§ 4. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)

 Номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры (приложение 1, форма N 6).

 В номенклатуру должны быть включены все дела (наряды), которые ведутся в нотариальной конторе, а также реестры, книги, журналы.

 Номенклатура утверждается нотариусом. Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года.

 Если в течение года в нотариальной конторе возникнет необходимость в заведении не предусмотренных номенклатурой дел (нарядов), они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера.

 По окончании года в конце номенклатуры делается итоговая запись о количестве заведенных дел (нарядов).

 Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и хранится в архиве нотариальной конторы постоянно.

 Все имеющиеся в нотариальной конторе документы после их исполнения группируются в дела (наряды).

 Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое дело получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируется в Книге учета наследственных дел (приложение 1, форма N 7), и ему присваивается номер, соответствующий порядковому номеру по этой книге.

 В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

 Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

 Группировать в дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. Внутри дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

 Примерная номенклатура дел (нарядов) нотариальной конторы (нотариуса)

 I. Делопроизводство, административно-хозяйственные вопросы

 I-1. Приказы и указания Министерства юстиции РФ, министерства управления) юстиции автономной республики, края, области, разъяснения Федеральной и региональной нотариальных палат по вопросам нотариата.

 I-2. Документы финансовой и хозяйственной деятельности.

 I-3. Статистические отчеты.

 I-4. Справки и акты о результатах проверки работы нотариальной конторы.

 I-5. Протоколы производственных совещаний.

 I-6. Приказы, трудовые договоры и другие документы по личному составу.

 I-7. Материалы по обобщению нотариальной практики.

 I-8. Переписка с учреждениями и организациями.

 I-9. Заявления физических лиц, не связанные с совершением нотариальных действий, и ответы на них.

 I-10. Номенклатура дел нотариальной конторы.

 I-11. Описи документальных материалов, сданных в архив.

 I-12. Журнал регистрации входящей корреспонденции.

 I-13. Журнал регистрации исходящей корреспонденции.

 I-14. Книга жалоб и предложений.

 I-15. Журнал учета вызовов нотариуса на дом.

 II. Совершение нотариальных действий

 II-1. Договоры о возведении жилых домов.

 II-2. Договоры об отчуждении недвижимого имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

 II-3. Договоры о залоге имущества и документы, на основании которых они удостоверены.

 II-4. Прочие договоры.

 II-5. Доверенности.

 II-6. Нотариально удостоверенные завещания.

 II-7. Наследственные дела.

 II-8. Свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов *(111).

 II-9. Свидетельства об удостоверении фактов нахождения лиц в живых и в определенном месте, тождественности гражданина с лицом, изображенным на фотографической карточке, о принятии на хранение документов.

 II-10. Документы по удостоверению времени предъявления документов.

 II-11. Документы по передаче заявлений граждан, учреждений, предприятий и организаций другим гражданам, учреждениям, предприятиям и организациям.

 II-12. Документы по совершению депозитных операций.

 II-13. Копии исполнительных надписей с относящимися к ним документами.

 II-14. Акты о морских протестах.

 II-15. Документы, составленные в связи с обеспечением доказательств.

 II-16. Переписка с учреждениями и гражданами по вопросам совершения нотариальных действий.

 II-17. Личные дела юридических лиц.

 II-18. Постановления об отказе в совершении нотариальных действий.

 II-19. Постановления о направлении документов на экспертизу.

 II-20. Реестры для регистрации нотариальных действий.

 II-21. Реестры для регистрации арестов, наложенных на недвижимое имущество судебными и следственными органами.

 II-22. Книга учета наследственных дел.

 II-23. Алфавитная книга учета наследственных дел.

 II-24. Алфавитная книга учета завещаний.

 II-25. Алфавитная книга учета арестов, наложенных на недвижимое имущество.

 II-26. Книга учета заявлений о принятии мер к охране наследственного имущества.

 II-27. Книга учета ценностей при принятии мер к охране наследственного имущества.