Выдача трудовой книжки и копий документов, связанных с работой

В соответствии со ст.62 Кодекса по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Статья 62 Кодекса по сравнению с КЗоТ существенно расширяет круг обязанностей работодателя, связанных с выдачей трудовой книжки и копий документов, связанных с работой. Напомним, что ранее КЗоТ устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст.39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст.40).

Документы, копии которых работодатель обязан предоставить работнику, перечислены в ч.1 ст.62 Кодекса в "открытом" перечне, не являющемся исчерпывающим. Это означает, что в случае необходимости работник вправе требовать от работодателя предоставления копий и иных, помимо прямо указанных здесь, документов. Следует полагать, что это право распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности работника у данного работодателя. Необходимость в получении копий тех или иных документов может возникнуть у работника, например, в случаях трудоустройства в качестве совместителя, участия в трудовом споре в качестве его стороны, получения различного рода денежных выплат, участия в гражданском процессе в качестве истца, ответчика или заявителя и во многих других случаях.

Понятие "копии документов", которым оперирует указанная статья, следует толковать расширительно. Оно распространяется не только на саму по себе копию документа (т.е. документальное воспроизведение всего текста письменного документа, идентичное по содержанию подлиннику), но и на выписку из трудовой книжки (т.е. копию части соответствующего текстового документа).

Юридическим основанием для выдачи работнику копий указанных выше документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Императивных требований к содержанию такого заявления Кодекс не предъявляет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме. При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник и обосновать соответствующее требование ссылкой на ст.62 Кодекса.

Следует отметить, что обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена и другими статьями Кодекса, в частности, теми, которые регулируют отдельные виды трудовых и непосредственно связанных с ними отношений. Например, Кодекс дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89).

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления. Эта обязанность установлена в императивной норме, поэтому в случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст.5.27 КоАП РФ. Исчисление трехдневного срока осуществляется по правилам ст.14 Кодекса.

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление ему копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.

Удостоверение копий документов, связанных с работой, может производиться, в зависимости от вида того или иного документа, службой кадров или бухгалтерией организации - работодателя.

Обязанность работодателя выдать увольняемому работнику в день увольнения трудовую книжку прямо предусмотрена ч.2 ст.62 Кодекса. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой. Это указание закона и является юридическим основанием выдачи трудовой книжки при увольнении работника. Поэтому ее выдача в таких случаях происходит без письменного заявления работника, предусмотренного ч.1 данной статьи в качестве основания получения им иных документов, связанных с работой. В то же время увольняемый работник вправе при увольнении в письменном заявлении потребовать предоставления ему копий любых других необходимых документов, связанных с работой у данного работодателя. Поскольку ч.2 ст.62 Кодекса предусматривает обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии иных документов, связанных с работой, именно в день увольнения, то с учетом положений ч.1 данной статьи следует считать, что работник обязан подать заявление о предоставлении ему копий соответствующих документов не позднее, чем за три дня до даты увольнения.

Часть 2 ст.62 Кодекса предусматривает единственный случай, когда работодатель обязан выдать на руки работнику трудовую книжку. В других случаях, когда работнику необходима информация, содержащаяся в трудовой книжке, работник вправе на основании ч.1 ст.62 Кодекса потребовать от работодателя предоставления ему выписки из трудовой книжки в качестве одного из документов, связанных с работой. Работодатель обязан предоставить работнику такую выписку в трехдневный срок со дня подачи соответствующего заявления.

Правила, предусмотренные ч.2 данной статьи, распространяются на все случаи прекращения трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 Кодекса. Во всех указанных случаях днем увольнения работника считается последний день его работы (см. ст.77 Кодекса).

Обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения в новом Кодексе обеспечена возможностью применения мер материальной ответственности в случае ее невыполнения. Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника теперь рассматриваются как случаи незаконного лишения работника возможности трудиться. В таких случаях работодатель обязан возместить материальный ущерб, причиненный работнику, путем возмещения не полученного им заработка (см. ст.234 Кодекса).

В соответствии со ст.394 Кодекса, если неправильная формулировка причины увольнения в трудовой книжке препятствовала поступлению работника на другую работу, то суд принимает решение о выплате работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула. В случаях увольнения без законного основания или с нарушением установленного порядка увольнения суд может по требованию работника вынести решение о возмещении работнику денежной компенсации морального вреда, причиненного ему указанными действиями. Размер этой компенсации определяется судом. О возмещении морального вреда см. также ст.237 Кодекса.

В некоторых организациях до настоящего времени существует не основанная на праве практика требовать от увольняемых работников оформления так называемых "обходных листов". Иногда выдача трудовой книжки в таких случаях ставится в зависимость от представления работником оформленного обходного листа. Следует иметь в виду, что заполнение подобных документов законодательством не предусмотрено, и отказ работника от оформления обходного листа не может влечь для него отрицательных правовых последствий. Если имеется задолженность увольняемого работника перед работодателем, то она погашается в порядке, установленном Кодексом, с учетом положений его ст.137, 138. Если в период работы работником был причинен материальный ущерб работодателю, то такой ущерб возмещается по правилам, установленным гл.39 Кодекса.

Поэтому в день увольнения работодатель при любых обстоятельствах обязан выдать работнику трудовую книжку, а при необходимости - копии иных документов, связанных с работой (кроме случаев, указанных в ч.3 ст.62 Кодекса), а также осуществить выплату всех сумм, причитающихся работнику от работодателя (см. ст.140 Кодекса). В противном случае работодатель обязан нести перед работником материальную ответственность, о которой говорилось выше.

Если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, то работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Эти положения ч.3 ст.62 Кодекса воспроизводят основные правила, ранее установленные п.4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. N 162. До принятия соответствующего постановления Правительства РФ, которое должно определить форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек и урегулировать иные связанные с этим отношения (см. ч.2 ст.66 Кодекса), указанная Инструкция с внесенными в нее изменениями и дополнениями (Бюллетень Госкомтруда СССР, 1991, N 8) продолжает применяться в части, не противоречащей Кодексу (ч.1 ст.423 Кодекса).

Согласно п.4.2 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, работодатель обязан направить работнику соответствующее уведомление в день увольнения. Пока российским правовым актом не будет установлено иное, это правило продолжает применяться, поскольку оно не вступает в противоречие с ч.3 ст.62 Кодекса.

Если работодатель своевременно направит работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее отправку почтой, то он освобождается от ответственности, предусмотренной ст.234 Кодекса.

В соответствии с п.4.3 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, в случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в службе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работников, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.