5.9.  Нотаріальне діловодство

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріаль­ного діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 № 45. Ці правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів. Мова нотаріального діловодства визначається ст. 20 Закону УРСР "Про мови в Українській РСР" від 28.10.89. Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальних дій,

40

не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлених доку­ментів повинен перекласти нотаріус або перекладач.

Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства покладається на завідуючих нотаріальною державною конторою та нотаріальним державним архівом, на приватного нотаріуса.

Нотаріальне діловодство охоплює ведення документування управ­лінської діяльності установ державного нотаріату; приймання, роз­гляд і реєстрацію кореспонденції; складання і оформлення службових документів; контроль за виконанням документів, складанням номенк­латури і формуванням справ.

Згідно з Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів [22] запроваджено спе­ціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхід­ною складовою документального забезпечення нотаріальної діяль­ності. Ці бланки використовують тільки нотаріуси і тільки для виго­товлення нотаріальних документів. Бланки призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також з метою запо­бігання їх підробки. На спеціальних бланках виготовляються усі при­мірники нотаріальних документів, за виключенням примірника, який залишається у справах державної нотаріальної контори чи у приват­ного нотаріуса. На цьому примірнику нотаріус зазначає серію і номер використаного для вчинення нотаріальної дії спеціального бланку. Серію і номер використаного бланку нотаріус зазначає в реєстрі реє­страції нотаріальних дій.

Усі вчинені нотаріальні дії нотаріус реєструє в реєстрі нотаріаль­них дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій затверджено на­казом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5.

Розрізняють два види нотаріальних реєстрів: для реєстрації нота­ріальних дій (форма 1) і реєстрації заборони відчуження жилих бу­динків, квартир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими орга­нами (форма 2).

Кожний нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюють індек­си, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі на нотаріальних документах позначається номер (наприклад, № 1-1, № 2-1), де перша цифра означає номер реєстру, а друга — по­рядковий номер запису в реєстрі.

41

Кожній нотаріальній дії присвоюють окремий порядковий номер. Цей номер позначають і на нотаріальних документах або в посвідчу-вальних написах.

Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від почат­ку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає мож­ливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім чис­лом. Далі вказуються дата вчинення нотаріальної дії, прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання осіб, для яких вчиняється нотаріаль­на дія, і документ, що посвідчує особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. Потім наводяться зміст нотаріальної дії, дані про стягнення державного мита або розмір плати за вчинену нотаріальну дію і підпис особи про одержання нотаріально оформленого докумен­та. Запис нотаріальної дії здійснюють тільки після того, як посвідчу-вальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, буде ним підписаний.

З метою додержання таємниці нотаріальних дій згідно із ст. 8 Зако­ну нотаріуси можуть видавати виписки з реєстрів лише за письмовою заявою громадян чи організацій, щодо яких вчинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду, прокурату­ри, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться в їх провадженні. Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються лише після смерті заповідача.

Реєстри мають бути прошнуровані, їх аркуші — пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадо­вої особи, уповноваженої на те начальником відповідного управління юстиції. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою управління юстиції.