Почему сканирование документов важно в цифровую эпоху

Что такое сканирование документов?

Сканирование документов — это практика использования сканеров для преобразования бумажных документов в цифровые. Все больше компаний сканируют документы, чтобы сократить расходы, повысить производительность и улучшить доступ к своей информации. В этом сообщении мы обсуждаем преимущества сканирования документов и даем советы по оцифровке ваших записей в бумажном виде.

Почему вы должны сканировать ваши документы?

Есть несколько причин, по которым вам следует сканировать документы:

Экономия средств: хранение бумажных документов и управление ими обходятся дорого, особенно если вы используете файловые шкафы для хранения и поиска документов. Для стандартного картотечного шкафа с четырьмя ящиками требуется приблизительно один квадратный метр помещения, что может составлять значительную часть расходов на аренду вашего офиса. Кроме того, вам необходимо учитывать стоимость вашего времени на поиск и получение ваших документов. Сканирование документов позволяет хранить и извлекать документы в Интернете. Это снижает ваши затраты на хранение и обеспечивает большую эффективность работы.

Сканирование документов

Обмен информацией: бумажные системы по своей сути неэффективны. Документы должны быть распечатаны или фотокопированы, чтобы несколько человек могли просматривать их одновременно. Сканирование документов позволяет передавать вашу информацию в цифровом виде для улучшения совместной работы сотрудников и сокращения времени отклика клиентов.

Защита окружающей среды: сканирование документов приносит пользу как вашему бизнесу, так и окружающей среде. Преобразуя свои бумажные копии в цифровые изображения, вы расходуете меньше бумаги и токсичных чернил для принтера и сокращаете процессы почтовых отправлений, что увеличивает ваш углеродный след.

Нужно ли сканировать каждый документ?

Нет, не нужно сканировать каждый документ. Оцифровка только ваших активных файлов — отличный способ сократить расходы и повысить производительность. Эксперты по сканированию подберут ваши документы, отсканируют и проиндексируют их, а также передадут в защищенную паролем базу данных с возможностью поиска в Интернете. Это дает вашим сотрудникам мгновенный доступ к информации из любой точки мира.

Поскольку они неактивны и в конечном итоге будут уничтожены, хранение ваших архивных документов за пределами хранилища более экономично. Служба сканирования  хранит ваши бумажные документы в безопасности в центре коммерческих записей и позволяет им быть преобразованы в цифровые изображения, если и когда они станут нужны.

Лучше проекты сканирования документов отдать на аутсорсинг или сделать это самостоятельно?

Аутсорсинг ваших проектов сканирования документов дешевле и эффективнее. Внутреннее сканирование документов требует:

  • Покупка сканеров и программного обеспечения.
  • Организация документов и файлов.
  • Обучение и / или наем персонала.
  • Выделение времени на сканирование.

Передавая на аутсорсинг ваш проект сканирования, тем самым вы переносите расходы, риски и обязанности на компанию с опытом сканирования и обработки изображений. От начальной стадии подготовки документа до окончательной доставки ваших цифровых документов весь процесс обрабатывается специалистами по сканированию, которые обеспечивают быстрое и безопасное сканирование документов с беспрецедентным качеством. В то же время, пока документы сканируются, вы можете продолжать концентрироваться на развитии своего бизнеса!

Копировальный центр предлагает услуги сканирования документов и их обработки для предприятий в Москве и прилегающих районах.

Оставьте комментарий