників. Зрозуміло, адекватність справ та вчинків виконавців Соб'єк-тів управління) та установлень зверху" не забезпечується однією лише комунікативністю директивної інформації. Вирішального значення тут набуває здатність і готовність виконавців виконати рішення, наявність для цього у них необхідних засобів. Однак якщо рішення розроблено на основі інформації, яка враховує

" Див.: Афанасьев В.Г. Социальная информация й управление обществом. - М., 1975. - С. 126-127.

315

об'єктивні і суб'єктивні можливості виконавців, якщо раціонально поставлена організація виконання рішень, здійснюється оперативне регулювання дій об'єкта, облік та контроль, то це рішення виконується, досягається адекватність інформації, яка міститься в рішенні, зворотної, освідомчої інформації, тієї, що надходить від виконавців у формі доповідей, звітів і т.п.

Чим складніша, ієрархічніша система, чим більше рівнів управління в ній міститься, тим важче здійснюється комунікатив-ність інформації, її "привласнення" виконавцями, тим більше можливостей для спотворення та недостатнього розуміння рішень. В цьому одна із причин необхідності скорочення ступенів управління, спрощення управлінського апарату.

Отже, управління за своєю сутністю є підготовкою, прийняттям та реалізацією низки послідовних рішень управляючої підсистеми на основі інформації, яка відображає стан системи і навколишнього середовища, проміжні та кінцеві результати функціонування системи, інформації про виконання (або невиконання) рішення-Управління немислимо без управлінських впливів, управлінських команд, котрі тільки і можуть формуватися на основі результатів переробки інформації про те, як реалізовані попередні команди.

Тільки за допомогою обробки інформації можна вивчити та оцінити стан системи в кожний поточний момент часу, врахувати, асимілювати або нейтралізувати збурюючі впливи зсередини чи ззовні системи.

Аналіз і синтез, узагальнення інформації про даний стан системи дають змогу виявити тенденції руху системи і визначити її поведінку в майбутньому, інакше кажучи, передбачити майбутнє системи.

А тепер розкриємо смисл терміну "інформатика", котрий безпосередньо зв'язаний з поняттям інформації. Термін "інформатика" виник порівняно недавно. Йому передував інший термін -"документалістика", який вживався для визначення діяльності щодо збирання, зберігання та поширення інформації. З роками документалістика перетворилась у наукову дисципліну, яка вивчає та досліджує питання, пов'язані зі збиранням, поширенням, переробкою та використанням інформації.

З появою ЕОМ та збільшенням масштабів їхнього застосування із документалістики виникла нова галузь знання, що тепер дістала назву "інформатика".

Що ж таке інформатика? У вітчизняній науковій літературі поки що не склалося остаточного визначення цього поняття. Автори дають різні формулювання. Необхідно вказати на два важливих моменти, що лежать в основі цього поняття.

По-перше, за аналогією з терміном "енергетика", що вживається для означення енерговиробляючих галузей, термін "інформатика" вживають для характеристики людської діяльності, яка

316

охоплює процеси збирання, здобування, зберігання, пошуку, переробки, передачі та використання інформації. Інформатика є самостійною галуззю господарства з власним виробничим персоналом і виробничими фондами, насамперед, засобами обчислювальної техніки, які необхідні, для обробки інформації. Подальший розвиток інформатики як галузі багато в чому буде визначатися плоскої іаленням елементної бази та програмного забезпечення технічних засобів, що використовуються.

По-друге, під терміном "інформатика" розуміється фундаментальна наукова дисципліна, яка призначена вивчати структуру й властивості інформації, а також закономірності її обробки. Предметом вивчення науки інформатики є процеси збирання, передачі, переробки, зберігання та використання інформації.

Інформатика – це сфера людської діяльності, що пов'язана із створенням та застосуванням систем обробки інформації, включаючи засоби обчислювальної техніки, їх програмне та математичне забезпечення. Крім того, це наука, яка вивчає інформацію та її властивості. Інформатика має відігравати забезпечувальну роль, допомагати іншим наукам і сферам людської діяльності. На одному з чільних місць у плані такої взаємодії перебуває теорія управління (в тому числі й органами внутрішніх справ) і соціальне управління як вельми значна сфера людської діяльності.

В останні роки швидко зростає кількість ЕОМ та систем, виростає їх ефективність і обсяги інформації, що ними зберігається. В деяких найбільш розвинутих країнах приблизно половина робочих місць припадає саме на цю сферу. Інформатика нині стає важливішою основою життєдіяльності сучасного суспільства. Вона тісно пов'язана з іншими науками, технікою, економікою, політикою і безпосередньо впливає на їх розвиток. Стосовно органів внутрішніх справ під інформатикою слід розуміти діяльність, яка охоплює процеси збирання, здобування, пошуку, переробки, видачі, використання, а також вивчення інформації, що циркулює в органах внутрішніх справ.

З урахуванням викладеного можна спробувати дати визначення поняття "інформаційна структура". Як ми вже з'ясували, поняття структури дуже багатозначне. Щодо соціальної системи можна вести мову про її функціональну, організаційну, виробничу, технологічну, економічну, соціальну, інформаційну та інші структури. Всі вони мають певний зміст і їх знання безумовно збагачує наші уявлення про соціальну систему. Велике значення має інформаційна структура, яка характеризується відносним розташуванням джерел та здобувачів повідомлень у систе-

317

мі, складом та взаємозв'язками носіїв інформації, спрямованістю та конфігурацією комунікаційних мереж і т. ін. "

Підтвердженням наявності інформаційної структури в соціальній системі є і деякі положення Закону України "Про інформацію", зокрема, визнання Законом понять інформаційної діяльності, інформаційних відносин, суб'єктів та об'єктів інформаційних відносин13.