Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Правила о документах, предъявляемых при заключении трудового договора, установлены в ст.65 Кодекса.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Обратим внимание, что информация, содержащаяся в документах, необходимых для заключения трудового договора, относится к персональным данным работника. На нее распространяется правовой режим, установленный ст.85-90 гл.14 Кодекса.

Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству, перечислены в ст.283 Кодекса.

Работодатель может потребовать от любого лица, выразившего намерение вступить с ним трудовые отношения, предъявления пяти видов документов, перечисленных в ч.1 ст.65 Кодекса. При этом трудовая книжка, документы воинского учета, документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний обязательны к предъявлению только при наличии условий, исчерпывающим образом определенных в комментируемых нормах. В случаях, установленных в ч.2 ст.65 Кодекса, может быть предусмотрена необходимость предъявления при приеме на работу и иных (дополнительных) документов.

Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на всей территории России. В соответствии с п.3 Указа Президента РФ от 13.03.1997 г. N 232 "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации" (СЗ РФ, 1997, N 11, ст.1301), паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, действителен до замены его в установленные сроки на паспорт гражданина Российской Федерации.

Понятие "иных" документов, удостоверяющих личность гражданина, Кодекс не раскрывает. В настоящее время универсального перечня таких документов, применимого к различным видам общественных отношений, не существует. Однако специальными нормативными правовыми актами применительно к регулируемым им видам отношений такие документы в ряде случаев определяются (см., например, Указ Президента РФ от 21.12.1996 г. N 1752 "Об основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации". - СЗ РФ, 1996, N 52, ст.5914; постановление Правительства РФ от 17.07.1995 г. N 713 "Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию". - СЗ РФ, 1995, N 30, ст.2939).

На основе анализа подобных правовых актов можно рекомендовать работодателям на практике исходить из того, что обычно под иными, помимо паспорта, документами, удостоверяющими личность, понимаются: свидетельство о рождении - для лиц, не достигших 16-летнего возраста; заграничный паспорт - для постоянно проживающих за границей граждан, которые временно находятся на территории Российской Федерации; удостоверение личности - для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов); военный билет - для солдат, матросов, сержантов, и старшин, проходящих военную службу по призыву или по контракту; справка об освобождении из мест лишения свободы - для лиц, освободившихся из мест лишения свободы; иные документы, удостоверяющие личность гражданина, выдаваемые органами внутренних дел.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка не предъявляется работодателю, когда лицо уже имеет основную работу и поступает на работу по совместительству, а также в случае, когда трудовой договор заключается впервые. В последнем случае работодатель, согласно ч.4 ст.65 Кодекса, после оформления приема на работу выдает работнику заполненную трудовую книжку. Подробнее о трудовой книжке будет сказано ниже.

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования является документом, содержащим страховой номер индивидуального лицевого счета и анкетные данные застрахованного лица (фамилию, имя и отчество; фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении; дату рождения; место рождения; пол). В соответствии со ст.7 ФЗ от 1.04.1996 г. "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" (СЗ РФ, 1996, N 14, ст.1401; 2001, N 44, ст.4149) указанное свидетельство выдается каждому застрахованному лицу Пенсионным фондом РФ и его территориальными органами. Лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору, получает данное страховое свидетельство по месту работы. Согласно ч.4 ст.65 Кодекса обязанность оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования при заключении трудового договора впервые возлагается на работодателя. Несовершеннолетние в возрасте до 14 лет не могут быть субъектами государственного пенсионного страхования, за исключением тех из них, которые получают пенсию по случаю потери кормильца. Страховые свидетельства государственного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц.

Документы воинского учета при поступлении на работу должны предъявлять лица, подлежащие воинскому учету. Согласно п.3 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 25.12.1998 г. N 1541 (СЗ РФ, 1999, N 1, ст.192), к таким лицам относятся граждане: а) мужского пола, годные по состоянию здоровья к военной службе; б) женского пола, годные по состоянию здоровья к военной службе и имеющие специальность по перечню специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет (этот перечень является приложением к Положению о воинском учете). Не подлежат воинскому учету граждане: освобожденные от исполнения воинской обязанности в соответствии с ФЗ от 28.03.1998 г. "О воинской обязанности и военной службе" (СЗ РФ, 1998, N 13, ст.1475; N 30, ст.3613; 2000, N 33, ст.3348; N 46, ст.4537; 2001, N 7, ст.620, 621; N 30, ст.3061); проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу; отбывающие наказание в виде лишения свободы; женского пола, не имеющие военно-учетной специальности. Пункт 27 Положения о воинском учете устанавливает, что в качестве документов воинского учета гражданам, пребывающим в запасе, выдается военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета), а гражданам, подлежащим призыву на военную службу, - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Виды документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний определяются в соответствии с законодательством. Например, согласно ст.27 Закона РФ от 10.07.1992 г. в редакции ФЗ от 13.01.1996 г. "Об образовании" (СЗ РФ, 1996, N 3, ст.150; 1997, N 47, ст.5341; 2000, N 30, ст.3120; N 33, ст.3348) образовательное учреждение в соответствии с лицензией выдает лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы о соответствующем образовании и (или) квалификации. Форма документов определяется самим образовательным учреждением. Указанные документы заверяются печатью образовательного учреждения. Образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию и реализующие общеобразовательные (за исключением дошкольных) и профессиональные образовательные программы, выдают лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации. Гражданам, завершившим послевузовское профессиональное образование, защитившим квалификационную работу (диссертацию, по совокупности научных работ), присваивается ученая степень и выдается соответствующий документ.

