Когда документов, образующихся в результате деятельности организации, становится слишком много, неизбежно возникает вопрос: где и как организовать их хранение? Существует два основных варианта у себя в офисе или же хранение документов на складе на www.archiv.ru. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки. Поговорим о них подробнее.
Во-первых, следует знать, что для хранения документов необходимо обеспечить ряд условий, которые позволят уберечь их от порчи и утери. Хранить документы следует на специально оборудованных стеллажах, вам,будут нужны папки, короба и файлы для их хранения, система каталогизации, которая позволит легко найти требуемое. Следовательно, при хранении в офисе вам придется закупать все необходимое. Нужно обеспечить правильные условия и по освещенности, температуре, влажности. Все это необходимо контролировать. Этот аргумент говорит в пользу архивной компании, ведь на профессионально оборудованном складе все эти условия уже созданы.
С другой стороны, за хранение на складе придется платить определенную сумму. Однако, если ваши бумаги будут находиться в офисе, не стоит думать, что в этом случае не будет затрат. Во-первых, вам придется обучать персонал работе с ними или нанимать архивиста. Если этим будут заниматься ваши сотрудники, это будет отвлекать их от основной работы. Во-вторых, площадь, занятую бумагами, можно использовать и по-другому, в том числе и для развития бизнеса.
Еще один момент, который часто смущает владельцев компаний – это то, что бумаги будут находиться в отдалении от офиса. Что делать, если потребуется какая-то из них? Ответ прост: если придет налоговая проверка, сотруднику потребуется справка или случится еще что-то, сотрудники архивной компании в короткие сроки отыщут на складе, подготовят и доставят к вам в офис все необходимые документы.
Кроме того, популярной сегодня становится услуга «электронный архив». Все ваши документы сканируются и помещаются в специальную базу данных, доступ к которой у вас будет в любое время суток, а искать там что-то в разы проще и быстрее. Архивные компании оказывают и эту услугу. Она позволит полностью или частично отказаться от бумажных документов и сэкономить на их хранении.
Таким образом, затраты на хранение бумаг так или иначе все равно будут – либо финансовые, либо затраты времени и сил ваших сотрудников. У каждого способа хранения есть свои плюсы и минусы, и только вам решать, что для вас важнее.