6.6.1. Представительские расходы

Расходы предприятия, связанные с установлением контактов и проведением предварительных переговоров по заключению договора можно относить на расходы, связанные с производством и реализацией, как представительские расходы. Представительские расходы - это затраты предприятия по официальному приему и (или) обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (в том числе иностранных), участвующих в переговорах с целью установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, независимо от места проведения указанных мероприятий.

К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц принимающей организации, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате предприятия, по обеспечению перевода во время проведения представительского мероприятия.

Для целей налогообложения прибыли согласно п.2 ст.264 НК РФ не относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Кроме того, согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы включаются в состав прочих расходов, учитываемых для целей налогообложения прибыли отчетного (налогового) периода, в размере, не превышающем 4 процента от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Говоря о представительских расходах и затратах на прием и обслуживание делегаций, необходимо отметить, что производить такие расходы следует только целевым образом. При этом расходы должны подтверждаться первичными документами и не превышать установленных нормативов. Кроме того, целесообразно составлять плановую смету представительских расходов по приему делегаций во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами. Добавим, что целесообразно порядок отнесения таких затрат на расходы отразить в приказе об учетной политике предприятия либо в ином отдельном приказе и при фактически возникающих расходах этим приказом строго руководствоваться.

Смета представительских расходов может содержать самые различные статьи расходов, однако, порядок списания фактически произведенных расходов в пределах установленной сметы различный. В бухгалтерском учете должны отражаться расходы только при наличии оправдательных первичных документов. При этом необходимо учитывать, что помимо достаточного документального подтверждения для целей налогообложения прибыли будут учитываться только те расходы, которые перечислены в п.2 ст.264 НК РФ. Первичные учетные документы, подтверждающие право организации на включение расходов для целей налогообложения прибыли, должны в обязательном порядке содержать сведения о дате и месте проведения деловой встречи (приема), программа проведения мероприятия, состав приглашенных лиц, участников со стороны организации, конкретное назначение расходов и их величину. Отчет о проведении представительских мероприятий должен быть оформлен в виде предоставления авансового отчета работника организации, ответственного за проведение.

Отметим, что в составе представительских расходов аналогично учитываются и расходы по приему и обслуживанию участников, прибывших на заседания совета (правления) и ревизионной комиссии организации или другого аналогичного органа организации в порядке, аналогичном приему участников деловых переговоров. Данное обстоятельство также следует учитывать при формировании сметы представительских расходов.

Если же предприятие оплатило авиабилеты учредителям и членам Совета директоров, прибывшим на заседание Совета предприятия, то исходя из перечня расходов, включаемых в понятие "представительские расходы", к представительским расходам относятся расходы, связанные с транспортным обслуживанием заседания совета (правления). Что касается оплаты расходов, связанных с прибытием (убытием) участников заседания, их проживанием в гостинице, то эти расходы к представительским не относятся и включению в расходы, учитываемые для целей налогообложения прибыли, не подлежат. Кроме того, сумма оплаченных авиабилетов для членов Совета директоров является их доходом и подлежит налогообложению в общеустановленном порядке.

Аналогично не могут быть отнесены на расходы, учитываемые для целей налогообложения прибыли, затраты по оплате проживания в гостинице представителей других организаций, прибывших для переговоров, поскольку данный вид расходов в составе представительских не предусмотрен.

При отнесении представительских расходов на расходы следует учитывать также требование п.7 ст.171 НК РФ, согласно которого вычетам подлежат суммы НДС, исчисленные по ставке 16,67% без учета налога с продаж по документально подтвержденным расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций (т.е. в пределах перечня представительских расходов и в пределах норм). Поэтому, если на расходы будет отнесена сумма НДС по вышеуказанным документам, то это приведет к занижению налогооблагаемой прибыли.