§ 3. Прием, регистрация и отправление документов

 Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариальной конторой.

 Не регистрируются лишь различные печатные издания, рекламные извещения, личная переписка, поздравительные открытки, пригласительные билеты и другие подобные им документы, которые с деятельностью нотариуса не связаны.

 При приеме поступающей в нотариальную контору корреспонденции прежде всего отбирается корреспонденция, доставленная не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

 Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

 Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

 На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение 1, форма N 5). Проставление даты поступления документа не является его регистрацией. Подлежащие регистрации документы регистрируются в день поступления.

 Нерегистрируемые документы, в том числе и документы, присланные в адрес общественных организаций, и с пометкой "лично", передаются по назначению.

 Документы, подлежащие регистрации, учитываются в Журнале входящей корреспонденции (приложение 1, форма N 1). На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляются также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

 Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимое имущество, если они поступили по почте, регистрируются в Журнале входящей корреспонденции и принимаются к исполнению.

 Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в Журнале входящей корреспонденции и после их исполнения подшиваются в дело (наряд), предусмотренный номенклатурой дел нотариальной конторы.

 Нотариус, рассмотревший документ, решает вопрос о порядке и сроках его исполнения (документ принимается к производству, корреспонденту дается ответ по существу и т.д.).

 Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

 На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

 Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или за неимением места на обороте первого листа документа и включает краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова "в дело" и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

 Исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции (приложение 1, форма N 2).

 На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по Журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

 Корреспонденция направляется адресатам по почте или через рассыльного. В последнем случае она вручается адресату под расписку в Разносной книге (приложение 1, форма N 3).