Статья 87. Хранение и использование персональных данных работников

Порядок хранения и использования персональных данных работников в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса.

Комментарий к статье 87

1. Порядок хранения трудовых книжек установлен Инструкцией о трудовых книжках.

Конкретные обязанности по заполнению, хранению, выдаче трудовых книжек (дубликатов трудовых книжек), хранению личных дел работников, иных документов, отражающих персональные данные работников, возлагаются на работников кадровой службы организации или иных работников организации.

2. Работодатель обеспечивает хранение первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в организации, к которой относятся:

документы по учету кадров - "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", "Личная карточка работника", "Личная карточка государственного служащего", "Штатное расписание", "Учетная карточка научного, научно - педагогического работника", "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", "График отпусков", "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником", "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками", "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", "Командировочное удостоверение", "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", "Приказ (распоряжение) о поощрении работников";

документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - "Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы", "Табель учета использования рабочего времени", "Расчетно - платежная ведомость", "Расчетная ведомость", "Платежная ведомость", "Журнал регистрации платежных ведомостей", "Лицевой счет", "Лицевой счет (свт)", "Записка - расчет о предоставлении отпуска работнику", "Записка - расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником", "Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы".

"Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" и Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 (Бюллетень Минтруда России. 2001. N 6).

3. Второй экземпляр акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами его расследования в течение 45 лет хранится в организации по месту работы пострадавшего. Акты произвольной формы в отношении несчастных случаев работников, не связанных с производством, хранятся работодателем в течение 45 лет (см. ст. 230 ТК).

4. О выдаче работнику копий документов, связанных с работой, трудовой книжки см. ст. 62 ТК.

5. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, выполняющих работу по договору, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций рекомендовано включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица (распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 N 358-р - СЗ РФ. 1994. N 13. Ст. 1048).