Работодатель обязан выдать работнику расписку, подтверждающую прием тех документов, предъявленных при заключении трудового договора, которые будут храниться у работодателя.

Необходимо иметь в виду, что в случае представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора такой трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя (п.11 ч.1 ст.81 Кодекса).

Частью 2 ст.65 Кодекса установлено, что нормативными правовыми актами федерального уровня (за исключением ведомственных) в отдельных случаях с учетом специфики работы может быть предусмотрено обязательное предъявление при заключении трудового договора и иных, помимо указанных в ч.1 данной статьи, документов.

Например, ст.213 Кодекса предусматривает обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры лиц, поступающих на тяжелые работы и работы с вредными и (или) опасными условиями труда (в т.ч. на подземные работы), а также на работы, связанные с движением транспорта. Указанные медицинские осмотры (обследования) проходят также лица, поступающие на работу в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводные сооружения, лечебно-профилактические и детские учреждения, а также в некоторые другие организации. Согласно ст.266 Кодекса, только после предварительного медицинского осмотра могут быть приняты на работу лица, не достигшие возраста 18 лет. Поэтому работодатель при приеме на работу лиц, указанных в ст.213, 266 Кодекса не только вправе, но и обязан потребовать от них предъявления медицинских документов, подтверждающих прохождение соответствующих осмотров и характеризующих состояние их здоровья.

При заключении трудового договора с лицами, прибывшими в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, дополнительным документом, который такие лица обязаны предъявлять работодателям, является медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в указанных местностях и районах (см. ст.324 Кодекса).

Согласно ст.283 Кодекса, при приеме лица на условиях совместительства на работу с вредными и (или) опасными условиями труда работодатель имеет право потребовать предъявления в качестве дополнительного документа справки о характере и условиях труда по основному месту работы.

В соответствии с п.4 ст.21 ФЗ от 31.07.1995 г. "Об основах государственной службы Российской Федерации" (СЗ РФ, 1995, N 31, ст.2990; 1999, N 8, ст.974; 2000, N 46, ст.4537) при поступлении на государственную службу гражданин представляет: личное заявление; документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку; документы, подтверждающие профессиональное образование; справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений об имущественном положении; медицинское заключение о состоянии здоровья; другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

При поступлении на службу в таможенные органы гражданин представляет: личное заявление; документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку; документы, подтверждающие профессиональное образование; медицинское заключение о состоянии здоровья; автобиографию; данные о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого он находился (см. п.2 ст.6 ФЗ от 21.07.1997 г. "О службе в таможенных органах Российской Федерации". - СЗ РФ, 1997, N 30, ст.3586; 2000, N 46, ст.4537).

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора, могут определяться Кодексом (например, ст.65, 213, 266, 283, 324), а также названными федеральными нормативными правовыми актами, которые перечислены в ч.3 ст.65 Кодекса в исчерпывающем перечне. Иными, помимо указанных здесь, нормативными правовыми актами не могут устанавливаться виды документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Например, не могут быть предусмотрены такие документы в правовом акте федерального органа исполнительной власти (ведомственном акте), правовом акте субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления.

Тем более недопустимо предусмотреть дополнительные виды документов, предъявляемых при заключении трудового договора, в локальном нормативном акте (о таких актах см. ст.8 Кодекса).

Запрет, предусмотренный в ч.3 ст.65 Кодекса, установлен в императивной норме. Поэтому отказ в заключении трудового договора по мотиву непредставления документов, не предусмотренных законодательством, будет являться необоснованным. Такой отказ может быть обжалован в порядке, установленном в ч.6 ст.64 Кодекса.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем (ч.4 ст.65 Кодекса).

В организации всегда должно иметься необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, являющихся документами строгой отчетности. Указанные бланки хранятся в бухгалтерии организации и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия обязана требовать от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного кассового ордера. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть получены работодателем - организацией в уполномоченном государственном (муниципальном) органе. Если указанные бланки приобретены, например, в организациях розничной торговли, то они являются недействительными.

Заполнение трудовых книжек в настоящее время осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях, организациях, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.1974 г. N 162. - Бюллетень Госкомтруда СССР, 1991, N 8. Согласно п.2.2 указанной Инструкции заполнение трудовой книжки впервые производится работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки по правилам, установленным п.2.10 Инструкции.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений. Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек; после этого ставится печать организации, в которой впервые заполнялась трудовая книжка, или печать службы кадров этой организации.

При заключении трудового договора впервые работодатель обязан оформить свидетельство государственного пенсионного страхования. Данная обязанность возлагается не только на работодателей - организации, но и на работодателей - физических лиц (см. ст.303 Кодекса).

Свидетельство должно оформляться для всех лиц, на которых распространяется государственное пенсионное страхование в соответствии с законодательством Российской Федерации. К таким лицам относятся граждане Российской Федерации, а также проживающие на ее территории иностранные граждане и лица без гражданства. Не являются субъектами государственного пенсионного страхования несовершеннолетние, не достигшие возраста 14 лет, кроме тех из них, которые получают пенсию по случаю потери кормильца (см. ст.1, п.2 ст.7 ФЗ от 1.04.1996 г. "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования". - СЗ РФ, 1996, N 14, ст.1401; 2001, N 44, ст.4149).

В соответствии с п.3 ст.9 указанного Федерального закона застрахованное лицо, не имеющее свидетельства государственного пенсионного страхования, обязано подать работодателю соответствующее заявление о выдаче ему такого свидетельства, а также сообщить сведения, предусмотренные подп.1-9 п.2 ст.6 ФЗ от 1.04.1996 г. "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования".

Статья 66 Кодекса устанавливает общие правила о трудовых книжках работников.