§ 1. Свидетельствование верности копий документов, выписок из них и копии с копии документа

Свидетельствование верности копий документов

Статья 77 Основ законодательства о нотариате определяет совершение такого нотариального действия, как Свидетельствование верности копий документов и выписок из них. Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из них, выданных юридическими лицами, а также гражданами.

Нотариально засвидетельствованные копии документов и выписки из документов могут напрямую требоваться законодательными актами. Так, необходимость нотариально заверенных копий учредительных документов и свидетельств о регистрации предусматривают Федеральные законы "О финансово-промышленных группах", "О свободе совести и о религиозных объединениях"; представления подлинников или соответствующим образом заверенных копий (в ряде случаев иное заверение, помимо нотариального, невозможно) требует Арбитражный процессуальный кодекс.

Кроме того, иногда подлинный документ, передаваемый в организацию или учреждение, необходимо одновременно представить в иные организации или учреждения, или подлинник будет нужен самому владельцу документа для иных целей, или владелец документа желает обезопасить себя от возможности потери его при пересылке или хранении. В связи с этим, как правило, в государственные и иные органы, организации и учреждения вместо подлинных документов представляют-

332

ся нотариально засвидетельствованные копии и выписки из документов.

Наиболее часто обращаются за совершением нотариального свидетельствования верности копий следующих документов: различных договоров, доверенностей, заявлений граждан, где подпись их нотариально удостоверена; аттестатов выпускников общеобразовательных учреждений, дипломов о среднем или высшем профессиональном образовании; зачетных книжек (только с первой страницы, если остальные не скреплены печатью); справок об окончании аспирантуры, удостоверений о сдаче кандидатских экзаменов, дипломов и аттестатов об ученой степени и научном звании, похвальных грамот, дипломов (удостоверений) о присвоении званий, награждении нагрудным знаком; трудовых книжек, справок с места работы, справок о стаже работы, трудовых контрактов, расчетных книжек, послужных списков, командировочных удостоверений, приказов о приеме, увольнении с работы, о нахождении в отпуске, характеристик с места работы; медицинских документов (справок, выписок из истории болезни, справок медико-социальных экспертных комиссий (МСЭК) об установлении группы инвалидности); свидетельств органов загса (о рождении, усыновлении, перемене фамилии, имени, отчества, браке, расторжении брака, смерти); судебных документов (решений, определений, приговоров, постановлений); документов, выданных органами прокуратуры и следствия; военно-учетных документов об отношении лица к военной службе.

Правом свидетельствования верности копий и выписок из документов обладают нотариусы государственных нотариальных контор или занимающиеся частной практикой, а также должностные лица органов исполнительной власти и консульских учреждений Российской Федерации.

Обратиться к нотариусу за совершением нотариального действия по свидетельствованию верности копии документа, выписки из него может физическое или юридическое лицо — владелец документа или по его поручению (без доверенности или иным образом оформленных полномочий) другое лицо.

Копии документов и выписок из них свидетельствуются нотариусом при одновременном наличии следующих условий: документы, верность копий или выписки из которых свидетельствуются, не должны противоре-

333

чить законодательным актам Российской Федерации; эти документы должны иметь юридическое значение.

Документ противоречит законодательным актам Российской Федерации в том случае, если его содержание противоправно, например, документ представляет собой текст мнимой или притворной сделки, договора купли-продажи не подлежащего гражданскому обороту имущества, или документ содержит сведения, порочащие честь и достоинство гражданина, деловую репутацию организации, а также информацию, относящуюся к банковской, медицинской, коммерческой тайне.

Нотариально свидетельствовать копию или выписку можно только с документа, имеющего юридическое значение, т.е. документа, затрагивающего права, обязанности или законные интересы граждан и юридических лиц. Причем неважно, существовали ли права, которые затрагиваются документом, в прошлом или будут существовать.

