§ 2. Подготовка служебных документов

 При составлении нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей, ведении реестров для регистрации нотариальных действий а также других книг, связанных с совершением нотариальных действий, в настоящее время возможно придерживаться Указаний по заполнению форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах, утвержденных Министерством юстиции СССР 29 декабря 1973 г. (приложение 2), опять-таки с учетом имеющихся изменений в действующем гражданском и семейном законодательстве. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать фамилию, имя, отчество нотариуса, название нотариального округа, в котором нотариусом осуществляется нотариальная деятельность, и почтовый адрес (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования Основных положений Единой государственной системы делопроизводства об адресовании, удостоверении документов, проставлении даты и отметок об их прохождении и исполнении.

 Наименование вида документа должно быть указано на каждом документе (за исключением письма).

 Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения.

 Заголовок формулируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Заголовок не проставляется на извещениях и телефонограммах.

 При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие правила:

 - документ адресуется учреждению, его структурному подразделению или конкретному должностному лицу;

 - наименование учреждения и его структурного подразделения указывается в именительном падеже;

 - при направлении документа должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном;

 - почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия учреждения, которому направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

 Перед почтовым адресом корреспондента указывается индекс предприятия связи места назначения.

 Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца - прописью или тремя парами арабских цифр. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

 В состав подписи входят: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, например "Нотариус (подпись) Н.А.Сергеев".

 При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

 Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

 Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

 При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.