Юридическое значение документа не зависит от того, затрагиваются ли им существующие на данный момент правоотношения или те или иные права и обязанности существовали в прошлом и на момент нотариального свидетельствования копии документа или выписки из него правоотношения уже прекратили существование. В связи с этим нельзя считать обоснованным отказ нотариуса засвидетельствовать копии документов, чьи сроки действия истекли, по причине утраты ими правового значения (например, с договора, доверенности, утративших силу), поскольку документ, выданный в свое время, существует объективно и может потребоваться гражданину для подтверждения имевшихся у него прав в какой-то период времени.

Документ имеет юридическое значение и в том случае, если сможет в будущем затронуть субъективные права и обязанности.

Как уже говорилось, нотариус вправе свидетельствовать верность копий документов и выписок из них при условии, что эти документы не противоречат законодательным актам Российской Федерации. Допускается ли снятие копий с документов, имеющих факсимильную подпись?

Использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифрового либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрено п. 2 ст. 160 ГК РФ

334

лишь при совершении сделок. Однако ГК установил, что факсимильная подпись допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. В этой связи, например, Федеральная нотариальная палата полагает, что при отсутствии в документе соглашения сторон о том, что при совершении сделки возможно использование факсимильной подписи, нотариус свидетельствовать верность копий такого документа не вправе1.

Свидетельствование нотариусом верности копии паспорта иностранного гражданина, как и копии паспорта гражданина Российской Федерации и других документов, удостоверяющих личность, возможно. Статья 77 Основ не содержит каких-либо ограничений по свидетельствованию верности копий определенных видов документов. Что же касается процедуры свидетельствования верности копии с указанного документа (паспорта иностранного гражданина), то оно должно производиться при одновременном свидетельствовании верности копии этого документа и подлинности подписи переводчика на его переводе на русский язык. При этом нельзя подшивать к паспорту нотариально удостоверенный перевод его содержания.

Нотариальная практика зарубежных органов нотариата допускает снятие копий с любых документов, в том числе с паспортов, как национальных, так и иностранных.

Нотариальное Свидетельствование верности копии документа, выданного государственными органами иностранных государств, возможно только при наличии на документе отметки о легализации. Легализация документа означает подтверждение консулом или консульским управлением Министерства иностранных дел Российской Федерации соответствия документа законам страны, властями которой он выдан, и отсутствие сомнений в подлинности подписей должностных лиц на документе. В случаях, прямо предусмотренных российским законодательством, международными договорами с участием Российской Федерации, документ может быть принят и без легализации. Определенные документы, исходящие от властей ряда государств, могут быть

См.: Российская юстиция. 1999. № 10. С. 33.

335

удостоверены иным способом — посредством апостиля, отменяющего требование легализации.

Удостоверительная надпись о свидетельствовании верности копии документа производится по форме:

"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет". Далее указываются регистрационный номер согласно реестру для регистрации нотариальных действий, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса.

Форма удостоверительной надписи не учитывает, каким способом изготовлена сама копия свидетельствуемого документа: ксерокопирование, фотокопирование, переписывание от руки.

Изготовление копий документов путем ксерокопирования предпочтительнее, поскольку подпись должностного лица или гражданина на документе при изготовлении копии не ксерокопированием заменяется штампом "подпись" и это исключает возможность в дальнейшем при необходимости сличить подписи на подлиннике документа и на копии с него. Ксерокопия же полностью воспроизводит подписи.

Для нотариального свидетельствования верности копии с документа в нем не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений. В том случае, если документ имеет неясный текст ввиду наличия каких-либо недочетов, не позволяющих прочесть все в нем написанное в первоначальном начертании, залит чернилами, краской, исполнен карандашом, изложен на нескольких листах, не пронумерованных и не скрепленных (не прошитых) надлежащим образом, нотариус обязан отказать в совершении нотариального действия по свидетельствованию копии с этого документа, как и в случаях невозможности прочитать текст печати при нечетком, смазанном или стертом оттиске.

При нотариальном удостоверении копии документа нотариус сначала выясняет, не запрещает ли закон свидетельствовать копию с данного документа, затем проверяет соответствие документа требованиям законодательных актов, надлежащее оформление документа. Но-

336

тариус должен удостовериться в том, что на документе отчетливо видны штамп и печать организации, дата выдачи документа, подписи лиц, что нет никаких неоговоренных исправлений, а также подчисток, что документ выдан правомочным на то учреждением.

Установив полное соответствие копии документа с подлинником, нотариус свидетельствует верность копии. Нотариально засвидетельствованная копия документа, если она изготовлена не методом ксерокопирования, должна воспроизводить точный текст подлинного документа, указание подписей должностных лиц, где вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, делается отметка "подпись", вместо печати — "печать" с текстом расшифрованной печати. Затем следует удостоверительная надпись нотариуса о свидетельствовании верности копии, в которой отмечается отсутствие или наличие оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей, фиксируются регистрация в реестре с указанием номера, сумма взысканной госпошлины (тарифа), приводится подпись нотариуса с приложением оттиска его печати.

Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса с приложением печати. Если на копии остаются не до конца заполненные строки и другие свободные места, то они прочеркиваются, как и обратная сторона листа.

Статья 78 Основ законодательства о нотариате особо оговаривает условия нотариального свидетельствования верности копии документа, выданного гражданином.

Данное нотариальное действие производится при соблюдении требований, установленных ст. 77 Основ для документов: они должны иметь юридическое значение, необходимые реквизиты: наименование, дату, подпись и печать; его содержание должно соответствовать закону. Кроме того, согласно ст. 78 Основ подлинность подписи гражданина на документе при отсутствии печати должна быть засвидетельствована компетентными должностными лицами соответствующей организации либо нотариусом.

Требование о надлежащем удостоверении подлинности подписи гражданина на документе совершенно оправданно. Гражданами могут выдаваться любые составленные ими документы: поручения, доверенности,

337

заявления, как имеющие, так и не имеющие правового значения. Удостоверение подписи гражданина на документе нотариусом или соответствующим должностным лицом необходимо не только для того, чтобы данный документ имел юридическое значение, но и для подтверждения действительного волеизъявления лица на выдачу данного документа. Форма конкретного документа, выданного гражданином, при свидетельствова-нии копии с него не имеет значения, так как законодательство не содержит требований относительно специальной формы таких документов.

Засвидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе может не любое должностное лицо.

Во-первых, подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с законом свидетельствуется нотариусом, должностным лицом органа исполнительной власти или консульского учреждения Российской Федерации (ст.ст. 37, 38 Основ).

Во-вторых, свидетельствование верности копии с документа возможно, когда подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована должностным лицом предприятия, учреждения, организации по месту работы, учебы или жительства гражданина (ст. 78 Основ).

При свидетельствовании верности копии с документа, выданного гражданином, нотариус должен удостовериться в том, что подлинность подписи гражданина на документе засвидетельствована не только в соответствующем учреждении, но и определенным полномочным должностным лицом с приложением печати учреждения.

Подлинность подписи гражданина на документе свидетельствуется только прямо предусмотренными законодательством учреждениями и организациями. Никакие иные учреждения и организации не вправе свидетельствовать подлинность подписи на документах, выданных гражданами. Так, органы социальной защиты, опеки и попечительства, военкоматы и иные подобные организации могут свидетельствовать подлинность подписи гражданина на документе, только когда гражданин является их работником.

Должностными лицами, наиболее часто свидетельствующими подлинность подписи граждан на документах, являются, например, начальник или старший инспектор отдела кадров, заведующий канцелярией или архивом,

338

в коммунальных и жилищно-эксплуатационных организациях — начальник, в стационарном лечебном учреждении — главный врач.

Свидетельствование верности            <

выписки из документа

В соответствии со ст. 77 Основ законодательства о нотариате нотариус может также свидетельствовать верность выписки из документа при условии, что документ, из которого сделана выписка, содержит решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов, содержание которых касается отдельного физического или юридического лица.

Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному (конкретному) вопросу. Если решение того или иного вопроса содержится в нескольких пунктах документа, указываются все эти пункты.

В выписке отражаются не только содержание интересующего вопроса, но и все реквизиты самого документа, из которого делается выписка. Например, выписка из приказа об увольнении нескольких работников должна содержать наименование документа, наименование организации, дату, номер приказа, фамилию, инициалы и должность лица, подписавшего приказ, и только затем излагается содержание пункта об увольнении конкретного работника.

Выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества должна содержать номер и дату протокола, все реквизиты этого общества (наименование организации), фамилию председательствующего, секретаря, и только затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены подписями ведущих его лиц и печатью.

Выписка из трудовой книжки работника включает полный текст первой страницы книжки с указанием названия документа, фамилии, имени, отчества владельца, года рождения, образования, профессии и т.п., а потом следует содержание записи, необходимой гражданину, начиная с поступления и до увольнения с данной работы. Исправления, внесенные в трудовую книжку, должны быть оговорены и скреплены печатью соответствую-

339

щей организации. Если они не оговорены в графе 2 книжки, но в графе 4 содержится ясная запись даты приказа, на основании которой работник зачислен, переведен, уволен с работы, то выписку сделать можно, но отразив в удостоверительной надписи особенности подлинника трудовой книжки.

Удостоверительная надпись о засвидетельствовании верности выписки из документа производится по форме:

"Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность этой выписки из (наименование документа). В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет". Далее указываются номер в реестре, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса.

Согласно Указу Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. "О порядке выдачи и свидетельствова-ния предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан"1 сами учреждения и организации могут и должны выдавать по заявлениям граждан копии исходящих от них документов, необходимых для решения вопросов, касающихся личных прав и интересов этих граждан (работы на предприятии, переписки с ним, приказов и т.п.), т.е. обращение к нотариусу за свидетельствованием верности копий документов и выписок из них не всегда обязательно.

Организация или учреждение выдает копию с документа на бланке данной организации с приложением печати, указанием даты выдачи и отметкой о том, что подлинный документ находится в данной организации. Верность копии свидетельствуется личной подписью руководителя организации или уполномоченным на то должностным лицом, но не техническим работником и не лицом без указания занимаемой должности.

Учреждения и организации могут выдавать копии не только выданных ими самими документов, но и имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений, организаций. В данном случае при изготовлении копий документов дополнительно вос-

ВВС СССР. 1983. № 32. Ст. 492.

340

производятся и реквизиты бланков организаций и учреждений, выдавших документ.

Свидетельствование верности копии с копии документа

Статья 79 Основ законодательства о нотариате закрепляет такое нотариальное действие, как свидетель-ствование верности копии с копии документа и условия его совершения.

Копия с копии документа свидетельствуется нотариусом в том случае, когда верность копии ранее уже была засвидетельствована в нотариальном порядке или копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ.

В том случае, когда копия документа выдана юридическим лицом, от которого исходит подлинный документ, она должна быть оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.

При нотариальном свидетельствовании копии с копии документа нотариус сначала проверяет, надлежащим ли образом оформлена представленная ему копия документа: засвидетельствована она нотариусом или юридическим лицом. В последнем случае в документе должна быть отметка о том, где находится подлинник документа, подтвержденная подписью руководителя и печатью организации. Затем нотариус подготавливает копию с представленной копии, подлинность которой и будет им засвидетельствована.

Копия с копии документа, засвидетельствованная нотариально, должна содержать полный текст первоначальной копии, с которой производилось засвидетельствование, с указанием подписи должностных лиц, текста расшифрованной печати выдавшего документ учреждения, удостоверительной надписи на первоначальной копии о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, надписи на оттиске печати, приложенной к первоначальной копии документа.

Соблюдение изложенных обязательных требований к копии упрощается путем применения современных технических средств: если копия с копии, например, является ксерокопией первичного документа.

Содержащая все эти данные копия с копии свидетельствуется путем совершения на ней удостоверитель-

341

ной надписи о засвидетельствовании верности копии с копии документа по форме:

"Я (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую верность настоящей копии с копии документа. В представленной копии подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет". Далее проставляются регистрационный номер в реестре, размер госпошлины (тариф), печать и подпись нотариуса.

Сверху на засвидетельствованной нотариально копии с копии документа проставляется отметка "копия с копии".